go-no-go strategia ofertowa przetargi publiczne architektura inżynieria

Go / no-go: jak zdecydować, w których przetargach powinna startować Twoja pracownia

TenderDesk · 12 paź 2026 · 19 min czytania

Praktyczna metoda go/no-go dla małych pracowni architektonicznych i inżynierskich: warunki udziału, które eliminują, rzeczywiste koszty oferty, ważona karta oceny, sygnały ustawionego przetargu i jednostronicowy szablon.

Startuj w przetargu publicznym tylko wtedy, gdy od pierwszego dnia spełniasz wszystkie warunki udziału, a Twoja realna szansa na wygraną jest wyższa niż próg rentowności skuteczności: pełny koszt przygotowania oferty podzielony przez marżę, jaką przyniosłoby zlecenie. W praktyce oznacza to najpierw sprawdzenie zero-jedynkowe (obrót, ubezpieczenie, referencje, wpis do rejestru), potem ważoną ocenę dopasowania, konkurencji, relacji, marży i wartości strategicznej, a na końcu rachunek. Większość małych pracowni powinna rezygnować z większości ogłoszeń, a zaoszczędzone godziny przeznaczać na te nieliczne, które może wygrać.

Najważniejsze punkty

Warunki udziału są zero-jedynkowe i sprawdza się je najpierw. Obrót, ubezpieczenie, referencje i wpis do rejestru eliminują więcej małych pracowni niż jakość projektu.
Wyceniaj każdą ofertę w godzinach. Dwuetapowy przetarg projektowy może pochłonąć 150–250 godzin. Licz je według wewnętrznego kosztu godziny, a nie stawki dla klienta.
Korzystaj z progu rentowności skuteczności. Koszt oferty ÷ marża z wynagrodzenia = wymagany odsetek wygranych. Jeśli nie możesz go przekroczyć, oferta musi zasłużyć na swoje miejsce względami strategicznymi.
Oceniaj punktowo, zamiast się spierać. Ważona karta oceny zamienia dyskusję wspólników w dziesięciominutową decyzję.
Uważaj na przetargi „ustawione”. Dziwnie szczegółowe referencje, minimalne terminy i dotychczasowy wykonawca, który napisał program, same w sobie niczego nie dowodzą, ale razem powinny obniżyć Twoją ocenę.
Partnerstwo jest często najlepszym „go”. Jeśli nie spełniasz warunku udziału, dołącz do silniejszego lidera albo polegaj na zasobach partnera.
Zarządzaj portfelem. Ustal budżet godzin ofertowych, łącz oferty pewne z ambitnymi i śledź koszt jednej wygranej.

Dlaczego decyzja jest ważniejsza niż sama oferta

Małe pracownie częściej przegrywają dlatego, że startują w niewłaściwych przetargach, niż dlatego, że źle piszą oferty. Studium sektorowe Rady Architektów Europy (ACE) wykazało, że europejskie pracownie złożyły w 2022 roku średnio zaledwie 0,5 oferty każda w zamówieniach powyżej progów unijnych (OJEU), wobec 2,3 w 2018 roku. 78% pracowni zgłosiło trudności z ofertami w postępowaniach OJEU. Wśród przyczyn wymieniano progi obrotu (35%), niewystarczające doświadczenie (30%) i wymogi dotyczące ubezpieczenia OC zawodowego (9%), a 43% uznało przetargi OJEU za „zbyt uciążliwe”, a 38% za „zbyt kosztowne” (ACE, 2023).

Koszt jest realny. Holenderskie pracownie architektoniczne wydały w 2023 roku średnio 53 000–76 000 € każda na przetargi i konkursy, według danych porównawczych BNA przytoczonych w odpowiedzi BNA na przegląd dyrektyw UE (BNA, 2025). Badanie RIBA z 2012 roku wykazało, że brytyjscy architekci wydali w poprzednim roku około 40 mln £ na przygotowanie ofert OJEU, co odpowiadało 29% obrotu, jaki te oferty przyniosły (RIBA, 2018).

Tymczasem konkurencja ogółem słabnie. Europejski Trybunał Obrachunkowy ustalił, że średnia liczba oferentów w postępowaniu w UE spadła z około sześciu w 2011 roku do około trzech w 2021 roku, a w 2021 roku 42% zamówień przyciągnęło tylko jedną ofertę (sprawozdanie specjalne ETO 28/2023). To dane dla wszystkich sektorów, a etapy kwalifikacji w zamówieniach projektowych często przyciągają znacznie więcej zgłoszeń. Zamawiający potrzebują jednak wiarygodnych wykonawców, a dobrze dobrana oferta jest mile widziana.

Krok 1: Policz, ile naprawdę kosztuje oferta

Policz godziny według etapów

Korzystaj z własnych kart czasu pracy. Jeśli ich nie masz, zacznij od poniższego szacunku i koryguj go po każdej ofercie. Przedziały są ilustracyjne dla pracowni zatrudniającej 5–20 osób przy średniej wielkości budynku publicznym, a nie statystykami branżowymi.

Etap	Typowe zadania	Godziny (ilustracyjnie)
Selekcja i go/no-go	Lektura ogłoszenia i dokumentów, sprawdzenie warunków udziału, ocena	3–6
Etap kwalifikacji (wniosek o dopuszczenie do udziału)	JEDZ lub formularze krajowe, referencje, CV, dowody ubezpieczenia i obrotu, pismo zespołu	20–40
Etap ofertowy	Metodologia, zespół i organizacja, harmonogram, kalkulacja wynagrodzenia, koordynacja partnerów, kontrola jakości	80–150
Element projektowy (jeśli wymagany)	Analiza terenu, szkice koncepcyjne, wizualizacje, krótki opis	40–120+
Rozmowa lub prezentacja	Prezentacja, próba, udział, podróż	15–30
Czas partnerów	Inżynierowie, kosztorysant, architekt krajobrazu	Policz go, nawet jeśli jest nieodpłatny

Dodaj koszty bezpośrednie: tłumaczenia, zamawiane wizualizacje, podróże, wydruki i uwierzytelnione kopie.

Stosuj wewnętrzny koszt godziny

Mnóż godziny przez to, ile kosztuje Cię godzina pracy (wynagrodzenie plus koszty ogólne), a nie przez stawkę dla klienta. W tym przewodniku przykładowo przyjmujemy 80 € za godzinę; stosuj własną wartość. Godziny ofertowe to koszty ogólne: pochodzą prosto z zysku.

Próg rentowności skuteczności

Próg rentowności skuteczności = pełny koszt oferty ÷ marża ze zlecenia

Marża to wynagrodzenie minus bezpośredni koszt wykonania pracy. Wynagrodzenie w wysokości 400 000 €, którego realizacja kosztuje 300 000 €, daje 100 000 €. Jeśli pełna oferta kosztuje 15 000 €, musisz wygrywać 15% podobnych ofert tylko po to, by wyjść na zero. Jeśli Twoje uczciwie oszacowane szanse są niższe, oferta ma sens wyłącznie ze względów strategicznych (nowy typ budynku, zamawiający lub kraj), a ten powód należy zapisać.

Przykład: przetarg ograniczony na rozbudowę szkoły

Szacunkowe wynagrodzenie: 450 000 € za pełny zakres usług projektowych (powyżej obowiązującego od 1 stycznia 2026 r. unijnego progu dla usług zamawiających niższego szczebla wynoszącego 216 000 € (rozporządzenie delegowane (UE) 2025/2152)).
Marża 22% (Twoja wartość będzie inna): 99 000 €.
Etap kwalifikacji: 30 godzin × 80 € = 2 400 €.
Etap ofertowy z krótką notą projektową i koordynacją partnerów: 140 godzin × 80 € = 11 200 € plus 1 500 € na wizualizacje i podróże.
Rozmowa: 20 godzin × 80 € = 1 600 €.
Pełny koszt oferty, jeśli dojdziesz do końca: 16 700 €.
Próg rentowności skuteczności: 16 700 € ÷ 99 000 € ≈ 17%.

Teraz szanse. Na krótką listę trafi pięć firm; załóżmy, że zgłosi się 30. Przeciętny kandydat ma 17% szans na krótką listę i 20% na wygraną z krótkiej listy: łącznie około 3%. Pracownia z trzema niedawnymi referencjami szkolnymi i inżynierem, który zna zasoby budynkowe zamawiającego, może uczciwie zakładać 40% i 30%: łącznie 12%.

12% to mniej niż próg rentowności 17%. Za drugi etap płacisz jednak tylko wtedy, gdy trafisz na krótką listę, więc oczekiwany koszt rozpoczęcia wynosi 2 400 € + (40% × 14 300 €) ≈ 8 100 €: próg rentowności około 8%. Oczekiwana marża to 12% × 99 000 € ≈ 11 900 €. Graniczne „go”. Bez referencji szkolnych szanse spadają do około 3%, oczekiwana marża do około 3 000 €, a odpowiedź brzmi: nie.

Dwie lekcje. Etap kwalifikacji jest tani, więc często racjonalnie jest złożyć wniosek i podjąć drugą decyzję, gdy nadejdą pełne dokumenty. A najbardziej zmienia liczby trafność referencji.

Kontrola sensowności z Holandii

Holenderskie stowarzyszenie architektów zaleca, by łączne nakłady na oferty wszystkich wybranych firm nie przekraczały 10% wartości zamówienia, co przy pięciu firmach oznacza około 2% na każdą (BNA Handreiking Gezonde Architectenselecties 2026). W przykładzie 2% z 450 000 € to 9 000 €, mniej niż sam etap ofertowy. Zamawiający wymaga zbyt wiele. Ogranicz nakład pracy projektowej do tego, co punktują kryteria oceny, albo zapytaj, czy przewidziano wynagrodzenie za udział.

Krok 2: Najpierw sprawdź warunki, które eliminują

Warunki udziału są zero-jedynkowe: nie spełnisz jednego, a nikt nie przeczyta Twojej metodologii. Sprawdź je w ciągu pierwszej godziny.

Obrót

Zgodnie z art. 58 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE wymóg minimalnego rocznego obrotu nie może przekraczać dwukrotności szacunkowej wartości zamówienia, chyba że zamawiający poda uzasadniony powód. Ogłoszenie dotyczące wynagrodzenia 300 000 €, które bez wyjaśnienia wymaga 1,5 mln € rocznie, może być nieproporcjonalne: zgłoś to w pytaniu do zamawiającego. Sprawdź też, czy chodzi o obrót ogólny, czy w danej dziedzinie, i z ilu lat.

Ubezpieczenie OC zawodowe

Przeczytaj wymaganą sumę gwarancyjną na jedno zdarzenie i na wszystkie zdarzenia oraz to, czy na etapie oferty wystarczy promesa ubezpieczyciela. Francuscy zamawiający zwykle wymagają dowodu obowiązkowego dziesięcioletniego ubezpieczenia odpowiedzialności (assurance décennale) oprócz OC zawodowego, a zagranicznej pracowni jego załatwienie może zająć tygodnie.

Referencje

Załącznik XII do dyrektywy pozwala zamawiającym żądać wykazu głównych usług wykonanych w okresie nie dłuższym niż ostatnie trzy lata oraz uwzględniać starsze, jeśli jest to konieczne do zapewnienia konkurencji. Holenderskie stowarzyszenie architektów zaleca dla prac projektowych okres dziesięciu lat, ponieważ realizacja budynków trwa latami. Uważaj na nawarstwione wymagania (ten sam typ, ta sama wielkość, zrealizowany, ostatnie trzy lata): każde z nich zawęża krąg wykonawców.

Przydatnym punktem odniesienia są Niemcy. § 75 ust. 5 VgV stanowi, że należy uznawać referencje o porównywalnych wymaganiach projektowych, a to, czy wcześniej projektowano obiekt o tym samym przeznaczeniu, jest zwykle bez znaczenia (§ 75 VgV). § 75 ust. 4 wymaga od zamawiających uwzględniania małych biur i nowych podmiotów na rynku.

Wpis do rejestru i tytuł zawodowy

Art. 58 ust. 2 pozwala zamawiającym wymagać wpisu do rejestru zawodowego lub handlowego w kraju siedziby. W przypadku architektów oznacza to zwykle krajową izbę lub samorząd zawodowy (Ordre des architectes, Architektenkammer, albo, colegio, Ordem dos Arquitectos, ARB). Przy ofertach transgranicznych sprawdź, czy wskazany architekt potrzebuje wpisu lub uznania kwalifikacji w kraju zamawiającego, aby podpisywać wnioski, i ile to trwa.

Podstawy wykluczenia i formalności

Zaległe podatki lub składki na ubezpieczenia społeczne, niewypłacalność i niektóre wyroki skazujące to podstawy wykluczenia na podstawie art. 57. Sprawdź, czy Twoje zaświadczenia są aktualne i czy możesz podpisać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli jest wymagany. Formalności opisuje przewodnik po JEDZ.

Jeśli nie przechodzisz jednego warunku

Cztery możliwości, w tej kolejności:

Zapytaj. Pytanie do zamawiającego nic nie kosztuje („Czy będą akceptowane referencje starsze niż trzy lata?”).
Polegaj na zasobach innej firmy. Art. 63 pozwala polegać na zdolnościach innych podmiotów w zakresie sytuacji finansowej oraz zdolności technicznej. W przypadku kwalifikacji zawodowych i doświadczenia podmiot, na którym polegasz, musi faktycznie wykonać dane usługi.
Startuj w konsorcjum albo jako partner lidera, który spełnia warunki (patrz krok 5).
Odpuść i zanotuj, czego potrzebowałbyś, aby zakwalifikować się następnym razem.

Krok 3: Oceń szansę

Nie chodzi o precyzję. Chodzi o to, by za każdym razem decydować w ten sam sposób i zmuszać wspólników do podawania argumentów.

Ważona karta oceny

Oceń każde kryterium w skali od 1 do 5, pomnóż przez wagę, a następnie podziel sumę przez 5, aby uzyskać wynik na 100.

Kryterium	Waga	Jak wygląda 1	Jak wygląda 5
Dopasowanie (typ budynku, skala, program projektowy)	25	Nowy typ, skala daleko powyżej Twojego największego zlecenia	Trzy lub więcej niedawnych, porównywalnych projektów
Konkurencja (liczba i siła rywali)	15	Otwarty dla wszystkich, prawdopodobnie 40+ zgłoszeń, silny dotychczasowy wykonawca	Krótka lista 3–5 firm, brak oczywistego faworyta
Relacje i wiedza	15	Nigdy nie spotkałeś zamawiającego, brak wiedzy o lokalnych warunkach	Dawny klient albo partner, który zna zasoby budynkowe
Marża (adekwatność wynagrodzenia, warunki płatności, ryzyko)	20	Wynagrodzenie wygląda na poniżej kosztów, wysoka odpowiedzialność, punktacja oparta na cenie	Realistyczne wynagrodzenie, punktacja oparta na jakości, uczciwa umowa
Wartość strategiczna	15	Nic, co umieściłbyś w portfolio	Otwiera nowy sektor, miasto lub kraj, na którym Ci zależy
Moce przerobowe (zespół wolny do realizacji i oferty)	10	Kluczowe osoby zajęte innymi terminami	Dostępny zarówno zespół ofertowy, jak i realizacyjny

Zasada decyzji:

70 lub więcej: go.
55–69: warunkowe go. Nazwij warunek: partner poprawiający dopasowanie, odpowiedź na pytanie do zamawiającego, limit godzin ofertowych.
Poniżej 55: no-go, chyba że jeden ze wspólników zatwierdzi pisemnie uzasadniony powód strategiczny.

Utrzymaj wagi przez rok, a potem skoryguj je na podstawie rzeczywistych wygranych.

Czytaj kryteria oceny ofert jako część „marży”

Kryteria oceny ofert pokazują, czy zamawiający kupuje projekt, czy cenę. Podział cena/jakość 60/40 przy projektowaniu to sygnał ostrzegawczy (BNA go krytykuje). Jakość na poziomie 70% lub więcej, z jasnymi podkryteriami i architektami w komisji, to dobry znak. Zobacz jak napisać zwycięską ofertę przetargową i jak wycenić wynagrodzenie.

Selekcjonuj, zanim zaczniesz oceniać

Nie ocenisz 50 ogłoszeń tygodniowo. Najpierw filtruj według kodu CPV (71200000 usługi architektoniczne, 71240000 usługi architektoniczne, inżynieryjne i planowania, 71300000 usługi inżynieryjne), regionu, wartości i procedury, a dopiero potem oceniaj to, co zostanie. Wyszukiwarka TenderDesk ocenia ogłoszenia według tego, w jakim stopniu dotyczą rzeczywistego zlecenia projektowego, co odfiltrowuje większość umów utrzymaniowych błędnie oznaczonych jako projektowe.

Krok 4: Oceń konkurencję i sygnały ustawionego przetargu

Oszacuj, z iloma rywalami się zmierzysz

Rodzaj procedury. W przetargu ograniczonym zamawiający musi zaprosić co najmniej pięciu kandydatów (trzech w procedurze konkurencyjnej z negocjacjami) zgodnie z art. 65. Ogłoszenie zwykle podaje maksymalną liczbę.
Wcześniejsze ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Przeszukaj TED lub portal krajowy pod kątem wcześniejszych zamówień projektowych zamawiającego. Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia muszą podawać liczbę otrzymanych ofert (załącznik V część D dyrektywy) i zwycięzcę. Ten sam zwycięzca trzy razy z rzędu to informacja.
Losowanie. W Niemczech, jeśli zbyt wielu kandydatów pozostaje równie dobrze zakwalifikowanych, zamawiający może przeprowadzić losowanie (§ 75 ust. 6 VgV). Etap kwalifikacji jest wtedy częściowo kwestią szczęścia: ogranicz godziny.

Sygnały, że przetarg może być ustawiony

„Ustawiony” oznacza, że specyfikację ukształtowano, celowo lub nie, pod jedną firmę. Większość przetargów taka nie jest. Badacze ryzyka w zamówieniach publicznych posługują się sygnałami ostrzegawczymi, takimi jak jedna oferta, krótki okres publikacji, ogłoszenia zmieniane w trakcie postępowania, postępowania unieważniane i wszczynane ponownie oraz duża waga kryteriów subiektywnych (Corruption Research Center Budapest, 2015). Ostatni z nich wymaga ostrożności: jakość powinna dominować przy zamówieniach projektowych. Problemem są kryteria subiektywne bez podkryteriów ani metody punktacji.

W ogłoszeniach architektonicznych i inżynierskich szukaj:

Referencji opisujących jeden konkretny projekt. „Szkoła średnia o powierzchni 6 000–6 500 m², konstrukcja drewniana, certyfikat Passivhaus, zrealizowana w regionie w ciągu ostatnich trzech lat.”
Terminu na poziomie ustawowego minimum lub blisko niego przy złożonym zleceniu albo w okresie świątecznym. Procedura otwarta według dyrektywy przewiduje 35 dni, a po wstępnym ogłoszeniu informacyjnym nawet tylko 15. Zgodne z prawem nie znaczy realistyczne.
Dotychczasowego wykonawcy, który przygotował studium wykonalności. Art. 41 wymaga od zamawiającego udostępnienia istotnych informacji od każdej firmy zaangażowanej w przygotowanie postępowania i wyznaczenia odpowiednich terminów. Jeśli studium nie ma w dokumentach, poproś o nie.
Obrotu daleko powyżej dwukrotności wynagrodzenia bez podanego uzasadnienia.
Nazw marek lub zastrzeżonego oprogramowania bez dopisku „lub równoważne”.
Jednej, obowiązkowej wizji lokalnej wyznaczonej w krótkim terminie.
Odpowiedzi na pytania, które przesuwają wymagania w stronę profilu pasującego tylko do jednej firmy.
Powtórzenia unieważnionego postępowania z węższymi kryteriami.

Co zrobić z tymi sygnałami

Żaden z nich niczego nie dowodzi, a oskarżanie zamawiającego kosztuje utratę klientów. Obniż ocenę konkurencji, zadaj uprzejme pytania do zamawiającego (odpowiedzi trafiają do wszystkich wykonawców i często rozwiązują problem) i ogranicz liczbę godzin. Formalne odwołania rzadko opłacają się małej pracowni, chyba że naruszenie jest oczywiste, a zlecenie ważne.

Krok 5: Lider, partner czy rezygnacja

„No-go jako lider” nie zawsze oznacza „no-go”. Startuj jako partner lub podwykonawca, gdy:

Nie spełniasz progów obrotu, ubezpieczenia lub referencji, ale spełnia je większa firma, której brakuje Twojej specjalizacji.
Rola lidera wymaga lokalnego wpisu do rejestru, języka lub obecności, których nie masz. Lokalny lider to najtańszy sposób wejścia do nowego kraju.
Kryteria oceny nagradzają duży zespół wielobranżowy, a Ty reprezentujesz jedną branżę.
Karta oceny daje 55–69 punktów, a brakujące punkty dotyczą wyłącznie dopasowania lub mocy przerobowych.

Partnerstwo zmniejsza liczbę Twoich godzin ofertowych i buduje referencje, dzięki którym następnym razem będziesz liderem. Koszty: mniejszy udział w wynagrodzeniu, mniejsza kontrola nad projektem i, w niektórych strukturach, odpowiedzialność solidarna. Przewodnik po strukturach zespołów ofertowych porównuje możliwości w poszczególnych krajach, przewodnik po wyborze partnera omawia weryfikację, a katalog zweryfikowanych pracowni zawiera firmy według branży i kraju.

Różnice między krajami, które zmieniają rachunek

Przepisy unijne są wszędzie takie same, ale prawo krajowe i praktyka zawodowa zmieniają stronę kosztów i szanse. Poniższe progi są aktualne w chwili pisania tekstu (październik 2026).

Kraj	Co zmienia Twoją decyzję go/no-go	Źródło
Francja	W konkursie (concours) uczestnicy, których prace są zgodne z regulaminem, otrzymują prime równą szacunkowej cenie wymaganych opracowań, pomniejszonej najwyżej o 20%. Praca konkursowa zespołów z krótkiej listy jest w dużej mierze opłacona.	Art. R2172-4 CCP
Niemcy	Zamawiający muszą uwzględniać małe biura i nowe podmioty; referencje dotyczące typu budynku zwykle nie są wymagane dla wykazania porównywalności; wśród zakwalifikowanych kandydatów może zostać przeprowadzone losowanie. Według zasad konkursowych (RPW 2013) pula nagród wynosi zwykle co najmniej równowartość wynagrodzenia za projekt wstępny, minimum 10 000 €, ale opłacani są tylko laureaci nagród i wyróżnień, chyba że przewidziano zwrot kosztów.	§ 75 VgV; RPW 2013 Anlage II
Włochy	W przypadku usług architektonicznych i inżynierskich od 140 000 € obowiązkowe jest kryterium najlepszej relacji jakości do ceny, a cena może stanowić najwyżej 30% punktacji; od dekretu zmieniającego z 2024 roku 65% wynagrodzenia referencyjnego jest stałe, a obniżce podlega tylko 35%. Wojny cenowe są ograniczone, więc decydują punkty za jakość.	Ediltecnico, 2025
Hiszpania	Architektura jest z mocy prawa „usługą intelektualną” (LCSP, przepis dodatkowy 41), więc kryteria jakościowe muszą stanowić co najmniej 51% punktacji.	Omówienie wyroku Sądu Najwyższego
Holandia	Wytyczne BNA zalecają zamawiającym co najmniej 80% wagi dla jakości, referencje o wielkości 30–60% projektu z ostatnich 10 lat i łączne nakłady na oferty poniżej 10% wartości zamówienia. Wykorzystaj je, aby ocenić, czy zamawiający postępuje rozsądnie.	BNA Handreiking 2026
Wielka Brytania	Zgodnie z Procurement Act 2023 progi w Anglii od 1 stycznia 2026 r. obejmują VAT: 135 018 £ (usługi administracji centralnej), 207 720 £ (zamawiający niższego szczebla), 5 193 000 £ (roboty budowlane). Na podstawie sekcji 93 instytucje, które spodziewają się wydać ponad 100 mln £ w roku budżetowym, publikują ogłoszenia o planowanych zamówieniach (pipeline notices) powyżej 2 mln £ na kolejne 18 miesięcy: wykorzystaj je do budowania relacji przed przetargiem.	Bevan Brittan; wytyczne rządu Walii

W przypadku Belgii, Szwajcarii, Portugalii i Luksemburga aktualne ogłoszenia i portale znajdziesz na stronach krajowych (Belgia, Szwajcaria, Portugalia, Luksemburg). Karta oceny działa tak samo; skoryguj stronę kosztów o czas na tłumaczenia i wpisy do rejestrów.

Krok 6: Zarządzaj portfelem, a nie ciągiem ofert

Ustal budżet ofertowy

Określ łączną liczbę godzin ofertowych na kwartał. Pracownia zatrudniająca dziesięć osób, z których każda pracuje około 1 650 godzin, a która przeznacza 8% swojego czasu na oferty, ma do dyspozycji mniej więcej 1 300 godzin ofertowych rocznie. Przy przykładowych kosztach podanych wyżej wystarcza to na około pięć pełnych przetargów i kilkanaście wniosków na etapie kwalifikacji. Gdy budżet się wyczerpie, poprzeczka dla „go” idzie w górę.

Zróżnicuj portfel

Rozsądny podział dla małej pracowni:

Rdzeń (około 60% godzin ofertowych): typy obiektów i zamawiający, przy których dopasowanie oceniasz na 4–5.
Rozwój (około 25%): nowy sektor lub region, najlepiej jako partner firmy, która spełnia warunki.
Renoma (około 15%): konkursy, które budują portfolio. Płatne konkursy we Francji sprawiają, że jest to tańsze, niż się wydaje.

Śledź wyniki

Po każdym rozstrzygnięciu zapisz zamawiającego, typ budynku, procedurę, liczbę oferentów, swoją ocenę go/no-go, godziny, wynik i wnioski z omówienia. Po 15–20 ofertach poznasz swoją skuteczność w poszczególnych kategoriach, koszt jednej wygranej i to, czy Twoja karta oceny cokolwiek przewiduje. Zawsze proś zamawiającego o omówienie wyników.

Planuj na podstawie zapowiedzi

Wiele dobrych przetargów widać wcześnie: wstępne ogłoszenia informacyjne, brytyjskie pipeline notices, dokumenty budżetowe samorządów. Przegląd rynku na 2026 rok pokazuje, gdzie rośnie wolumen. Wiedza, że nadchodzi program budowy szkół, pozwala przygotować referencje i partnerów, zanim ruszy zegar.

Najczęstsze błędy

Decydowanie pod wpływem entuzjazmu. „To piękna działka” nie jest argumentem. Oceń ją punktowo.
Sprawdzanie warunków udziału w 20. dniu. Brak jednego pisma od ubezpieczyciela albo referencja sprzed dwóch lat mogą zniweczyć miesiąc pracy.
Nadmiar projektowania. Przygotowywanie większej ilości projektu, niż punktują kryteria oceny.
Nigdy nie odmawianie. Pracownia, która startuje we wszystkim, we wszystkim startuje źle.
Pomijanie drugiej decyzji. Oceń ponownie, gdy nadejdą pełne dokumenty zamówienia.
Niezapisywanie porażek. Bez danych decyzje w przyszłym roku będą tak samo ślepe jak w tym.

Jednostronicowy szablon go/no-go

Skopiuj go i wypełnij dla każdego ogłoszenia, które przejdzie wstępną selekcję.

KARTA DECYZJI GO / NO-GO
Przetarg:                       Zamawiający:
Portal / numer referencyjny:    Kraj:
Procedura: otwarta / ograniczona / negocjacyjna / konkurs
Szacunkowe wynagrodzenie:       Kryteria oceny (jakość/cena):
Termin wniosków o dopuszczenie:      Termin składania ofert:

A. WARUNKI UDZIAŁU (wszystkie muszą być na TAK albo wskaż rozwiązanie)
[ ] Obrót spełnia wymóg (≤ 2x wartości?)         Rozwiązanie:
[ ] Poziom i rodzaj ubezpieczenia OC zawodowego  Rozwiązanie:
[ ] Referencje: liczba, rodzaj, wiek              Rozwiązanie:
[ ] Wpis do rejestru (kraj siedziby + kraj zamawiającego, jeśli trzeba) Rozwiązanie:
[ ] Brak podstaw wykluczenia; zaświadczenia aktualne
[ ] Kwalifikowany podpis elektroniczny / dostęp do platformy gotowy
[ ] Język oferty zapewniony

B. OCENA (1-5 x waga, suma / 5)
Dopasowanie (25) ___  Konkurencja (15) ___  Relacje (15) ___
Marża (20) ___  Wartość strategiczna (15) ___  Moce przerobowe (10) ___
SUMA / 100: ___

C. KOSZT I SZANSE
Godziny ofertowe (kwalifikacja / oferta / rozmowa): ___ / ___ / ___
Stawka wewnętrzna: ___   Koszty bezpośrednie: ___   Pełny koszt oferty: ___
Marża w razie wygranej: ___
Próg rentowności skuteczności (koszt / marża): ___ %
Nasze realne prawdopodobieństwo wygranej: ___ %

D. SYGNAŁY USTAWIENIA (zaznacz)
[ ] Zbyt szczegółowe referencje  [ ] Minimalny termin  [ ] Program przygotował dotychczasowy wykonawca
[ ] Obrót > 2x wartości          [ ] Niejasne kryteria  [ ] Powtórzone postępowanie

E. DECYZJA
GO jako lider / GO jako partner / WARUNKOWE GO (warunek: ___) / NO-GO
Limit godzin ofertowych: ___     Kierownik oferty: ___     Zdecydował(a): ___   Data: ___
Ponowna decyzja na etapie ofertowym? T / N

Lista kontrolna

Ogłoszenie przefiltrowane według kodu CPV, regionu, wartości i procedury
Pobrane pełne dokumenty, w tym ewentualne studium wykonalności
Wymóg obrotu sprawdzony pod kątem zasady 2x
Rodzaj i poziom ubezpieczenia potwierdzone z brokerem
Referencje dopasowane do każdego wymogu, z datami i wartościami
Potwierdzony wpis do rejestru firmy i wskazanego architekta
Aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami
Gotowy podpis elektroniczny i konto na platformie
Godziny ofertowe oszacowane według etapów i wycenione według stawki wewnętrznej
Obliczony próg rentowności skuteczności
Sprawdzone wcześniejsze ogłoszenia o udzieleniu zamówienia przez tego zamawiającego (zwycięzcy, liczba ofert)
Przeanalizowane sygnały ustawienia; przygotowane pytania do zamawiającego
Wypełniona karta oceny i zapisana decyzja
Ustalona rola: lider / partner / rezygnacja; nawiązany kontakt z partnerami
Ustalony limit godzin ofertowych i wyznaczony kierownik oferty
Zaplanowana druga decyzja go/no-go na etapie ofertowym
Wynik i wnioski z omówienia zapisane po rozstrzygnięciu

Najczęściej zadawane pytania

Jakiej skuteczności powinna oczekiwać pracownia architektoniczna w przetargach publicznych?

Nie ma wiarygodnych danych dla całej Europy, a definicje są różne. Studium sektorowe ACE podało 42% „skuteczności” w konkursach publicznych i ofertach OJEU w 2022 roku, ale nie zdefiniowano sukcesu, który może obejmować przejście do drugiego etapu lub zdobycie nagrody. W przetargach z nieznanymi rywalami zakładaj 10–30% dla ofert, do których jesteś dobrze przygotowany, i doprecyzuj to na podstawie własnych danych według typów budynków.

Ile kosztuje udział w publicznym przetargu architektonicznym?

To zależy od etapów i wymaganego zakresu projektu. Dwuetapowy przetarg ograniczony na średniej wielkości budynek publiczny może pochłonąć 150–250 godzin łącznie z rozmową, plus czas partnerów i koszty bezpośrednie. Holenderskie pracownie wydały w 2023 roku średnio 53 000–76 000 € każda na przetargi i konkursy (dane porównawcze BNA).

Czy zamawiający może wymagać obrotu wyższego niż wartość zamówienia?

Tak, ale zgodnie z art. 58 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE minimalny roczny obrót nie może przekraczać dwukrotności szacunkowej wartości zamówienia, chyba że zamawiający uzasadni wyższą kwotę w dokumentach. Jeśli wygląda to na nieproporcjonalne, zadaj pytanie przed upływem terminu. Możesz też polegać na zdolności finansowej innej firmy na podstawie art. 63.

Jak rozpoznać, że przetarg jest już obiecany innej firmie?

Nie da się tego wiedzieć na pewno. Sygnały ostrzegawcze to m.in. referencje opisujące jeden konkretny projekt, terminy na poziomie ustawowego minimum, nieudostępnione studium wykonalności przygotowane przez inną firmę oraz ten sam zwycięzca w niedawnych ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia przez danego zamawiającego. Obniż ocenę, zadaj pytania i ogranicz godziny, zamiast rezygnować wyłącznie na podstawie podejrzeń.

Czy startować, jeśli nie spełniamy wymogów dotyczących referencji?

Nie samodzielnie. Zapytaj, czy akceptowane są starsze lub szerzej rozumiane referencje, a następnie rozważ poleganie na doświadczeniu partnera albo dołączenie do lidera, który spełnia warunki. Pamiętaj, że gdy polegasz na doświadczeniu zawodowym innej firmy, ta firma musi faktycznie wykonać odpowiednie usługi.

Czy warto brać udział w konkursach architektonicznych?

Często tak, jeśli wybierasz je starannie. We francuskim publicznym konkursie na usługi architektoniczne uczestnicy, których prace są zgodne z regulaminem, otrzymują prime w wysokości co najmniej 80% szacunkowej ceny wymaganych opracowań, co czyni je znacznie tańszymi niż nieodpłatne przetargi. W Niemczech zwykle opłacani są tylko laureaci nagród i wyróżnień, chyba że przewidziano zwrot kosztów, więc traktuj takie konkursy jako wydatek na renomę w ramach stałego budżetu.

Kiedy podejmować decyzję go/no-go?

Dwukrotnie w procedurach dwuetapowych. Pierwszą decyzję podejmij w ciągu dnia lub dwóch od ogłoszenia, zanim zainwestujesz w etap kwalifikacji. Drugą, gdy nadejdą pełne dokumenty zamówienia, ponieważ program, podstawa wynagrodzenia i wymagania projektowe często zmieniają rachunek.