So schreiben Sie ein erfolgreiches Angebot für einen Architekturauftrag

TenderDesk · 12. Okt. 2026 · 20 Min. Lesezeit

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Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für öffentliche Angebote bei Architektur- und Ingenieuraufträgen in Europa, vom Lesen der Unterlagen bis zur Begründung nach dem Zuschlag.

Ein erfolgreiches Angebot für einen Architektur- oder Ingenieurauftrag beantwortet genau das, was der Auftraggeber bewerten wird, in der Reihenfolge, in der er es bewertet, und mit Nachweisen, die sich auf sein Projekt beziehen. In der Praxis heißt das vier Dinge: eine Anforderungsmatrix, die am ersten Tag aus den Unterlagen erstellt wird, ein Aufwand, der nach den veröffentlichten Gewichtungen verteilt wird, eine Methodik und ein Team, die nur für dieses Projekt geschrieben sein können, und eine Abgabe, die einen Tag vor Fristende hochgeladen ist. Die meisten Angebote scheitern an den ersten beiden Punkten, lange bevor die Entwurfsqualität eine Rolle spielt.

Das Wichtigste in Kürze

Punkte statt Erzählung. Die Bewertenden benoten jede Antwort nach den veröffentlichten Zuschlagskriterien und der Bewertungsskala. Was sie keinem Kriterium zuordnen können, bringt nichts.
Erstellen Sie zuerst eine Anforderungsmatrix. Listen Sie jedes „muss“, „ist zu“, jede Seitenvorgabe, jede Formatregel und jedes geforderte Dokument auf, bevor jemand ein Wort schreibt.
Verteilen Sie den Aufwand nach Gewichtung. Zählt die Methodik 30 % und die Nachhaltigkeit 10 %, bekommt die Methodik dreimal so viele Seiten, so viel Zeit und so viel Prüfung.
Schreiben Sie projektspezifisch. Eine Methodik, die sich auch nach dem Austausch des Auftraggebernamens noch gut liest, ist allgemein, und sie wird auch so bewertet.
Benennen Sie das Team und wählen Sie Referenzen passend zum Gebäudetyp. Die Richtlinie erlaubt es Auftraggebern, das Personal zu bewerten, das die Arbeit tatsächlich leistet (Artikel 67 Absatz 2 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU).
Lassen Sie den Preis, wo er hingehört. Wo technisches Angebot und Preisangebot getrennt geöffnet werden, wie in Spanien, können Preisangaben im technischen Umschlag zum Ausschluss führen.
Nutzen Sie Ihre Rechte nach der Abgabe: die Stillhaltefrist und einen schriftlichen Antrag auf Begründung innerhalb von 15 Tagen (Artikel 55 Absatz 2).

1. Bekanntmachung und Unterlagen richtig lesen

Dieser Leitfaden setzt voraus, dass Sie sich bereits für eine Teilnahme entschieden haben. Falls nicht, beginnen Sie mit Go/No-Go: So entscheiden Sie, welche Ausschreibungen sich lohnen.

Wissen, welche Regeln gelten

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten die Richtlinie 2014/24/EU und ihre nationalen Umsetzungen vollständig. Seit dem 1. Januar 2026 liegen die Schwellenwerte für Dienstleistungen und Planungswettbewerbe bei 140.000 € für zentrale Regierungsbehörden und bei 216.000 € für subzentrale Auftraggeber wie Kommunen und Regionen (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152 der Kommission, gültig für 2026–2027). Die meisten Planungsaufträge werden an der Grenze von 216.000 € gemessen. Darunter gelten nationale Regeln, und die Verfahren sind schlanker, aber die Bewertungslogik ist dieselbe.

Neue Vergaben im Vereinigten Königreich laufen seit dem 24. Februar 2025 nach dem Procurement Act 2023, mit neuem Vokabular („most advantageous tender“, „assessment summaries“), aber vertrauter Struktur. Die Schweiz hat eigene Regeln auf Bundes- und Kantonsebene.

Was Sie in der ersten Stunde herausziehen

Lesen Sie die Bekanntmachung und dann die gesamten Unterlagen: die Bewerbungsbedingungen (règlement de consultation in Frankreich, Vergabeunterlagen in Deutschland, disciplinare di gara in Italien, pliego de cláusulas administrativas particulares in Spanien), die Aufgabenstellung oder das Raumprogramm, den Vertragsentwurf und etwaige Bewertungshinweise. Fassen Sie Folgendes auf einer Seite zusammen:

Punkt	Wo Sie ihn meist finden	Warum er wichtig ist
Verfahrensart und Stufe	Bekanntmachung	Ob offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren oder Planungswettbewerb, ändert, was Sie jetzt einreichen
Frist für Angebote und für Bieterfragen	Bekanntmachung, Bewerbungsbedingungen	Bieterfragen sind oft 6–10 Tage vor Fristende geschlossen
Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Unterkriterien	Bewerbungsbedingungen, Bewertungsanlage	Das ist Ihr Inhaltsverzeichnis
Bewertungsskala und Beschreibungen	Bewertungsanlage	Zeigt, wie eine 3 von 5 im Vergleich zu einer 5 von 5 aussieht
Seiten-, Wort- und Dateivorgaben	Bewerbungsbedingungen	Seiten über dem Limit werden oft nicht gelesen
Geforderte Formulare und Erklärungen	Bewerbungsbedingungen	EEE/DUME/DGUE, nationale Formulare, unterschriebenes Preisblatt
Preisformat	Preisblatt	Pauschale, Prozentsatz, Stundensätze, je Phase
Umschlag- oder Dateistruktur	Bewerbungsbedingungen, Plattform	Manche Länder verlangen, dass technische und preisliche Dateien strikt getrennt bleiben
Anforderungen an das Team	Bewerbungsbedingungen, Aufgabenstellung	Benannte Rollen, Mindesterfahrung, Sprache
Vertragsbedingungen, die Ihr Risiko verändern	Vertragsentwurf	Haftungsbegrenzungen, Versicherungssummen, Urheberrecht, Zahlungsbedingungen

Die Verwaltungsformulare verdienen eigene Sorgfalt. Sie werden Land für Land erklärt in EEE, Erklärungen und Verwaltungsunterlagen erklärt.

Stellen Sie Ihre Fragen früh

Fragen Sie nach allem, was unklar ist: widersprüchliche Seitenvorgaben, ein fehlendes Bestandsaufmaß, ein unklares Unterkriterium. Nach Artikel 53 Absatz 2 der Richtlinie muss der Auftraggeber rechtzeitig gestellte Fragen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantworten (vier Tage in beschleunigten Verfahren). Kann er das nicht, verlangt Artikel 47 Absatz 3, dass er die Frist verlängert. Fragen Sie in der ersten Woche, nicht in der letzten. Die Antworten gehen an alle Bieter. Formulieren Sie Ihre Fragen deshalb so, dass die Antwort Ihnen mehr hilft als Ihren Mitbewerbern.

2. Eine Anforderungsmatrix erstellen

Eine Anforderungsmatrix ist eine Tabelle aller Anforderungen aus den Unterlagen, jeweils mit einer verantwortlichen Person und einer Stelle in Ihrem Angebot.

Was hineingehört

Verwenden Sie eine Zeile pro Anforderung und diese Spalten:

Ref.: die Gliederungsnummer des Auftraggebers (z. B. „RC art. 5.2“ oder „ITT 4.3.1“).
Anforderung: wörtlich übernommen, nicht umschrieben.
Art: zwingend (Ja/Nein), bewertet oder nur zur Information.
Fundstelle in der Antwort: Abschnitt und Seite Ihres Angebots, die sie beantworten.
Verantwortlich: eine namentlich benannte Person.
Nachweis: das Dokument, der Lebenslauf, die Referenz oder das Zertifikat, das sie belegt.
Status: nicht begonnen, Entwurf, geprüft, final.

Ein Rechenbeispiel

Für die Erweiterung einer Grundschule mit einem geschätzten Honorar von 380.000 €, ausgeschrieben von einer Gemeinde (also über dem subzentralen Schwellenwert von 216.000 €), könnten die ersten Zeilen so aussehen:

Ref.	Anforderung	Art	Fundstelle	Verantwortlich
ITT 3.1	Angebot in englischer Sprache, A4, mindestens 11pt, höchstens 20 Seiten ohne Lebensläufe	Zwingend	Gesamtes Dokument	Angebotsleitung
ITT 4.2	Beschreiben Sie Ihr Vorgehen bei der Beteiligung von Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern sowie Eltern	Bewertet, Q2 (10 %)	Abschnitt 2.3	Projektarchitekt/in
ITT 4.4	Legen Sie einen Terminplan bis RIBA Stage 4 mit den wichtigsten Entscheidungspunkten vor	Bewertet, Q3 (15 %)	Abschnitt 3, Anhang A	Projektleitung
ITT 5.1	Berufshaftpflichtversicherung von 2 Mio. € je Schadensfall	Zwingend	Verwaltungsunterlagen	Büroleitung
ITT 6.1	Preisblatt aufgeschlüsselt nach Phasen, ohne MwSt.	Zwingend	Nur Preisdatei	Partner/in

Gleichen Sie die Matrix vor dem Hochladen noch einmal mit den Unterlagen ab. Bei den meisten nicht konformen Angeboten fehlte eine Anforderung, die es nie in die Matrix geschafft hat.

3. Das Angebot entlang der Zuschlagskriterien gliedern

Die Nummerierung des Auftraggebers übernehmen

Verwenden Sie die Überschriften, die Reihenfolge und die Nummerierung des Auftraggebers. Steht in der Bewertungsanlage „Q2: Vorgehen bei der Entwurfsentwicklung (20 %)“, heißt Ihr Abschnitt genau so. Bewertende benoten oft eine Frage nach der anderen über alle Angebote hinweg. Machen Sie daher jede Antwort für sich vollständig, auch wenn Sie dafür einen Punkt wiederholen.

Artikel 67 Absatz 5 verpflichtet den Auftraggeber, die Gewichtung jedes Kriteriums zu veröffentlichen oder, wo das objektiv nicht möglich ist, die Kriterien in absteigender Reihenfolge ihrer Bedeutung anzugeben. Wenn Sie sie nicht finden, fragen Sie nach.

Aufwand nach Gewichtung verteilen

Nehmen Sie das Schulbeispiel. Qualität zählt 70 %, Preis 30 %. Die Qualität teilt sich auf in Methodik 30 %, Team und Erfahrung 25 % sowie Terminplan und Risiko 15 %, bei einer Grenze von 20 Seiten.

Kriterium	Gewichtung	Anteil an der Qualität	Seiten (von 20)
Methodik	30 %	43 %	8–9
Team und Erfahrung	25 %	36 %	7
Terminplan und Risiko	15 %	21 %	4

Vergleichen Sie jetzt die Hebel. Angenommen, die Methodik wird mit 0–5 bewertet und in ihre 30 Punkte umgerechnet. Der Sprung von einer 3 („erfüllt die Anforderungen“) auf eine 4 („erfüllt die Anforderungen mit einem gewissen Mehrwert“) ist 6 Punkte wert. Beim Preis vergibt eine typische Formel die volle Punktzahl an das niedrigste Honorar und anteilige Punkte an die anderen (niedrigster Preis ÷ Ihr Preis × 30). Sind Sie 10 % teurer als das günstigste Angebot, kostet Sie das etwa 2,7 Punkte. Eine Bewertungsstufe bei Ihrer wichtigsten Qualitätsfrage ist mehr wert, als einen Mitbewerber um 10 % zu unterbieten. Deshalb verdient die Methodik die Zeit Ihrer besten Leute. Die Formeln unterscheiden sich. Rechnen Sie also immer für die konkrete Ausschreibung nach; So kalkulieren Sie ein Honorarangebot behandelt die gängigen Formeln.

Die Bewertungsskala als Anleitung lesen

Die meisten Auftraggeber veröffentlichen Beschreibungen der Stufen, typischerweise von 0 („keine Antwort oder völlig unzureichend“) über 3 („erfüllt die Anforderung“) bis 5 („übertrifft die Anforderung, vollständig belegt, geringes Risiko“). Wörter wie „belegt“ und „Mehrwert“ verraten, was die Höchstpunktzahl bringt. Schreiben Sie jeden Punkt als Aussage, dann den Nachweis, dann den Nutzen für dieses Projekt.

4. Die Methodik schreiben

In der Methodik (mémoire technique in Frankreich, Konzept oder Herangehensweise in Deutschland, relazione tecnico-illustrativa in Italien, memoria técnica in Spanien, plan van aanpak in den Niederlanden) werden Angebote gewonnen.

Fünf Fragen beantworten

Eine gute Methodik beantwortet für dieses Projekt:

Was ist das Projekt aus Ihrer Sicht? Geben Sie die Aufgabenstellung in eigenen Worten wieder, einschließlich dessen, was nicht dasteht: die Einschränkung des Grundstücks, die politische Empfindlichkeit, die Spannung beim Budget.
Wie führen Sie es Phase für Phase durch? Verwenden Sie die Phasen, die der Auftraggeber verwendet: die Phasen der loi MOP in Frankreich (ESQ, APS, APD, PRO, DCE…), die HOAI-Leistungsphasen in Deutschland, die Stufen des RIBA Plan of Work im Vereinigten Königreich.
Wer entscheidet was, und wann? Zeigen Sie die Entscheidungspunkte, Genehmigungen und Freigaben des Auftraggebers.
Was kann schiefgehen, und was tun Sie dagegen? Ein kurzes Risikoregister schlägt eine Seite voller Beruhigungen.
Wie steuern Sie Kosten, Qualität und Termine? Erklären Sie, wie Sie Planungsänderungen handhaben und die Kostenschätzungen in jeder Phase prüfen.

Der Austauschtest

Lesen Sie jeden Absatz und fragen Sie: Wäre er noch wahr, wenn Sie den Namen des Auftraggebers durch einen anderen ersetzen? Wenn ja, schreiben Sie ihn mit etwas Konkretem neu: dem Grundstück, den Nutzern, den Zahlen der Aufgabenstellung, dem planungsrechtlichen Kontext. „Wir binden die Beteiligten eng ein“ bekommt eine 2. „Wir halten während der Schulzeit drei Workshops mit den Lehrkräften ab, den ersten vor Ende von Stage 1, um das Raumbeziehungsdiagramm der Klassenzimmer vor dem Bauantrag festzulegen“ bekommt eine 4.

Terminplan und Risiko

Legen Sie einen Terminplan vor, der zu den Meilensteinen des Auftraggebers passt, mit Prüfzeiten, gesetzlich vorgeschriebenen Beteiligungen und Genehmigungen. Fügen Sie ein kurzes Risikoregister hinzu: Risiko, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Gegenmaßnahme, verantwortliche Person. Bewertende vertrauen Teams, die echte Risiken benennen.

Nachhaltigkeit und sozialer Mehrwert

Rechnen Sie damit, dass Nachhaltigkeitskriterien echtes Gewicht haben: Energieeffizienz, graue Emissionen, Kreislaufwirtschaft und Wiederverwendung. Antworten Sie mit Methoden und Zahlen, nicht mit Werten. Im Vereinigten Königreich müssen Auftraggeber der Zentralregierung dem sozialen Mehrwert bei Vergaben, die ab dem 1. Oktober 2025 nach dem Procurement Act begonnen wurden, mindestens 10 % der Gesamtpunktzahl geben (PPN 002), und viele Kommunen tun Ähnliches. Verpflichten Sie sich zu messbaren Ergebnissen, die Sie liefern und über die Sie berichten.

5. Team, Lebensläufe und Referenzen

Benennen Sie die Personen, die die Arbeit leisten

Da Artikel 67 Absatz 2 Buchstabe b es Auftraggebern erlaubt, das für den Auftrag eingesetzte Personal zu bewerten, bewertet der Auftraggeber Ihre benannten Personen, nicht die Geschichte Ihres Büros. Stellen Sie die Projektleitung und die Architektin oder den Architekten für das Tagesgeschäft an den Anfang, mit ihrer Rolle in diesem Projekt und ihrem Zeitanteil, und benennen Sie keine Partnerin und keinen Partner, die Sie nicht freistellen können. Wie Sie die Teamseite selbst aufbauen, steht in So bewerben Sie sich um einen öffentlichen Architekturauftrag.

Lebensläufe, die Punkte bringen

Beschränken Sie Lebensläufe auf eine Seite, sofern nichts anderes verlangt ist. Beginnen Sie mit der Rolle in diesem Projekt, dann drei oder vier relevante Projekte mit Gebäudetyp, Volumen, erbrachten Leistungsphasen und der Rolle der Person.

Passende Referenzen

Wählen Sie Referenzen nach Gebäudetyp, Größe, Verfahren und erbrachten Leistungsphasen aus, in dieser Reihenfolge. Eine Schule für 4 Mio. €, die Sie über alle Phasen begleitet haben, schlägt ein Bürogebäude für 40 Mio. €, das Sie nur bis zur Genehmigung geplant haben. Nennen Sie dem Auftraggeber eine Ansprechperson für die Referenz, die auch ans Telefon geht. Wenn Sie sich auf die Referenzen eines Partners stützen, muss der Partner so Teil des Teams sein, wie es die Unterlagen verlangen. Den richtigen Ingenieurpartner wählen und Federführung, Bietergemeinschaft oder Nachunternehmer erklären die Optionen und was der Auftraggeber bei jedem Mitglied prüft. Um einen Partner mit den passenden Referenzen in einem anderen Land zu finden, listet das Verzeichnis geprüfter Büros Büros nach Disziplin und Land.

6. Der Honorarteil

Das Format genau einhalten

Verwenden Sie das Preisblatt, die Währung, die Mehrwertsteuerbehandlung und die Aufschlüsselung des Auftraggebers. Fügen Sie keine Bedingungen oder Annahmen hinzu, sofern die Unterlagen das nicht erlauben: Ein Preis unter Vorbehalt kann das Angebot nicht konform machen.

Länderregeln, die das Honorar prägen

Land	Was Sie wissen sollten
Deutschland	Architekten- und Ingenieurleistungen werden nach der VgV „im Leistungswettbewerb“ vergeben. Die Architektenkammern weisen darauf hin, dass ein reiner Preiswettbewerb nicht zulässig ist, und Auftraggeber können das Honorar festlegen, sodass der Zuschlag allein über die Qualität entschieden wird. Seit dem Urteil des Gerichtshofs von 2019 (C-377/17) sind die Honorartafeln der HOAI keine verbindlichen Mindestsätze mehr; die HOAI 2021 behält sie als unverbindliche Orientierung bei.
Italien	Bei Ingenieur- und Architekturleistungen ab 140.000 € ist der Zuschlag nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis Pflicht (Art. 108 D.Lgs. 36/2023).
Spanien	Bei geistig-schöpferischen Leistungen wie Architektur und Ingenieurwesen müssen Qualitätskriterien mindestens 51 % der Punkte ausmachen (Art. 145.4 Ley 9/2017).
Vereinigtes Königreich	Die Aufteilung zwischen Preis und Qualität schwankt stark. Sozialer Mehrwert wird gesondert bewertet (mindestens 10 % für die Zentralregierung nach PPN 002).
Frankreich	Das Honorar ist meist ein Prozentsatz des Baubudgets, aufgeschlüsselt nach MOP-Phasen. Bei Planungswettbewerben erhalten die ausgewählten Teams eine Vergütung (prime).

Aktuelle Bekanntmachungen und Hinweise zu den lokalen Verfahren finden Sie auf den Länderseiten für Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien.

Ungewöhnlich niedrige Angebote

Wirkt Ihr Honorar ungewöhnlich niedrig, verlangt Artikel 69, dass der Auftraggeber Sie um eine Erklärung bittet, bevor er es ablehnt. Seien Sie bereit, es mit Stunden je Phase und Stundensätzen zu begründen.

Keine Preise im technischen Teil

Viele Verfahren verlangen das technische Angebot und das Preisangebot in getrennten Dateien oder Umschlägen. Spanische Verfahren verwenden in der Regel getrennte elektronische Umschläge für Kriterien, die von den Bewertenden beurteilt werden, und für Kriterien, die per Formel bewertet werden, etwa den Preis. Der Preis wird erst geöffnet, wenn die Qualitätspunkte feststehen. Preis- oder formelbewertete Angaben im Qualitätsumschlag sind dort ein klassischer Ausschlussgrund. Die sichere Regel überall: keine Honorarbeträge, Stundensätze oder Nachlässe außer in der Preisdatei.

7. Wenn ein Entwurf verlangt wird

Prüfen Sie, ob er vergütet wird

Manche Verfahren verlangen in der Angebotsphase einen Entwurf oder eine „Lösungsskizze“. Kennen Sie Ihre Rechte:

Planungswettbewerbe zahlen den ausgewählten Teilnehmenden in der Regel Preise oder Bearbeitungshonorare. In Frankreich entspricht die prime bei einem Wettbewerb der maîtrise d'œuvre dem geschätzten Preis der verlangten Studien, abzüglich eines Abschlags von höchstens 20 % (Art. R2172-4 des Code de la commande publique).
Deutschland: Verlangt ein Auftraggeber außerhalb eines Planungswettbewerbs Lösungsvorschläge in Form von Entwürfen oder Plänen, muss er dafür nach § 77 Absatz 2 VgV eine angemessene Vergütung festsetzen.
Anderswo prüfen Sie die Bewerbungsbedingungen. Wird ein Entwurf ohne Vergütung verlangt, beziehen Sie die Kosten in Ihre Go/No-Go-Entscheidung ein.

Den Entwurf liefern, den die Bewertung verlangt

Ein Entwurf in der Angebotsphase ist ein Nachweis Ihrer Herangehensweise, kein fertiges Projekt. Zeigen Sie, wie Sie Grundstück und Aufgabenstellung lesen, die wesentlichen Entwurfsentscheidungen und ihre Gründe und wie der Entwurf die bewerteten Kriterien erfüllt. Halten Sie die Vorgaben für Pläne, Maßstab und Dateigröße ein. In anonymen Planungswettbewerben befolgen Sie die Anonymitätsregeln buchstabengetreu. Ein Logo, ein Name oder ein wiedererkennbarer Bürostil an der falschen Stelle kann zum Ausschluss der Arbeit führen.

8. Prüfung und Qualitätssicherung

Drei Prüfungen, drei Fragen

Planen Sie drei Prüfungen ein und tragen Sie sie vom ersten Tag an in den Zeitplan für das Angebot ein.

Prüfung der Vollständigkeit (bei etwa 60 % der Bearbeitung): Hat jede Zeile der Matrix eine Antwort an der richtigen Stelle? Sind die Seitenvorgaben eingehalten?
Prüfung der Bewertung (bei etwa 80 %): Eine Kollegin oder ein Kollege, die oder der nicht am Angebot geschrieben hat, bewertet jede Antwort nach der veröffentlichten Skala, so wie es die Bewertenden täten, und sagt, was die nächsthöhere Stufe bringen würde.
Letzte Durchsicht (am Tag vor dem Hochladen): Rechtschreibung, einheitliche Namen und Zahlen, Querverweise, der Name des Auftraggebers überall richtig und kein Text, der aus einem früheren Angebot übrig geblieben ist.

Sprache und Lesbarkeit

Schreiben Sie in der Sprache des Auftraggebers, sofern nichts anderes verlangt ist, und lassen Sie den Text von einer Muttersprachlerin oder einem Muttersprachler prüfen. Verwenden Sie kurze Sätze, Überschriften, die zu den Fragen passen, und Diagramme, die Informationen transportieren.

9. Auf die Plattform hochladen

Lernen Sie die Plattform vor der Fristwoche kennen

Land	Wo Bekanntmachungen erscheinen	Wo Sie meist einreichen
EU-weit	TED (ted.europa.eu)	E-Vergabe-Plattform des Auftraggebers
Frankreich	BOAMP, TED	Plattform des Beschafferprofils (z. B. PLACE für den Staat)
Deutschland	service.bund.de, TED	E-Vergabe-Plattformen (z. B. DTVP, regionale Vergabemarktplätze)
Italien	Nationale Datenbank der ANAC (BDNCP), TED	Zertifizierte E-Vergabe-Plattformen, MePA
Spanien	PLACSP, regionale Plattformen	Werkzeuge der PLACSP oder die regionale Plattform
Niederlande	TenderNed	TenderNed oder die Plattform des Auftraggebers
Belgien	Föderale e-Procurement-Plattform, TED	Die föderale Plattform oder die eigene des Auftraggebers, wie in der Bekanntmachung angegeben
Portugal	Diário da República, TED (Verträge später im Portal BASE gemeldet)	Zertifizierte E-Vergabe-Plattformen
Vereinigtes Königreich	Find a Tender, Contracts Finder	E-Tendering-System des Auftraggebers; Registrierung als Anbieter auf der Central Digital Platform
Schweiz	simap.ch	Wie in der Bekanntmachung angegeben
Luxemburg	Portail des marchés publics	Dasselbe Portal

Der Feed offener Ausschreibungen unter /tenders führt Bekanntmachungen aus diesen Quellen in einer Liste zusammen. Einreichen müssen Sie trotzdem auf der Plattform des Auftraggebers.

Disziplin beim Hochladen

Registrieren Sie sich in der ersten Woche auf der Plattform. Manche Registrierungen und Zertifikate für die elektronische Signatur dauern Tage.
Prüfen Sie die Dateiregeln: Formate, Größenbegrenzung je Datei, Namenskonventionen und ob eine qualifizierte elektronische Signatur (eIDAS) bei der Abgabe oder erst beim Zuschlag verlangt wird.
Laden Sie mindestens 24 Stunden vorher hoch. Plattformen werden kurz vor Fristende langsam, und verspätete Angebote werden abgelehnt, meist ohne Ausnahme.
Laden Sie die Eingangsbestätigung herunter und bewahren Sie sie auf. Sie ist Ihr Nachweis für Zeitpunkt und Inhalt.
Öffnen Sie, was Sie hochgeladen haben. Beschädigte oder leere Dateien kommen vor.

10. Nach der Abgabe

Aufklärung

Auftraggeber können Sie auffordern, Angaben zu erläutern oder zu vervollständigen. Artikel 56 Absatz 3 erlaubt es ihnen, fehlende oder unklare Unterlagen nachfordern, ergänzen, erläutern oder vervollständigen zu lassen, sofern das nationale Recht nichts anderes vorsieht und unter Wahrung der Gleichbehandlung. Antworten Sie schnell, präzise und nur auf das, was gefragt ist. Mit einer Aufklärung lässt sich ein offensichtlicher Fehler korrigieren oder ein Dokument nachreichen, das vor Fristende schon existierte. Sie darf nicht dazu dienen, Ihr Angebot zu verbessern (EuGH, Manova, C-336/12).

Gespräche und Verhandlung

Im Verhandlungsverfahren, auch im in Deutschland üblichen Verhandlungsverfahren nach VgV, folgt oft eine Präsentations- oder Verhandlungsrunde. Bringen Sie das benannte Team mit, nicht nur die Partnerin oder den Partner. Vorbereitung und Technik behandelt So bewerben Sie sich um einen öffentlichen Architekturauftrag in Europa.

Stillhaltefrist

Nach einer Zuschlagsentscheidung oberhalb der Schwellenwerte muss der Auftraggeber warten, bevor er den Vertrag unterzeichnet. Nach der EU-Rechtsmittelrichtlinie beträgt diese Stillhaltefrist mindestens 10 Kalendertage, wenn die Entscheidung elektronisch übermittelt wird (sonst 15 Tage). Im Vereinigten Königreich beträgt sie nach dem Procurement Act mindestens 8 Arbeitstage ab Veröffentlichung der Contract Award Notice. In diesem Zeitfenster können Sie Bedenken anmelden oder einen Nachprüfungsantrag stellen. Nach der Vertragsunterzeichnung ist Rechtsschutz deutlich schwieriger.

Fordern Sie eine Begründung an, ob gewonnen oder verloren

Nach Artikel 55 Absatz 2 kann ein nicht berücksichtigter Bieter schriftlich die Gründe für die Ablehnung seines Angebots verlangen und, wenn er ein ordnungsgemäßes Angebot eingereicht hat, die Merkmale und relativen Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters. Der Auftraggeber muss innerhalb von 15 Tagen nach dem schriftlichen Antrag antworten. Im Vereinigten Königreich werden Assessment Summaries automatisch an alle Bieter verschickt. Fragen Sie:

Wie viele Punkte hatten wir je Kriterium, und wie viele der Gewinner?
Was hätte jede unserer Antworten um eine Stufe verbessert?
War etwas nicht konform oder unklar?
Passten unsere Referenzen und unser Team zu dem, was Sie gesucht haben?

Halten Sie die Antworten fest. Über ein Jahr hinweg zeigen Begründungen Muster, die kein einzelnes Angebot zeigen kann.

Häufige Fehler

Die Fehler bei der Bewertung (allgemeine Texte, überschrittene Seitenvorgaben, unpassende Referenzen, ein nicht benanntes Team) sind in Was Punkte kostet aufgeführt. Die Fehler bei der Erstellung sind genauso teuer:

Für die Aufgabenstellung schreiben statt für die Bewertung. Gute Ideen, die keine bewertete Frage beantworten, bringen nichts.
Preis im technischen Teil. Kann zum Ausschluss führen.
Eine Anforderung fehlt in der Matrix. Dann fehlt sie auch im Angebot.
Verspätetes Hochladen. Wenige Minuten zu spät heißt: Angebot verloren.
Keine Begründung angefordert. Das Angebot bezahlen Sie so oder so; die Begründung ist der Teil, den Sie zurückbekommen.

Wenn Sie viele Ausschreibungen in mehreren Ländern verfolgen, bewertet der TenderDesk-Feed Bekanntmachungen danach, wie sehr es sich um einen echten Planungsauftrag handelt. So stecken Sie diesen Aufwand nur dorthin, wo er sich auszahlen kann.

Checkliste

Tag 1–2: lesen und planen

Verfahren, Stufe und Fristen notiert, einschließlich der Frist für Bieterfragen
Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Unterkriterien und Bewertungsskala herausgezogen
Seiten-, Wort-, Schrift- und Dateivorgaben notiert
Anforderungsmatrix erstellt, jede Anforderung mit verantwortlicher Person
Registrierung auf der Plattform begonnen und elektronische Signatur geprüft
Partner bestätigt und ihre Unterlagen angefordert
Bieterfragen gestellt

Schreiben

Antwort mit den Überschriften und der Nummerierung des Auftraggebers gegliedert
Seiten nach Gewichtung verteilt
Methodik besteht den Austauschtest
Terminplan passt zu den Meilensteinen des Auftraggebers; Risikoregister enthalten
Nachhaltigkeit und sozialer Mehrwert mit messbaren Zusagen beantwortet
Benanntes Team mit Rollen und Zeitanteilen
Einseitige Lebensläufe, die mit projektrelevanter Erfahrung beginnen
Referenzen nach Gebäudetyp, Größe und Leistungsphasen ausgewählt, mit erreichbaren Ansprechpersonen
Entwurf (falls verlangt) innerhalb der Formatvorgaben und Anonymitätsregeln

Preis und Verwaltung

Preisblatt im Format des Auftraggebers ausgefüllt, keine Bedingungen hinzugefügt
Keine Preisangaben im technischen Teil
Honorar bei Rückfragen mit Stunden und Stundensätzen begründbar
EEE und nationale Erklärungen für jedes Teammitglied vollständig
Versicherungs- und Eintragungsnachweise bereit

Prüfen und einreichen

Prüfung der Vollständigkeit erledigt
Prüfung der Bewertung durch jemanden erledigt, der nicht am Angebot geschrieben hat
Letzte Durchsicht: Namen, Zahlen, Querverweise, kein übrig gebliebener Text
Mindestens 24 Stunden vorher hochgeladen; Dateien geöffnet und geprüft
Eingangsbestätigung gespeichert

Danach

Aufklärungsersuchen zügig und nur im gefragten Umfang beantwortet
Daten der Stillhaltefrist notiert
Begründung schriftlich angefordert und Erkenntnisse festgehalten

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem RFP und einer Ausschreibung im europäischen Vergaberecht?

„RFP“ (Request for Proposals) ist vor allem nordamerikanisches Vokabular und stammt aus der Privatwirtschaft. Im europäischen Vergaberecht veröffentlicht der Auftraggeber eine Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen, und Sie reichen ein Angebot ein. Die Arbeit ist dieselbe: eine schriftliche Antwort, die nach veröffentlichten Kriterien bewertet wird, mit einem gesonderten Preis.

Wie lang sollte ein Angebot für Architekturleistungen sein?

So lang, wie die Seitenvorgabe erlaubt, und nicht länger, als der Inhalt rechtfertigt. Die meisten Auftraggeber setzen Grenzen je Frage oder insgesamt, oft 10–30 Seiten für einen mittelgroßen Planungsauftrag, ohne Lebensläufe und Formulare. Verteilen Sie die Seiten nach Gewichtung und nutzen Sie jede Seite für die am höchsten gewichteten Fragen.

Kann ich Inhalte aus früheren Angeboten wiederverwenden?

Ja, bei sachlichem Material wie Lebensläufen, Projektblättern und Standardabläufen, sofern Sie es aktualisieren und anpassen. Schreiben Sie die Methodik für jedes Projekt neu: Allgemeine Texte kommen selten über „erfüllt die Anforderungen“ hinaus.

Was passiert, wenn in meinem Angebot ein Dokument fehlt?

Das hängt vom Dokument und vom nationalen Recht ab. Nach Artikel 56 Absatz 3 der Richtlinie 2014/24/EU können Auftraggeber Sie auffordern, fehlende oder unklare Angaben zu ergänzen oder zu erläutern, sie sind dazu aber nicht immer verpflichtet, und sie dürfen Sie Ihr Angebot nicht ändern lassen. Fehlen zwingende Angaben im Preis- oder im technischen Angebot, führt das meist zum Ausschluss. Eine Anforderungsmatrix beugt dem vor.

Kann ich dem Auftraggeber während der Angebotsfrist Fragen stellen?

Ja, über das in den Unterlagen vorgesehene Verfahren für Bieterfragen, meist auf der E-Vergabe-Plattform. Nach Artikel 53 Absatz 2 müssen rechtzeitig gestellte Fragen spätestens sechs Tage vor Fristende beantwortet werden. Die Antworten gehen an alle Bieter, fragen Sie also früh.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung, wenn mein Angebot nicht erfolgreich war?

Fordern Sie sie schriftlich an. Nach Artikel 55 Absatz 2 muss der Auftraggeber innerhalb von 15 Tagen die Gründe für die Ablehnung nennen und, bei ordnungsgemäßen Angeboten, die Merkmale und relativen Vorteile des erfolgreichen Angebots. Im Vereinigten Königreich werden Assessment Summaries nach dem Zuschlag automatisch verschickt. Fragen Sie nach Ihren Punkten je Kriterium und danach, was sie verbessert hätte.