So bewerben Sie sich um öffentliche Architekturaufträge in Europa

TenderDesk · 12. Okt. 2026 · 19 Min. Lesezeit

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Öffentliche Planungsaufträge gewinnen Sie in drei Runden: Auswahl, Angebot und Gespräch. So bewerten Auftraggeber jede davon, mit den Schwellenwerten 2026 und den Regeln einzelner Länder.

Um einen öffentlichen Architekturauftrag in Europa zu gewinnen, müssen Sie meist dreimal überzeugen. Zuerst kommt ein kurzer Teilnahmeantrag, mit dem Sie über Referenzen und Kapazität in die engere Wahl kommen. Dann folgt ein Angebot, manchmal mit Entwurf, das nach veröffentlichten Zuschlagskriterien bewertet wird. Oft gibt es zusätzlich ein Gespräch, in dem die Personen, die die Arbeit leisten werden, ihr Angebot vertreten. Jede Stufe wird getrennt bewertet, nach Kriterien, die der Auftraggeber bereits veröffentlicht hat. Ihre Aufgabe ist es also, den Bewertenden genau die Nachweise zu liefern, die sie verlangen, und zwar in der Reihenfolge, in der sie sie verlangen.

Das Wichtigste in Kürze

Die meisten Planungsaufträge oberhalb der Schwellenwerte werden im nicht offenen Verfahren, im Verhandlungsverfahren oder über einen Planungswettbewerb vergeben. Jedes dieser Verfahren hat eine Auswahlstufe, bevor sich jemand Ihre Ideen oder Ihr Honorar ansieht.
Seit dem 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Planungsleistungen und Planungswettbewerbe bei 216.000 € für regionale und kommunale Auftraggeber und bei 140.000 € für zentrale Regierungsbehörden (jeweils netto).
Eignung und Zuschlag sind zwei verschiedene Prüfungen. Die Eignung fragt: „Kann dieses Büro das?“ (Umsatz, Versicherung, Referenzen). Der Zuschlag fragt: „Welches Angebot ist das beste?“ (Qualität und Preis, mit Gewichtungen, die veröffentlicht sein müssen).
Der Preis entscheidet selten allein. Deutschland lässt für Planungsleistungen keinen reinen Preiswettbewerb zu, Spanien gibt der Qualität bei geistig-schöpferischen Leistungen mindestens 51 % der Punkte, und Italien begrenzt die Preispunkte bei Ingenieur- und Architekturleistungen ab 140.000 € auf 30 %.
Referenzen bringen Sie in die engere Wahl, wenn sie zu Gebäudetyp, Größe und Art des Auftraggebers passen. Sie scheitern, wenn sie nur zeigen, wie gut Ihr Portfolio im Allgemeinen ist.
Im Gespräch bewertet der Auftraggeber die benannten Personen. Die Projektleitung sollte den größten Teil übernehmen.
Die meisten Punkte gehen verloren, weil die gestellte Frage nicht beantwortet wird: allgemeine Texte, missachtete Seitenvorgaben, fehlende Unterkriterien und Honorare, die ungewöhnlich niedrig wirken.

Wie öffentliche Auftraggeber ein Architekturbüro auswählen

Die Verfahren, denen Sie begegnen

Die Richtlinie 2014/24/EU gibt öffentlichen Auftraggebern eine kurze Auswahl an Verfahren. Die nationalen Gesetze übernehmen sie unter eigenen Namen.

Nicht offenes Verfahren (Artikel 28). Jedes Büro kann einen Teilnahmeantrag stellen. Der Auftraggeber wählt anhand der Eignungskriterien mindestens fünf Bewerber aus und fordert nur diese zur Angebotsabgabe auf. Verhandelt wird nicht.
Verhandlungsverfahren (Artikel 29). Dieselbe Auswahllogik, aber mit mindestens drei Bewerbern, und der Auftraggeber kann über die Erstangebote verhandeln. Das ist der übliche Weg für Architekturleistungen in Deutschland (Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) und beim flämischen Open Oproep. Hier kommen Gespräche und Präsentationen am häufigsten vor.
Planungswettbewerb (Artikel 78–82). Ein Preisgericht beurteilt anonyme Entwürfe. Danach kann der Auftraggeber den Dienstleistungsauftrag im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung an den Gewinner oder an einen der Preisträger vergeben (Artikel 32 Absatz 4). Frankreich macht einen nicht offenen concours für die meisten neuen öffentlichen Gebäude oberhalb des Schwellenwerts zur Regel.
Wettbewerblicher Dialog (Artikel 30). Bei Hochbauten selten; genutzt für komplexe Stadterneuerungsprojekte.
Offenes Verfahren (Artikel 27). Alle geben ein vollständiges Angebot ab. Unterhalb der Schwellenwerte verbreitet; Branchenleitfäden raten bei Planungsleistungen wegen der hohen Gesamtkosten aller Bieter davon ab.

Die Mindestzahl der Bewerber ergibt sich aus Artikel 65 Absatz 2: fünf im nicht offenen Verfahren, drei im Verhandlungsverfahren und im wettbewerblichen Dialog. Der Auftraggeber muss die Mindestzahl und, falls vorgesehen, die Höchstzahl in der Bekanntmachung angeben. Steht dort „höchstens fünf Bewerber“, kennen Sie ungefähr Ihre Chancen in der zweiten Stufe.

Schwellenwerte, die über die Regeln entscheiden (2026)

Die Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152 der Kommission hat die Schwellenwerte für 2026–2027 festgelegt, jeweils netto:

Auftrag	2024–2025	Ab 1. Januar 2026
Dienstleistungen und Planungswettbewerbe, zentrale Regierungsbehörden	143.000 €	140.000 €
Dienstleistungen und Planungswettbewerbe, subzentrale Auftraggeber	221.000 €	216.000 €
Bauleistungen	5.538.000 €	5.404.000 €

Die meisten Architekturhonorare kommen von Kommunen, Regionen, Wohnungsbaugesellschaften und Krankenhäusern, also von subzentralen Auftraggebern. Die Zahl, die Sie sich merken sollten, ist daher 216.000 €. Darunter gelten nationale Regeln: das französische MAPA, die italienischen Direktvergaben und die spanischen Grenzen für den contrato menor sind alle schlanker, schneller und stärker lokal geprägt.

Das Vereinigte Königreich hat das EU-Regime verlassen. Nach dem Procurement Act 2023, der am 24. Februar 2025 in Kraft trat, gelten ab dem 1. Januar 2026 Schwellenwerte von 207.720 £ für subzentrale Dienstleistungen und 135.018 £ für die Zentralregierung. Diese Beträge sind einschließlich Mehrwertsteuer.

Was sich von Land zu Land unterscheidet

Die Richtlinie setzt den Rahmen. Die nationalen Regeln entscheiden aber, wie stark Ihr Honorar zählt und ob Sie schon vor der Auswahl zeichnen müssen.

Land	Üblicher Weg für Planungsleistungen oberhalb des Schwellenwerts	Was das für Ihr Angebot bedeutet
Frankreich	Nicht offener concours mit anschließender Verhandlung mit dem Gewinner (R2172-2 CCP). Ausnahmen gelten u. a. für Sanierung, Infrastruktur und seit dem 22. Februar 2026 für Bedarfe von Gebietskörperschaften unter 300.000 € netto.	Teilnehmende mit regelkonformer Arbeit erhalten eine prime von mindestens 80 % der geschätzten Kosten der Studien. Mindestens ein Drittel der Jury muss die von den Teilnehmenden verlangte Qualifikation besitzen. Die Auswahl stützt sich auf Referenzen und das Team.
Deutschland	Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§ 17 VgV), oft nach einem Planungswettbewerb	Planungsleistungen werden im Leistungswettbewerb vergeben (§ 76 VgV); ein reiner Preiswettbewerb ist nicht zulässig. Nach einem Wettbewerb hält die Architektenkammer NRW in den meisten Fällen eine Gewichtung des Wettbewerbsergebnisses von etwa 50 % für angemessen.
Italien	Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis (OEPV) ist ab 140.000 € Pflicht (Art. 108 D.Lgs. 36/2023)	Seit dem Korrekturdekret von 2024 sind 65 % des nach den amtlichen Parametern berechneten Honorars fest, nur 35 % sind rabattierbar, und die Preispunkte sind auf 30 % begrenzt (Art. 41(15-bis)).
Spanien	Offenes oder nicht offenes Verfahren. Concurso de proyectos bei komplexen Projekten	Qualitätskriterien müssen bei geistig-schöpferischen Leistungen, auch bei Architektur, mindestens 51 % der Punkte ausmachen (Art. 145.4 LCSP). Preise und Zahlungen im Wettbewerb legen die Wettbewerbsbedingungen fest.
Niederlande	Nicht öffentliches (nicht offenes) Verfahren, empfohlen vom Branchenleitfaden Kompas light	Zuschlag nach bestem Preis-Leistungs-Verhältnis (beste prijs-kwaliteitverhouding). Eine Visions- oder Entwurfspräsentation in der Zuschlagsphase ist üblich.
Belgien	In Flandern der Open Oproep (Verhandlungsverfahren)	Beispiel: Auswahl anhand einer Motivationsnotiz mit 2.000 Zeichen (40 %) und drei Referenzen (60 %). Zuschlag nach Entwurfsvision 60 %, Arbeitsweise 20 %, Investitionsoptimierung 20 %.
Vereinigtes Königreich	Competitive Flexible Procedure oder offenes Verfahren nach dem Procurement Act 2023	Der Zuschlag geht an das „most advantageous tender“. Unterlegene Bieter erhalten eine Bewertungszusammenfassung (Assessment Summary); die Stillhaltefrist beträgt mindestens 8 Arbeitstage.

Die Schweiz (Wettbewerbe nach SIA 142 und Studienaufträge nach SIA 143, veröffentlicht auf simap.ch), Portugal (concurso de conceção und öffentliche Ausschreibungen auf den nationalen Plattformen) und Luxemburg folgen derselben zweistufigen Logik: Erst beweisen Sie, dass Sie es können, dann zeigen Sie, wie Sie es tun würden.

Was „überzeugen“ in jeder Stufe bedeutet

Stufe 1: der Teilnahmeantrag (Eignung)

Das ist der PQQ, die candidature, der Teilnahmeantrag oder die Antwort auf die selectieleidraad. Sie konkurrieren noch nicht mit Ideen. Sie konkurrieren um einen Platz unter den drei bis sieben Büros in der engeren Wahl. Der Auftraggeber prüft drei Dinge:

Ausschlussgründe: keine Verurteilungen, keine Steuer- oder Sozialversicherungsrückstände, keine Insolvenz. Das ist ein Ja/Nein-Kriterium und wird in der EEE oder ihrer nationalen Fassung erklärt (DC1/DC2 in Frankreich, DGUE in Italien und Spanien, Eigenerklärungen in Deutschland, das Uniform Europees Aanbestedingsdocument in den Niederlanden). Siehe unseren Leitfaden zur EEE und den Verwaltungsunterlagen.
Mindestanforderungen: Umsatz (die Richtlinie begrenzt eine Umsatzanforderung auf das Doppelte des Auftragswerts, sofern nicht begründet), Berufshaftpflichtversicherung, Kammereintragung und eine Mindestzahl vergleichbarer Projekte. Ebenfalls Ja/Nein.
Auswahlkriterien für die Rangfolge, mit denen das Feld auf die engere Wahl reduziert wird. Meist sind das Qualität und Relevanz einer festgelegten Zahl von Referenzen, manchmal eine kurze Motivationsnotiz, manchmal die Qualifikationen des Teams.

Überzeugen heißt hier, bei Punkt 3 weit vorne zu landen. Die meisten Büros, die die Mindestanforderungen erfüllen, scheitern an dieser Stelle, weil ihre Referenzen allgemein gut sind, aber nicht gut für diese Aufgabenstellung.

Stufe 2: das Angebot oder der Entwurf

Die ausgewählten Büros erhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe (oder die Wettbewerbsauslobung) mit Aufgabenstellung, Vertragsentwurf, Zuschlagskriterien und Gewichtungen. Was Sie einreichen, hängt vom Verfahren ab:

Verhandlungsverfahren oder nicht offenes Verfahren: ein Konzept zur Methodik oder Herangehensweise, Team und Organisation, Terminplan und ein Honorar. Manchmal eine „Vision“ oder Skizzenideen, je nachdem, wie viel der Auftraggeber verlangt.
Planungswettbewerb: ein anonymer Entwurf (Pläne, ein kurzer Erläuterungsbericht, manchmal ein Modell oder eine Kostenschätzung). Das Preisgericht bewertet ihn, ohne zu wissen, wer Sie sind.

Wie Sie diese Stufe im Einzelnen ausarbeiten, steht in So schreiben Sie ein überzeugendes Angebot.

Stufe 3: das Gespräch oder die Präsentation

Gespräche gibt es am häufigsten im Verhandlungsverfahren. In Deutschland wird das Verhandlungsgespräch oft selbst bewertet, und der flämische Open Oproep baut seinen Zuschlag auf Teampräsentationen vor einer breit besetzten Jury auf. In einem Planungswettbewerb kann das Preisgericht die Teilnehmenden auffordern, Fragen zu beantworten, die es im Protokoll festgehalten hat, aber nur zur Klärung bestimmter Aspekte der Arbeiten (Artikel 82 Absatz 5 der Richtlinie).

Im Verhandlungsverfahren prüft der Auftraggeber im Gespräch, ob das Team auf dem Papier auch das Team ist, das tatsächlich erscheint.

Wie die Bewertenden Sie benoten

Das wirtschaftlichste Angebot und die Gewichtung von Preis und Qualität

Der Zuschlag geht an das „wirtschaftlich günstigste Angebot“ (Artikel 67), fast immer bewertet nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Zwei Regeln sind für Sie wichtig:

Die Gewichtungen müssen veröffentlicht sein, und zwar in den Vergabeunterlagen (Artikel 67 Absatz 5), entweder als feste Werte oder als Spanne. Wenn Sie sie nicht finden, stellen Sie eine Bieterfrage. Raten Sie nicht.
Das Team selbst kann ein Zuschlagskriterium sein. Artikel 67 Absatz 2 Buchstabe b erlaubt die „Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals“, wenn die Qualität des Personals die Auftragsausführung beeinflusst. Der Gerichtshof hat das im Urteil Ambisig (C-601/13, 2015) bestätigt. Die Personen, die Sie in der Zuschlagsphase benennen, werden also bewertet und nicht nur aufgelistet.

Einige Länder begrenzen, wie stark der Preis zählen darf (siehe Tabelle oben). Anderswo wird die Gewichtung in jeder Bekanntmachung neu festgelegt. Bei Planungsleistungen macht die Qualität meist den größten Teil der Wertung aus, oft 60–80 %, weil der Auftraggeber weiß, dass das Honorar nur einen kleinen Anteil an den Lebenszykluskosten des Gebäudes hat. Prüfen Sie jede Bekanntmachung; gehen Sie von nichts aus.

Rechenbeispiel: wie die Gewichtung den Gewinner verändert

Eine Gemeinde schreibt die Planung einer Grundschule aus. Zwei Büros in der engeren Wahl erreichen bei der Qualität folgende Werte, von 70 möglichen Rohpunkten:

Büro A: Qualität 52/70, Honorar 180.000 €
Büro B: Qualität 45/70, Honorar 150.000 €

Der Preis wird mit der verbreiteten Formel „niedrigster Preis ÷ angebotener Preis × Höchstpunktzahl“ bewertet.

Bei 70 % Qualität / 30 % Preis:

A: Qualität 52,0 + Preis (150/180 × 30) 25,0 = 77,0
B: Qualität 45,0 + Preis 30,0 = 75,0

A gewinnt trotz eines um 20 % höheren Honorars.

Bei 60 % Qualität / 40 % Preis (die Rohpunkte für Qualität werden auf 60 umgerechnet):

A: Qualität 44,6 + Preis (150/180 × 40) 33,3 = 77,9
B: Qualität 38,6 + Preis 40,0 = 78,6

B gewinnt.

Daraus folgen zwei Lehren. Lesen Sie die Gewichtung, bevor Sie Ihr Honorar festlegen: Bei 30 % Preisanteil bringt eine Honorarsenkung sehr wenig. Und sieben Punkte Qualitätsunterschied entsprechen ungefähr einem sauber bearbeiteten Unterkriterium. Dort lohnt sich Ihr Aufwand. Die Preisseite behandelt So kalkulieren Sie ein Honorarangebot.

So lesen Sie die Zuschlagskriterien

Behandeln Sie die Zuschlagskriterien als Inhaltsverzeichnis Ihres Angebots:

Listen Sie jedes Kriterium und Unterkriterium mit seiner Gewichtung auf. Notieren Sie daneben die erreichbaren Punkte.
Suchen Sie die Bewertungsskala. Oft ist sie 0–5 oder 0–10, mit Beschreibungen wie „erfüllt vollständig“, „übertrifft mit Mehrwert“, „unzureichend“. Notieren Sie, was die höchste Stufe verlangt. Meist heißt es dort „projektspezifisch“, „belegt“ und „mit klarem Nutzen für den Auftraggeber“.
Verteilen Sie Seiten oder Zeichen im Verhältnis zur Gewichtung. Ist „Vorgehen bei der Nutzerbeteiligung“ 15 % wert und „BIM-Protokoll“ 5 %, bekommt das Erste dreimal so viel Platz.
Verwenden Sie die Überschriften und die Nummerierung des Auftraggebers, in seiner Reihenfolge. Die Bewertenden haben den Bewertungsbogen oft neben Ihrem Dokument geöffnet. Machen Sie es ihnen leicht, jede Antwort zu finden.
Suchen Sie nach versteckten Prioritäten in der Aufgabenstellung, in den Strategiepapieren des Auftraggebers und bei der Finanzierungsquelle. Steht in der Aufgabenstellung dreimal „Nutzung durch die Öffentlichkeit außerhalb der Schulzeiten“, behandeln Sie das als Bewertungsthema.

Das Angebot aufbauen

Die Teamseite

Die Teamseite wird zweimal bewertet: bei der Eignung (Leistungsfähigkeit) und beim Zuschlag (Erfahrung des Personals). Sie muss für beides funktionieren.

Benennen Sie die Personen, die die Arbeit leisten werden, mit ihrer Rolle in diesem Projekt: Projektleitung, Projektarchitekt/in, Entwurfsverantwortliche/r sowie Fachplanung Tragwerk und Technik und Kostenplanung. Auftraggeber schreiben immer häufiger Schlüsselpersonen-Klauseln in den Vertrag. Benennen Sie also keine Büroinhaberin und keinen Büroinhaber, die Sie nicht verbindlich einsetzen.
Zeigen Sie das Organigramm des Projekts, nicht Ihre Bürostruktur. Zeigen Sie, mit wem der Auftraggeber spricht, wer welche Disziplin leitet und wie Entscheidungen laufen.
Geben Sie jeder Schlüsselperson drei Zeilen relevanter Erfahrung: Projekte, die sie persönlich geleitet hat, die jeweilige Phase und das Ergebnis.
Zeigen Sie Kapazität. Geben Sie an, wie viel Prozent ihrer Zeit jede Schlüsselperson für das Projekt aufwendet und was sie sonst noch zu tun hat. Bewertende befürchten, dass kleine Büros überlastet werden.
Zeigen Sie das ganze Team, Partner eingeschlossen. Wenn Sie sich für die Eignung auf den Umsatz oder die Referenzen eines Ingenieurbüros stützen, muss dieses auch in der EEE erscheinen. Siehe Den richtigen Ingenieurpartner wählen und Federführung, Bietergemeinschaft oder Nachunternehmer.

Referenzen, die zum Gebäudetyp passen

In der Auswahlstufe machen Referenzen oft den größten Teil der Wertung aus. Im flämischen Beispiel oben sind es 60 %. Darauf achten die Bewertenden:

Gleicher Gebäudetyp: eine Schule für eine Schule, Wohnungsbau für Wohnungsbau. Verwandte Typen zählen weniger und brauchen einen Satz, der erklärt, warum die Erfahrung übertragbar ist.
Ähnliche Größe und ähnliches Budget. Ein Pavillon für 2 Mio. € beweist nicht, dass Sie einen Campus für 15 Mio. € steuern können. Ist Ihre beste Referenz kleiner, sagen Sie, was daran vergleichbar ist: Komplexität, Bauabschnitte, Bauen im laufenden Betrieb.
Aktuell. Der Standardzeitraum der Richtlinie für Dienstleistungen beträgt drei Jahre, doch Auftraggeber können ältere Projekte akzeptieren, und bei Hochbauten tun das viele. Prüfen Sie, ob der Zeitraum ab Fertigstellung oder ab dem Ende Ihres Auftrags läuft.
Ihre Rolle, klar benannt. Sagen Sie, welche Leistungsphasen Sie erbracht haben, als federführendes Büro oder als Nachunternehmer. Die Bewertenden prüfen das, und manche rufen die Referenzgeber an.
Ergebnisse: im Budget, im Zeitplan, ein Energiekennwert, Nutzerzufriedenheit, Auszeichnungen. Ein überprüfbares Ergebnis schlägt drei Adjektive.

Wenn Ihnen eine passende Referenz fehlt, bewerben Sie sich mit einem Partner, der eine hat. Die üblichen Anlaufstellen sind frühere Teams, die Kammern und das Verzeichnis geprüfter Büros. Die andere Möglichkeit ist, diesmal als Nachunternehmer anzubieten, damit Sie beim nächsten Mal eine Referenz haben. Das ist eine Go/No-Go-Frage; siehe Go/No-Go: Welche Ausschreibungen sich lohnen.

Das Konzept zur Methodik

Hier liegen die meisten Qualitätspunkte, und hier schreiben die meisten Büros ihren schwächsten Text. Ein starkes Konzept ist spezifisch für die Aufgabenstellung: Auch ohne Deckblatt könnte man erkennen, für welches Projekt es geschrieben wurde. Sagen Sie zu jedem Thema, was Sie verstanden haben, was Sie tun werden (nach Phasen: RIBA Plan of Work, Phasen der loi MOP, HOAI-Leistungsphasen), warum das für diesen Auftraggeber wichtig ist und wo Sie es schon getan haben. Die vollständige Methode mit Rechenbeispiel steht in So schreiben Sie ein überzeugendes Angebot.

Beschränken Sie Skizzen und Entwurfsideen strikt auf das, was die Unterlagen erlauben. Manche Auftraggeber wollen eine „Vision“; andere sagen klar, dass Entwurfsvorschläge nicht berücksichtigt werden. Der oben zitierte flämische Auswahlleitfaden sagt genau das.

Im Planungswettbewerb

Der Wettbewerb ist eine andere Art, zu überzeugen. Das Preisgericht sieht Pläne, keine Menschen. Drei Regeln:

Wahren Sie die Anonymität. Keine Logos, keine wiedererkennbare Grafiksprache, keine Namen in den Dateimetadaten. Ein Verstoß kann zum Ausschluss führen.
Erfüllen Sie zuerst das Raumprogramm, dann beeindrucken Sie. Preisgerichte scheiden Arbeiten, die wichtige Flächen, die Erschließung oder das Budget verfehlen, aus, bevor sie über Architektur sprechen.
Machen Sie die Kosten glaubwürdig. Viele Wettbewerbe verlangen eine Kostenschätzung oder lassen die Kosten unabhängig prüfen. Ein schöner Entwurf, der 30 % über dem Budget liegt, gewinnt die anschließende Verhandlung selten.

In Frankreich macht die prime (siehe Tabelle oben) einen concours mit Vorauswahl zu teilweise bezahlter Arbeit. In Deutschland trägt das Wettbewerbsergebnis danach oft etwa die Hälfte der Zuschlagsgewichtung.

Gesprächstechnik

Vor dem Gespräch

Klären Sie das Format: Dauer (30–60 Minuten sind üblich), Aufteilung zwischen Präsentation und Fragen, Zusammensetzung des Gremiums und ob das Gespräch bewertet wird. Fragen Sie nach, wenn die Bekanntmachung nichts dazu sagt.
Bringen Sie das benannte Team mit. Lautet das bewertete Kriterium „Erfahrung der Projektleitung“, präsentiert die Projektleitung. Wer mit einer Büroinhaberin oder einem Büroinhaber erscheint, die das Gremium nie auf dem Papier gesehen hat, verspielt Vertrauen.
Proben Sie anhand des Bewertungsbogens. Jeder Teil der Präsentation sollte einem Kriterium zugeordnet sein. Stoppen Sie die Zeit. Streichen Sie alles, was keine Punkte bringt.
Bereiten Sie sich auf die schwierigen Fragen vor: Kostenkontrolle, was passiert, wenn die Projektleitung das Büro verlässt, Genehmigungsrisiko und wie viel Arbeit Ihr Partner übernimmt und von wo aus.

Im Gespräch

Beginnen Sie mit dem Problem des Auftraggebers, nicht mit Ihrer Geschichte. Eine Folie dazu, wer Sie sind, der Rest zu seinem Projekt.
Zeigen Sie ein oder zwei Entscheidungen, nicht zwanzig Bilder. Eine kurze Geschichte, wie Sie ein vergleichbares Problem gelöst haben, überzeugt mehr als ein Durchblättern des Portfolios.
Lassen Sie jede Fachplanung eine Minute sprechen, damit das Gremium ein Team sieht, das schon zusammengearbeitet hat.
Beantworten Sie die gestellte Frage, dann hören Sie auf. Wenn Sie etwas nicht wissen, sagen Sie, wie und bis wann Sie es herausfinden.

Nach dem Gespräch

Notieren Sie jede Frage und Ihre Antwort: Im Verhandlungsverfahren werden daraus Zusagen in Ihrem überarbeiteten Angebot. Bitten Sie unabhängig vom Ergebnis um eine Begründung (siehe die Häufigen Fragen unten).

Was Punkte kostet

Allgemeine Texte. Ein Konzept, das aus dem letzten Angebot kopiert wurde, landet bestenfalls im Mittelfeld.
Missachtete Seiten- und Zeichenvorgaben. Seiten über dem Limit werden meist nicht gelesen. Manche Auftraggeber werten den Verstoß als Formfehler.
Ein fehlendes Unterkriterium. Wenn es gewichtet ist und Sie es nicht unter einer eigenen Überschrift behandeln, kann es null Punkte bekommen.
Referenzen, die nicht passen, oder bei denen sich Daten oder Ihre Rolle nicht überprüfen lassen.
Ein Team, das sich zwischen den Stufen ändert. Der Austausch einer Schlüsselperson nach der Auswahl braucht meist die Zustimmung des Auftraggebers und kann abgelehnt werden.
Ein ungewöhnlich niedriges Honorar. Auftraggeber müssen Sie auffordern, einen ungewöhnlich niedrig erscheinenden Preis zu erklären (Artikel 69), und können ihn ablehnen, wenn die Erklärung nicht trägt.
Formale Fehler und Fehler beim Hochladen: nicht unterschriebene Formulare, eine fehlende EEE des Partners, das falsche Signaturformat, ein verspäteter Upload. Leicht zu vermeiden, fatal, wenn übersehen.

Ein typischer Zeitplan

Schritt	Gesetzliches Minimum (Richtlinie)	In der Praxis üblich
Von der Bekanntmachung bis zur Frist für Teilnahmeanträge	30 Tage (nicht offenes Verfahren und Verhandlungsverfahren; bei Dringlichkeit verkürzbar auf 15 Tage)	4–6 Wochen
Auswahlentscheidung	Kein Minimum	2–6 Wochen
Von der Aufforderung zur Angebotsabgabe bis zur Einreichung	30 Tage. Subzentrale Auftraggeber können eine Frist mit allen Bewerbern vereinbaren; ohne Einigung mindestens 10 Tage	4–8 Wochen. 8–12 Wochen bei einem Planungswettbewerb
Gespräche und Verhandlung	Kein Minimum	2–6 Wochen nach Einreichung
Von der Zuschlagsentscheidung bis zur Vertragsunterzeichnung	Stillhaltefrist: 10 Tage bei elektronischer Mitteilung in der EU (Rechtsmittelrichtlinie); 8 Arbeitstage im Vereinigten Königreich	2–4 Wochen

Rechnen Sie bei einem Verfahren mit Auswahlstufe mit drei bis sechs Monaten von der Bekanntmachung bis zur unterschriebenen Beauftragung, bei einem Wettbewerb mit anschließender Verhandlung mit mehr. Bekanntmachungen erscheinen bei Aufträgen oberhalb der Schwellenwerte auf TED und auf den nationalen Portalen (BOAMP, Bund.de und DTVP, PLACSP, TenderNed, e-Procurement in Belgien, simap.ch, Find a Tender). Der Feed offener Ausschreibungen sammelt Planungsbekanntmachungen aus diesen Quellen, und der TenderDesk-Feed bewertet jede danach, wie sehr es sich um einen echten Planungsauftrag handelt.

Checkliste

Bevor Sie sich für eine Teilnahme entscheiden

Verfahren bestimmt (nicht offen, Verhandlungsverfahren, Wettbewerb, offen) und Höchstzahl der Bewerber notiert
Auftragswert mit dem Schwellenwert abgeglichen (216.000 € subzentral / 140.000 € zentral, netto, 2026)
Mindestanforderungen geprüft: Umsatz, Versicherung, Kammereintragung, Zahl und Alter der Referenzen
Mindestens zwei Referenzen, die zu Gebäudetyp, Größe und Art des Auftraggebers passen, oder ein Partner, der sie hat
Zuschlagskriterien und Gewichtungen gefunden. Falls sie fehlen, Bieterfrage gestellt
Angebotsbudget in Stunden festgelegt

Teilnahmeantrag

EEE oder nationale Formulare für jedes Teammitglied ausgefüllt, auf das Sie sich stützen
Referenzen für diese Aufgabenstellung ausgewählt und beschrieben: Typ, Größe, Budget, Ihre Rolle, Daten, Ergebnisse
Motivationsnotiz (falls verlangt) spezifisch für den Standort und die Ziele des Auftraggebers
Zeichen-, Seiten- und Bildvorgaben eingehalten

Angebot

Antwort mit den Überschriften des Auftraggebers gegliedert, in seiner Reihenfolge
Platz im Verhältnis zu den Gewichtungen verteilt
Jedes Unterkriterium unter einer eigenen Überschrift beantwortet
Benanntes Team mit Rollen, Zeitanteilen und Projektorganigramm
Methodik: Verständnis, Schritte, Nutzen, Nachweis für jedes Thema
Honorar von unten nach oben kalkuliert und mit der Preisformel getestet
Entwurfsinhalte nur so weit, wie die Unterlagen es erlauben. Anonymität im Wettbewerb geprüft
Gegenlesen anhand des Bewertungsbogens; einen Tag vor Fristende hochgeladen

Gespräch

Format, Dauer und Gremium bestätigt
Benanntes Team nimmt teil. Die Projektleitung präsentiert den größten Teil
Präsentation den Kriterien zugeordnet und mit Stoppuhr geprobt
Antworten auf Fragen zu Budget, Personal und Partnern vorbereitet

Danach

Begründung schriftlich angefordert (Artikel 55 Absatz 2, innerhalb von 15 Tagen) oder Assessment Summary ausgewertet (Vereinigtes Königreich)
Erkenntnisse und Punktzahlen für das nächste Angebot festgehalten

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien?

Eignungskriterien prüfen das Büro: seine wirtschaftliche Lage, Versicherung, Kammereintragung und Erfahrung. Sie entscheiden, wer in die engere Wahl kommt. Zuschlagskriterien prüfen das Angebot: Methodik, Team, Entwurf, Honorar. Sie entscheiden, wer gewinnt. Nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs gehört die allgemeine Erfahrung des Büros zur Eignung. Die Erfahrung der konkret für den Auftrag eingesetzten Personen kann ein Zuschlagskriterium sein.

Muss ich einen Entwurf vorlegen, um einen öffentlichen Auftrag zu gewinnen?

Nicht immer. Im Planungswettbewerb ja: Das Preisgericht beurteilt anonyme Entwürfe. Im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren verlangen viele Auftraggeber nur Methodik, Team und Honorar, manchmal mit einer kurzen „Vision“. Manche verbieten Entwurfsvorschläge ausdrücklich. Lesen Sie die Unterlagen und liefern Sie nur, was verlangt und bewertet wird.

Wie stark zählt das Honorar?

Das hängt von der Bekanntmachung und vom Land ab. Die Gewichtungen müssen aber veröffentlicht sein, und bei Planungsleistungen trägt die Qualität meist den größten Teil der Punkte. Spanien verlangt bei geistig-schöpferischen Leistungen mindestens 51 % für die Qualität, Italien begrenzt die Preispunkte ab 140.000 € auf 30 %, und Deutschland lässt für Planungsleistungen keinen reinen Preiswettbewerb zu. Rechnen Sie Ihr Honorar vor der Abgabe mit der Preisformel des Auftraggebers durch.

Werden Architektinnen und Architekten für die Teilnahme an Planungswettbewerben bezahlt?

Oft, aber das hängt vom Land und vom Verfahren ab. In Frankreich erhält jede teilnehmende Person, deren Arbeit den Wettbewerbsregeln entspricht, eine prime von mindestens 80 % der geschätzten Kosten der verlangten Studien. In Spanien legen die Wettbewerbsbedingungen (bases) etwaige Preise oder Zahlungen fest. Anderswo ist es unterschiedlich. Prüfen Sie daher die Wettbewerbsbedingungen, bevor Sie Entwurfszeit investieren.

Kann ein kleines Büro gegen große Büros gewinnen?

Ja, wenn seine Referenzen zur Aufgabenstellung passen und sein Team genug Kapazität zeigt. Kleine Büros scheitern am häufigsten in der Auswahlstufe, an Mindestanforderungen bei Umsatz oder Referenzen. Eine Partnerschaft mit einem Ingenieurbüro oder einem größeren Architekturbüro kann diese Lücken schließen. Die Richtlinie erlaubt es, sich auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zu stützen, solange diese angegeben sind und sich verbindlich verpflichten.

Was sollte ich tun, nachdem ich eine Ausschreibung verloren habe?

Bitten Sie schriftlich um eine Begründung. In der EU haben Sie innerhalb von 15 Tagen nach einem schriftlichen Antrag Anspruch auf die Merkmale und relativen Vorteile des erfolgreichen Angebots; im Vereinigten Königreich erhalten Sie eine Assessment Summary. Vergleichen Sie Ihre Punkte Kriterium für Kriterium und verbessern Sie den schwächsten Abschnitt vor dem nächsten Angebot.