tarjous tarjouspyyntö tarjouksen kirjoittaminen julkiset hankinnat arkkitehtuuri

Näin kirjoitat voittavan tarjouksen arkkitehtitoimeksiantoon

TenderDesk · 12.10.2026 · 16 min lukuaika

Vaiheittainen opas julkisen tarjouksen kirjoittamiseen arkkitehti- ja insinööritoimeksiantoihin Euroopassa asiakirjojen lukemisesta palautekeskusteluun.

Voittava tarjous arkkitehti- tai insinööritoimeksiantoon vastaa täsmälleen siihen, mitä hankintayksikkö pisteyttää, siinä järjestyksessä kuin se pisteyttää, ja sen hankkeeseen kohdistetulla näytöllä. Käytännössä se tarkoittaa neljää asiaa: asiakirjoista ensimmäisenä päivänä rakennettua vaatimustenmukaisuusmatriisia, työn jakamista julkaistujen painotusten mukaan, menetelmäkuvausta ja tiimiä, jotka olisi voitu kirjoittaa vain tähän hankkeeseen, sekä tarjousta, joka ladataan päivää etuajassa. Useimmat tarjoukset hävitään kahdessa ensimmäisessä, kauan ennen kuin suunnittelun laatu tulee kuvaan.

Tärkeimmät asiat

Pisteet, ei tarina. Arvioijat pisteyttävät jokaisen vastauksen julkaistujen vertailuperusteiden ja pisteytysasteikon mukaan. Mikään, mitä he eivät voi kohdistaa kriteeriin, ei tuo pisteitä.
Rakenna ensin vaatimustenmukaisuusmatriisi. Listaa jokainen "on oltava", "edellytetään", sivumäärärajoitus, muotosääntö ja vaadittu asiakirja ennen kuin kukaan kirjoittaa sanaakaan.
Jaa työ painotusten mukaan. Jos menetelmän painoarvo on 30 % ja kestävyyden 10 %, menetelmä saa kolminkertaisesti sivuja, aikaa ja tarkastusta.
Tee siitä hankekohtainen. Menetelmäkuvaus, joka toimii yhä tilaajan nimen vaihtamisen jälkeen, on yleinen, ja se pisteytetään yleisenä.
Nimeä tiimi ja kohdista referenssit rakennustyyppiin. Direktiivi antaa hankintayksiköille mahdollisuuden pisteyttää työn todellisuudessa tekevä henkilöstö (direktiivin 2014/24/EU 67 artiklan 2 kohdan b alakohta).
Pidä hinta paikallaan. Kun tekninen tarjous ja hintatarjous avataan erikseen, kuten Espanjassa, hintatieto teknisessä kirjekuoressa voi johtaa poissulkemiseen.
Käytä oikeuksiasi tarjouksen jättämisen jälkeen: odotusaika ja kirjallinen perustelupyyntö 15 päivän kuluessa (55 artiklan 2 kohta).

1. Lue hankintailmoitus ja asiakirjat huolellisesti

Tämä opas olettaa, että olet jo päättänyt tehdä tarjouksen. Jos et, aloita oppaasta go / no-go: näin päätät, mihin tarjouskilpailuihin osallistua.

Tiedä, mitkä säännöt koskevat hankintaa

EU-kynnysarvojen yläpuolella direktiiviä 2014/24/EU ja sen kansallista täytäntöönpanolainsäädäntöä sovelletaan kokonaisuudessaan. 1. tammikuuta 2026 alkaen palveluiden ja suunnittelukilpailujen kynnysarvot ovat valtion keskushallinnolle 140 000 € ja muille hankintayksiköille, kuten kunnille ja alueille, 216 000 € (komission delegoitu asetus (EU) 2025/2152, voimassa 2026–2027). Useimpia suunnittelutoimeksiantoja verrataan 216 000 €:n rajaan. Sen alapuolella sovelletaan kansallisia sääntöjä ja menettelyt ovat kevyempiä, mutta pisteytyslogiikka on sama.

Yhdistyneen kuningaskunnan uudet hankinnat on 24. helmikuuta 2025 alkaen toteutettu vuoden 2023 Procurement Actin mukaan, uudella sanastolla ("most advantageous tender", "assessment summaries") mutta tutulla rakenteella. Sveitsillä on omat liittovaltion ja kantonien sääntönsä.

Mitä poimia ensimmäisen tunnin aikana

Lue hankintailmoitus ja sitten koko asiakirjakokonaisuus: tarjoajan ohjeet (Ranskassa règlement de consultation, Saksassa Vergabeunterlagen, Italiassa disciplinare di gara, Espanjassa pliego de cláusulas administrativas particulares), tehtävänanto tai tilaohjelma, sopimusluonnos ja mahdolliset pisteytysohjeet. Kokoa nämä yhdelle sivulle:

Kohta	Mistä sen yleensä löytää	Miksi sillä on merkitystä
Menettelytyyppi ja vaihe	Hankintailmoitus	Avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely tai suunnittelukilpailu muuttaa sitä, mitä jätät nyt
Tarjousten ja kysymysten määräaika	Ilmoitus, ohjeet	Kysymysaika päättyy usein 6–10 päivää ennen määräaikaa
Vertailuperusteet, painotukset, alakriteerit	Ohjeet, pisteytysliite	Tämä on sisällysluettelosi
Pisteytysasteikko ja kuvaukset	Pisteytysliite	Kertoo, miltä 3/5 näyttää verrattuna 5/5:een
Sivu-, sana- ja tiedostorajoitukset	Ohjeet	Rajan ylittäviä sivuja ei usein lueta
Vaaditut lomakkeet ja vakuutukset	Ohjeet	ESPD/DUME/DGUE, kansalliset lomakkeet, allekirjoitettu hintalomake
Hinnan muoto	Hintalomake	Kokonaishinta, prosentti, tuntihinnat, vaiheittain
Kirjekuori- tai tiedostorakenne	Ohjeet, portaali	Joissakin maissa tekninen ja hintatiedosto on pidettävä tiukasti erillään
Tiimivaatimukset	Ohjeet, tehtävänanto	Nimetyt roolit, vähimmäiskokemus, kieli
Riskiäsi muuttavat sopimusehdot	Sopimusluonnos	Vastuukatot, vakuutustasot, tekijänoikeus, maksuehdot

Hallinnolliset lomakkeet ansaitsevat oman huolellisuutensa. Ne selitetään maittain oppaassa ESPD, vakuutukset ja hallinnolliset asiakirjat selitettynä.

Esitä kysymyksesi ajoissa

Kysy kaikesta epäselvästä: ristiriitaisista sivumäärärajoista, puuttuvasta kohdekartoituksesta, epäselvästä alakriteeristä. Direktiivin 53 artiklan 2 kohdan mukaan hankintayksikön on vastattava hyvissä ajoin esitettyihin kysymyksiin viimeistään kuusi päivää ennen tarjousten määräaikaa (nopeutetuissa menettelyissä neljä päivää). Jos se ei pysty siihen, 47 artiklan 3 kohta velvoittaa sen pidentämään määräaikaa. Kysy ensimmäisellä viikolla, älä viimeisellä. Vastaukset jaetaan kaikille tarjoajille, joten muotoile kysymykset niin, että vastaus auttaa sinua enemmän kuin kilpailijoitasi.

2. Rakenna vaatimustenmukaisuusmatriisi

Vaatimustenmukaisuusmatriisi on taulukko kaikista asiakirjojen vaatimuksista, joilla jokaisella on vastuuhenkilö ja paikka vastauksessasi.

Mitä siihen kuuluu

Käytä yhtä riviä vaatimusta kohden ja näitä sarakkeita:

Viite: hankintayksikön oma kohtanumero (esim. "RC art. 5.2" tai "ITT 4.3.1").
Vaatimus: kopioituna sanasta sanaan, ei mukaillen.
Tyyppi: ehdoton (hyväksytty/hylätty), pisteytettävä tai pelkkä tieto.
Sijainti vastauksessa: vastauksesi osio ja sivu, joka vastaa siihen.
Vastuuhenkilö: yksi nimetty henkilö.
Näyttö: asiakirja, CV, referenssi tai todistus, joka osoittaa sen.
Tila: aloittamatta, luonnosteltu, tarkastettu, valmis.

Laskuesimerkki

Alakoulun laajennuksessa, jonka arvioitu palkkio on 380 000 € ja jonka kunta kilpailuttaa (eli yli muiden kuin keskushallinnon 216 000 €:n kynnysarvon), ensimmäiset rivit voisivat näyttää tältä:

Viite	Vaatimus	Tyyppi	Sijainti	Vastuuhenkilö
ITT 3.1	Tarjous englanniksi, A4, vähintään 11pt, enintään 20 sivua CV:t pois lukien	Ehdoton	Koko asiakirja	Tarjousvastaava
ITT 4.2	Kuvaa lähestymistapasi sidosryhmien osallistamiseen henkilökunnan, oppilaiden ja vanhempien kanssa	Pisteytettävä, Q2 (10 %)	Osio 2.3	Projektiarkkitehti
ITT 4.4	Esitä aikataulu RIBA Stage 4:ään asti keskeisine päätöspisteineen	Pisteytettävä, Q3 (15 %)	Osio 3, liite A	Projektinjohtaja
ITT 5.1	Vastuuvakuutus 2 milj. € jokaista vahinkoa kohden	Ehdoton	Hallinnollinen paketti	Toimistopäällikkö
ITT 6.1	Hintalomake vaiheittain eriteltynä, ilman arvonlisäveroa	Ehdoton	Vain hintatiedosto	Osakas

Tarkista matriisi vielä asiakirjoja vasten ennen latausta. Useimmista tarjouspyynnön vastaisista tarjouksista puuttui vaatimus, joka ei koskaan päätynyt matriisiin.

3. Rakenna vastaus vertailuperusteiden ympärille

Toista hankintayksikön numerointi

Käytä hankintayksikön otsikoita, järjestystä ja numerointia. Jos pisteytysliitteessä lukee "Q2: Suunnittelun kehittämisen lähestymistapa (20 %)", osiosi nimi on täsmälleen se. Arvioijat pisteyttävät usein yhden kysymyksen kerrallaan kaikista tarjouksista, joten tee jokaisesta vastauksesta itsenäisesti täydellinen, vaikka se tarkoittaisi asian toistamista.

67 artiklan 5 kohta velvoittaa hankintayksikön julkaisemaan kunkin kriteerin painotuksen tai, jos se ei objektiivisesti ole mahdollista, luettelemaan kriteerit tärkeysjärjestyksessä. Jos et löydä niitä, kysy.

Jaa työ painotusten mukaan

Otetaan kouluesimerkki. Laadun osuus on 70 %, hinnan 30 %. Laatu jakautuu menetelmään 30 %, tiimiin ja kokemukseen 25 % sekä aikatauluun ja riskeihin 15 %, ja sivurajoitus on 20 sivua.

Kriteeri	Paino	Osuus laadusta	Sivut (20:stä)
Menetelmä	30 %	43 %	8–9
Tiimi ja kokemus	25 %	36 %	7
Aikataulu ja riskit	15 %	21 %	4

Vertaa nyt vipuja. Oletetaan, että menetelmä pisteytetään asteikolla 0–5 ja muunnetaan sen 30 pisteeseen. Nousu tasolta 3 ("täyttää vaatimukset") tasolle 4 ("täyttää vaatimukset ja tuo jonkin verran lisäarvoa") on 6 pisteen arvoinen. Hinnassa tyypillinen kaava antaa täydet pisteet alimmalle palkkiolle ja muille suhteelliset pisteet (alin hinta ÷ oma hinta × 30). Jos olet 10 % halvinta tarjousta kalliimpi, menetät noin 2,7 pistettä. Yksi pisteytystaso suurimmassa laatukysymyksessäsi on arvokkaampi kuin kilpailijan alittaminen 10 %:lla. Siksi menetelmäkuvaus ansaitsee parhaiden ihmistesi ajan. Kaavat vaihtelevat, joten laske luvut aina käsillä olevalle tarjouskilpailulle; palkkiotarjouksen hinnoittelua käsittelevä opas kattaa yleisimmät.

Lue pisteytysasteikkoa kuin ohjetta

Useimmat hankintayksiköt julkaisevat tasokuvaukset, jotka ulottuvat tyypillisesti tasolta 0 ("ei vastausta tai täysin riittämätön") tason 3 ("täyttää vaatimuksen") kautta tasolle 5 ("ylittää vaatimuksen, täysin näytetty, pieni riski"). Sanat kuten "näytetty" ja "lisäarvo" kertovat, mikä tuo parhaat pisteet. Kirjoita jokainen kohta väitteenä, sitten näyttö ja sitten hyöty tälle hankkeelle.

4. Kirjoita menetelmäkuvaus

Menetelmäkuvaus (Ranskassa mémoire technique, Saksassa Konzept tai Herangehensweise, Italiassa relazione tecnico-illustrativa, Espanjassa memoria técnica, Alankomaissa plan van aanpak) on se, missä tarjoukset voitetaan.

Vastaa viiteen kysymykseen

Hyvä menetelmäkuvaus vastaa tämän hankkeen osalta:

Mikä hanke mielestäsi on? Kerro tehtävänanto omin sanoin, myös se, mitä ei ole kirjoitettu: tontin rajoite, poliittinen herkkyys, budjettijännite.
Miten johdat sitä vaihe vaiheelta? Käytä hankintayksikön vaiheita: Ranskassa loi MOP -vaiheet (ESQ, APS, APD, PRO, DCE…), Saksassa HOAI:n Leistungsphasen, Yhdistyneessä kuningaskunnassa RIBA Plan of Work -vaiheet.
Kuka päättää mistäkin ja milloin? Näytä tilaajan päätöspisteet, hyväksynnät ja kuittaukset.
Mikä voi mennä pieleen, ja mitä teet asialle? Lyhyt riskirekisteri voittaa sivun verran rauhoittelua.
Miten hallitset kustannuksia, laatua ja aikataulua? Selitä, miten hallitset suunnittelumuutoksia ja tarkistat kustannusarviot kussakin vaiheessa.

Vaihtotesti

Lue jokainen kappale ja kysy: pitäisikö se yhä paikkansa, jos tilaajan nimi vaihdettaisiin toiseen? Jos pitäisi, kirjoita se uudelleen jollain täsmällisellä: tontti, käyttäjät, tehtävänannon luvut, kaavoitustilanne. "Teemme tiivistä yhteistyötä sidosryhmien kanssa" saa 2 pistettä. "Pidämme opetushenkilöstön kanssa kolme työpajaa lukukauden aikana, ensimmäisen ennen Stage 1:n päättymistä, jotta luokkien sijoittelukaavio lukitaan ennen lupavaihetta" saa 4 pistettä.

Aikataulu ja riskit

Esitä aikataulu, joka vastaa hankintayksikön virstanpylväitä, tarkastusjaksoineen, lakisääteisine lausuntokierroksineen ja hyväksyntöineen. Lisää lyhyt riskirekisteri: riski, todennäköisyys, vaikutus, hallintakeino, vastuuhenkilö. Arvioijat luottavat tiimeihin, jotka nimeävät todellisia riskejä.

Kestävyys ja sosiaalinen arvo

Odota kestävyyskriteereillä olevan todellista painoarvoa: energiatehokkuus, sitoutunut hiili, kiertotalous ja uudelleenkäyttö. Vastaa menetelmin ja luvuin, älä arvoin. Yhdistyneessä kuningaskunnassa keskushallinnon hankintayksiköiden on annettava sosiaaliselle arvolle vähintään 10 % kokonaispisteistä Procurement Actin mukaisissa hankinnoissa, jotka on aloitettu 1. lokakuuta 2025 alkaen (PPN 002), ja monet paikallisviranomaiset tekevät vastaavasti. Sitoudu mitattaviin tuotoksiin, jotka toteutat ja joista raportoit.

5. Tiimi, CV:t ja referenssit

Nimeä henkilöt, jotka tekevät työn

Koska 67 artiklan 2 kohdan b alakohta antaa hankintayksiköille mahdollisuuden pisteyttää sopimukseen osoitettu henkilöstö, hankintayksikkö pisteyttää nimettyjä henkilöitäsi, ei toimistosi historiaa. Nosta projektinjohtaja ja päivittäinen vastuuarkkitehti alkuun, heidän roolinsa tässä hankkeessa ja ajankäyttösitoumuksensa kera, äläkä nimeä osakasta, jota et voi irrottaa. Itse tiimisivun rakentamista käsitellään oppaassa miten tavoittelet julkista arkkitehtitoimeksiantoa.

CV:t, jotka tuovat pisteitä

Pidä CV:t yhden sivun mittaisina, ellei toisin ohjeisteta. Aloita roolista tässä hankkeessa ja esitä sitten kolme tai neljä relevanttia hanketta rakennustyyppeineen, arvoineen, toteutettuine vaiheineen ja henkilön rooleineen.

Osuvat referenssit

Valitse referenssit rakennustyypin, mittakaavan, menettelyn ja toteutettujen vaiheiden mukaan, tässä järjestyksessä. Kaikkien vaiheiden läpi toteutettu 4 miljoonan euron koulu voittaa 40 miljoonan euron toimistotalon, jonka veit vain lupavaiheeseen. Anna hankintayksikölle referenssihenkilö, joka vastaa puhelimeen. Kun tukeudut kumppanin referensseihin, kumppanin on oltava osa tiimiä asiakirjojen edellyttämällä tavalla. Oppaat insinöörikumppanin valinnasta ja vastuullinen toimisto, ryhmittymä vai alihankinta selittävät vaihtoehdot ja sen, mitä hankintayksikkö tarkistaa kultakin jäseneltä. Kun haluat löytää kumppanin, jolla on oikeat referenssit toisessa maassa, vahvistettujen toimistojen hakemisto listaa toimistot alan ja maan mukaan.

6. Palkkio-osio

Noudata muotoa tarkasti

Käytä hankintayksikön hintalomaketta, valuuttaa, arvonlisäverokäsittelyä ja erittelyä. Älä lisää ehtoja tai oletuksia, elleivät asiakirjat sitä salli: ehdollinen hinta voi tehdä tarjouksesta tarjouspyynnön vastaisen.

Palkkioon vaikuttavat maakohtaiset säännöt

Maa	Mitä tietää
Saksa	Arkkitehti- ja insinööripalvelut hankitaan VgV:n mukaan "im Leistungswettbewerb". Arkkitehtikamarit neuvovat, ettei pelkkä hintakilpailu ole sallittu, ja hankintayksiköt voivat kiinnittää palkkion niin, että ratkaisu perustuu pelkkään laatuun. EU-tuomioistuimen vuoden 2019 ratkaisun (C-377/17) jälkeen HOAI-palkkiotaulukot eivät ole enää sitovia vähimmäistasoja; HOAI 2021 säilyttää ne ei-sitovana viitteenä.
Italia	Vähintään 140 000 €:n insinööri- ja arkkitehtipalveluissa ratkaisu parhaan hinta-laatusuhteen perusteella on pakollinen (art. 108 D.Lgs. 36/2023).
Espanja	Arkkitehtuurin ja insinöörityön kaltaisissa asiantuntijapalveluissa laatukriteerien on muodostettava vähintään 51 % pisteistä (art. 145.4 Ley 9/2017).
Yhdistynyt kuningaskunta	Hinta-laatujaot vaihtelevat laajasti. Sosiaalinen arvo pisteytetään erikseen (keskushallinnossa vähintään 10 % PPN 002:n mukaan).
Ranska	Palkkio on yleensä prosenttiosuus rakennusbudjetista MOP-vaiheittain eriteltynä. Suunnittelukilpailuissa jatkoon valitut tiimit saavat palkkion (prime).

Katso ajankohtaiset ilmoitukset ja paikalliset menettelyhuomiot maasivuilta: Ranska, Saksa, Italia ja Espanja.

Poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset

Jos palkkiosi näyttää poikkeuksellisen alhaiselta, 69 artikla velvoittaa hankintayksikön pyytämään sinulta selvitystä ennen sen hylkäämistä. Ole valmis perustelemaan se vaiheittaisilla tunneilla ja tuntihinnoilla.

Pidä hinta poissa teknisestä tiedostosta

Monissa menettelyissä tekninen tarjous ja hintatarjous on jätettävä erillisinä tiedostoina tai kirjekuorina. Espanjalaisissa menettelyissä käytetään tyypillisesti erillisiä sähköisiä kirjekuoria arvioijien harkintaan perustuville kriteereille ja kaavalla pisteytettäville kriteereille, kuten hinnalle, ja hinta avataan vasta, kun laatupisteet on vahvistettu. Hinnan tai kaavalla pisteytettävän tiedon paljastaminen laatukirjekuoressa on siellä klassinen poissulkemisperuste. Turvallinen sääntö kaikkialla: ei palkkiolukuja, tuntihintoja tai alennuksia missään muualla kuin hintatiedostossa.

7. Kun pyydetään suunnitelmaehdotusta

Tarkista, maksetaanko siitä

Jotkin menettelyt pyytävät suunnitelmaehdotusta tai "ratkaisuluonnosta" tarjousvaiheessa. Tunne oikeutesi:

Suunnittelukilpailuissa maksetaan yleensä palkintoja tai osallistumispalkkioita jatkoon valituille. Ranskassa maîtrise d'œuvre -kilpailun palkkio vastaa pyydettyjen selvitysten arvioitua hintaa enintään 20 %:n vähennyksellä (Code de la commande publiquen art. R2172-4).
Saksa: jos hankintayksikkö pyytää ratkaisuehdotuksia luonnosten tai suunnitelmien muodossa suunnittelukilpailun ulkopuolella, § 77(2) VgV velvoittaa sen määrittämään työstä asianmukaisen palkkion.
Muualla tarkista ohjeet. Jos suunnitelmaa pyydetään palkatta, ota kustannus huomioon go/no-go-päätöksessäsi.

Tee se suunnitelma, jota pisteytys pyytää

Tarjousvaiheen suunnitelma on näyttöä lähestymistavasta, ei valmis ratkaisu. Näytä, miten luet tonttia ja tehtävänantoa, keskeiset ratkaisut ja niiden perusteet sekä miten suunnitelma täyttää pisteytettävät kriteerit. Noudata planssien, mittakaavan ja tiedostokoon rajoituksia. Nimettömissä suunnittelukilpailuissa noudata nimettömyyssääntöjä kirjaimellisesti. Logo, nimi tai tunnistettava toimiston tyyli väärässä paikassa voi johtaa ehdotuksen hylkäämiseen.

8. Tarkastus ja laadunvarmistus

Kolme tarkastusta, kolme kysymystä

Suunnittele kolme tarkastusta ja merkitse ne tarjousaikatauluun ensimmäisestä päivästä alkaen.

Vaatimustenmukaisuustarkastus (noin 60 %:n kohdalla): onko matriisin jokaisella rivillä vastaus oikeassa paikassa? Noudatetaanko sivumäärärajoja?
Pisteytystarkastus (noin 80 %): kollega, joka ei ole kirjoittanut tarjousta, pisteyttää jokaisen vastauksen julkaistun asteikon mukaan kuten arvioija tekisi ja kertoo, mikä nostaisi seuraavalle tasolle.
Loppuluku (latausta edeltävänä päivänä): oikeinkirjoitus, yhdenmukaiset nimet ja luvut, ristiviittaukset, tilaajan nimi oikein kaikkialla eikä edellisestä tarjouksesta jäänyttä tekstiä.

Kieli ja luettavuus

Kirjoita hankintayksikön kielellä, ellei toisin ohjeisteta, ja tarkistuta teksti äidinkielisellä puhujalla. Käytä lyhyitä virkkeitä, kysymyksiä vastaavia otsikoita ja kaavioita, jotka välittävät tietoa.

9. Lataus portaaliin

Tunne portaali ennen määräaikaviikkoa

Maa	Missä ilmoitukset julkaistaan	Missä tarjous yleensä jätetään
EU:n laajuisesti	TED (ted.europa.eu)	Hankintayksikön sähköinen kilpailutusalusta
Ranska	BOAMP, TED	Hankintayksikön profiilialusta (esim. valtiolla PLACE)
Saksa	service.bund.de, TED	e-Vergabe-alustat (esim. DTVP, alueelliset markkinapaikat)
Italia	ANACin kansallinen tietokanta (BDNCP), TED	Sertifioidut sähköiset kilpailutusalustat, MePA
Espanja	PLACSP, alueelliset alustat	PLACSP-työkalut tai alueellinen alusta
Alankomaat	TenderNed	TenderNed tai hankintayksikön alusta
Belgia	Liittovaltion e-Procurement-alusta, TED	Liittovaltion alusta tai hankintayksikön oma, ilmoituksen mukaisesti
Portugali	Diário da República, TED (sopimukset raportoidaan myöhemmin Portal BASEssa)	Sertifioidut sähköiset kilpailutusalustat
Yhdistynyt kuningaskunta	Find a Tender, Contracts Finder	Hankintayksikön sähköinen tarjousjärjestelmä; toimittajarekisteröinti Central Digital Platformissa
Sveitsi	simap.ch	Ilmoituksen mukaisesti
Luxemburg	Portail des marchés publics	Sama portaali

Avoimien tarjouskilpailujen syöte osoitteessa /tenders kokoaa ilmoitukset näistä lähteistä yhteen luetteloon. Tarjous jätetään silti hankintayksikön omalla alustalla.

Latauskuri

Rekisteröidy alustalle ensimmäisellä viikolla. Jotkin rekisteröinnit ja sähköisen allekirjoituksen varmenteet vievät päiviä.
Tarkista tiedostosäännöt: muodot, tiedostokohtaiset kokorajat, nimeämiskäytännöt ja se, vaaditaanko hyväksytty sähköinen allekirjoitus (eIDAS) jätettäessä vai vasta hankintapäätöksen yhteydessä.
Lataa vähintään 24 tuntia etuajassa. Alustat hidastuvat määräaikojen lähestyessä, ja myöhästyneet tarjoukset hylätään yleensä poikkeuksetta.
Lataa ja säilytä jättökuittaus. Se on näyttösi ajankohdasta ja sisällöstä.
Avaa lataamasi tiedostot. Vioittuneita tai tyhjiä tiedostoja sattuu.

10. Tarjouksen jättämisen jälkeen

Täsmennykset

Hankintayksiköt voivat pyytää sinua täsmentämään tai täydentämään tietoja. 56 artiklan 3 kohta antaa niille mahdollisuuden pyytää puuttuvien tai epäselvien asiakirjojen toimittamista, täydentämistä, selventämistä tai täsmentämistä, ellei kansallisessa laissa toisin säädetä, ja tasapuolista kohtelua noudattaen. Vastaa nopeasti, täsmällisesti ja vain siihen, mitä kysytään. Täsmennyksellä voi korjata ilmeisen virheen tai toimittaa ennen määräaikaa olemassa olleen asiakirjan. Sillä ei voi parantaa tarjoustasi (EU-tuomioistuin, Manova, C-336/12).

Haastattelut ja neuvottelut

Neuvottelumenettelyissä ja Saksan yleisessä VgV-neuvottelumenettelyssä seuraa usein esittely- tai neuvottelukierros. Tuo mukaan nimetty tiimi, ei pelkkää osakasta. Valmistautumista ja tekniikkaa käsitellään oppaassa miten tavoittelet julkista arkkitehtitoimeksiantoa Euroopassa.

Odotusaika

Kynnysarvon ylittävän hankintapäätöksen jälkeen hankintayksikön on odotettava ennen sopimuksen allekirjoittamista. EU:n oikeussuojadirektiivin mukaan tämä odotusaika on vähintään 10 kalenteripäivää, kun päätös lähetetään sähköisesti (muutoin 15 päivää). Yhdistyneessä kuningaskunnassa Procurement Actin mukaan se on vähintään 8 työpäivää sopimuksen tekemistä koskevan ilmoituksen julkaisemisesta. Tämä on ikkunasi huolen esiin nostamiseen tai muutoksenhakuun. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen oikeussuojakeinot ovat paljon vaikeampia.

Pyydä palautekeskustelu, voitit tai hävisit

55 artiklan 2 kohdan mukaan hävinnyt tarjoaja voi pyytää kirjallisesti perusteet tarjouksensa hylkäämiselle ja, jos se jätti hyväksyttävän tarjouksen, voittaneen tarjouksen ominaisuudet ja suhteelliset edut sekä voittajan nimen. Hankintayksikön on vastattava 15 päivän kuluessa kirjallisesta pyynnöstä. Yhdistyneessä kuningaskunnassa arviointiyhteenvedot lähetetään automaattisesti jokaiselle tarjoajalle. Kysy:

Mitkä olivat pisteemme kriteereittäin ja voittajan pisteet?
Mikä olisi nostanut kunkin vastauksemme yhden tason ylemmäs?
Oliko jokin tarjouspyynnön vastainen tai epäselvä?
Vastasivatko referenssimme ja tiimimme sitä, mitä etsitte?

Kirjaa vastaukset. Vuoden mittaan palautekeskustelut paljastavat kaavoja, joita yksittäinen tarjous ei voi.

Yleisiä virheitä

Pisteytysvirheet (yleinen teksti, ylitetyt sivumäärärajat, sopimattomat referenssit, nimeämätön tiimi) on lueteltu kohdassa mikä vie pisteitä. Tuotantovirheet ovat yhtä kalliita:

Kirjoittaminen tehtävänantoon, ei pisteytykseen. Hyvät ideat, jotka eivät vastaa yhteenkään pisteytettävään kysymykseen, eivät tuo mitään.
Hinta teknisessä tiedostossa. Voi tarkoittaa poissulkemista.
Matriisista puuttuva vaatimus. Se puuttuu myös tarjouksesta.
Myöhästynyt lataus. Muutaman minuutin myöhästyminen on menetetty tarjous.
Ei palautekeskustelua. Maksat tarjouksesta joka tapauksessa; palautekeskustelu on se osa, jonka saat takaisin.

Jos seuraat monia tarjouskilpailuja useissa maissa, TenderDesk-syöte pisteyttää ilmoitukset sen mukaan, kuinka todellisesta suunnittelutoimeksiannosta on kyse, mikä auttaa sinua kohdistamaan tämän vaivan vain sinne, missä se voi maksaa itsensä takaisin.

Tarkistuslista

Päivät 1–2: lue ja suunnittele

Menettely, vaihe ja määräajat kirjattu, kysymysten määräaika mukaan lukien
Vertailuperusteet, painotukset, alakriteerit ja pisteytysasteikko poimittu
Sivu-, sana-, fontti- ja tiedostorajoitukset kirjattu
Vaatimustenmukaisuusmatriisi rakennettu, jokaisella vaatimuksella vastuuhenkilö
Alustarekisteröinti aloitettu ja sähköinen allekirjoitus tarkistettu
Kumppanit vahvistettu ja heidän asiakirjansa pyydetty
Lisäkysymykset lähetetty

Kirjoittaminen

Vastaus jäsennelty hankintayksikön otsikoilla ja numeroinnilla
Sivut jaettu painotusten mukaan
Menetelmäkuvaus läpäisee vaihtotestin
Aikataulu vastaa hankintayksikön virstanpylväitä; riskirekisteri mukana
Kestävyyteen ja sosiaaliseen arvoon vastattu mitattavin sitoumuksin
Nimetty tiimi rooleineen ja ajankäyttösitoumuksineen
Yhden sivun CV:t, jotka alkavat hankkeen kannalta relevantilla kokemuksella
Referenssit kohdistettu rakennustyypin, mittakaavan ja vaiheiden mukaan, ajantasaisine yhteyshenkilöineen
Suunnitelmaehdotus (jos pyydetty) muotorajoitusten ja nimettömyyssääntöjen mukainen

Hinta ja hallinto

Hintalomake täytetty hankintayksikön muodossa, ehtoja ei lisätty
Ei hintatietoja teknisessä tiedostossa
Palkkio perusteltavissa tunneilla ja tuntihinnoilla kysyttäessä
ESPD ja kansalliset vakuutukset valmiina jokaiselta tiimin jäseneltä
Vakuutus- ja rekisteröintiselvitykset valmiina

Tarkasta ja jätä

Vaatimustenmukaisuustarkastus tehty
Pisteytystarkastus tehty henkilöllä, joka ei kirjoittanut tarjousta
Loppuluku: nimet, luvut, ristiviittaukset, ei jäänteitä aiemmista teksteistä
Ladattu vähintään 24 tuntia etuajassa; tiedostot avattu ja tarkistettu
Jättökuittaus tallennettu

Jälkeenpäin

Täsmennyspyyntöihin vastattu nopeasti ja vain kysytyltä osin
Odotusajan päivämäärät kirjattu
Palautekeskustelu pyydetty kirjallisesti ja opit kirjattu

Usein kysytyt kysymykset

Mikä ero on RFP:llä ja tarjouksella eurooppalaisissa julkisissa hankinnoissa?

"RFP" (request for proposals) on lähinnä pohjoisamerikkalaista ja yksityisen sektorin kieltä. Eurooppalaisissa julkisissa hankinnoissa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjat, ja sinä jätät tarjouksen. Työ on sama: kirjallinen vastaus, joka pisteytetään julkaistujen kriteerien mukaan, sekä erillinen hinta.

Kuinka pitkä arkkitehtipalvelujen tarjouksen pitäisi olla?

Niin pitkä kuin sivurajoitus sallii, eikä pidempi kuin sisältö oikeuttaa. Useimmat hankintayksiköt asettavat rajoituksia kysymyskohtaisesti tai kokonaisuutena, usein 10–30 sivua keskikokoisessa suunnittelutoimeksiannossa CV:t ja lomakkeet pois lukien. Jaa sivut painotusten mukaan ja käytä jokainen sivu painavimpiin kysymyksiin.

Voinko käyttää aiempien tarjousten sisältöä uudelleen?

Kyllä, tosiasia-aineistossa, kuten CV:issä, hankekorteissa ja vakioprosesseissa, kunhan päivität ja räätälöit ne. Kirjoita menetelmäteksti uudelleen jokaiseen hankkeeseen: yleinen teksti saa harvoin enemmän kuin "täyttää vaatimukset".

Mitä tapahtuu, jos tarjouksestani puuttuu asiakirja?

Se riippuu asiakirjasta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Direktiivin 2014/24/EU 56 artiklan 3 kohdan mukaan hankintayksiköt voivat pyytää sinua täydentämään tai selventämään puuttuvia tai epäselviä tietoja, mutta ne eivät ole aina siihen velvollisia, eivätkä ne voi antaa sinun muuttaa tarjoustasi. Pakollisten kohtien puuttuminen hinta- tai teknisestä tarjouksesta johtaa yleensä poissulkemiseen. Rakenna vaatimustenmukaisuusmatriisi sen estämiseksi.

Voinko esittää hankintayksikölle kysymyksiä tarjousaikana?

Kyllä, asiakirjoissa kuvatun lisäkysymysmenettelyn kautta, yleensä sähköisellä kilpailutusalustalla. 53 artiklan 2 kohdan mukaan hyvissä ajoin esitettyihin kysymyksiin on vastattava vähintään kuusi päivää ennen määräaikaa. Vastaukset menevät kaikille tarjoajille, joten kysy ajoissa.

Miten saan palautetta, jos tarjoukseni ei menesty?

Pyydä sitä kirjallisesti. 55 artiklan 2 kohdan mukaan hankintayksikön on 15 päivän kuluessa annettava hylkäämisen perusteet ja hyväksyttävien tarjousten osalta voittaneen tarjouksen ominaisuudet ja suhteelliset edut. Yhdistyneessä kuningaskunnassa arviointiyhteenvedot lähetetään automaattisesti hankintapäätöksen jälkeen. Pyydä pisteesi kriteereittäin ja tieto siitä, mikä olisi parantanut niitä.