go-no-go anbudsstrategi offentlig upphandling arkitektur teknikkonsult

Go/no-go: så avgör ni vilka upphandlingar kontoret ska satsa på

TenderDesk · 12 okt. 2026 · 20 min läsning

En praktisk go/no-go-metod för mindre arkitekt- och ingenjörskontor: kvalificeringskrav som fäller er, verkliga anbudskostnader, ett viktat poängkort, tecken på riggade upphandlingar och en mall på en sida.

Satsa på en offentlig upphandling bara när ni uppfyller alla kvalificeringskrav redan första dagen och er realistiska chans att vinna är högre än er break-even-träffprocent: den totala anbudskostnaden delad med det täckningsbidrag uppdraget skulle ge. I praktiken innebär det först en kontroll med godkänt/underkänt (omsättning, försäkring, referenser, registrering), sedan en viktad poängsättning av passform, konkurrens, relation, marginal och strategiskt värde, och sist en kalkyl. De flesta mindre kontor bör tacka nej till de flesta annonser och lägga de sparade timmarna på de få upphandlingar de faktiskt kan vinna.

Viktigaste punkterna

Kvalificeringen är godkänt/underkänt och kommer först. Krav på omsättning, försäkring, referenser och registrering slår ut fler små kontor än vad den gestaltningsmässiga kvaliteten gör.
Räkna varje anbud i timmar. En upphandling i två steg med gestaltningsinslag kan sluka 150–250 timmar. Värdera dem till er interna kostnad, inte till ert debiteringspris.
Använd break-even-träffprocenten. Anbudskostnad ÷ täckningsbidrag från arvodet = den träffprocent ni behöver. Klarar ni den inte måste anbudet motiveras strategiskt.
Poängsätt i stället för att diskutera. Ett viktat poängkort gör delägarnas diskussion till ett beslut på tio minuter.
Se upp för "riggade" upphandlingar. Märkligt specifika referenskrav, minimala anbudstider och en befintlig konsult som skrivit programmet bevisar ingenting var för sig, men tillsammans bör de sänka er poäng.
Samarbete är ofta det bästa "go". Om ni inte klarar ett kvalificeringskrav kan ni gå in under en starkare huvudkonsult eller åberopa en partners kapacitet.
Förvalta en portfölj. Sätt en budget för anbudstimmar, blanda säkra anbud med offensiva och följ upp kostnaden per vunnet uppdrag.

Varför beslutet betyder mer än själva anbudet

Små kontor förlorar oftare på att lämna anbud i fel upphandlingar än på att skriva dåligt. Architects' Council of Europe (ACE) konstaterade i sin Sector Study att europeiska kontor i genomsnitt lämnade bara 0,5 anbud vardera på upphandlingar över EU-tröskelvärdena (OJEU) under 2022, jämfört med 2,3 under 2018. 78 % av kontoren uppgav att de hade svårt med OJEU-upphandlingar. Bland skälen fanns omsättningskrav (35 %), otillräcklig tidigare erfarenhet (30 %) och krav på ansvarsförsäkring (9 %), medan 43 % tyckte att OJEU-anbud var "för betungande" och 38 % "för kostsamma" (ACE, 2023).

Kostnaden är verklig. Nederländska arkitektkontor lade i genomsnitt 53 000–76 000 euro vardera på upphandlingar och tävlingar under 2023, enligt BNA:s benchmarksiffror som citeras i BNA:s yttrande över översynen av EU-direktiven (BNA, 2025). En RIBA-enkät från 2012 visade att brittiska arkitekter året innan hade lagt omkring 40 miljoner pund på att ta fram OJEU-anbud, motsvarande 29 % av den omsättning som anbuden gav (RIBA, 2018).

Samtidigt minskar konkurrensen totalt sett. Europeiska revisionsrätten fann att det genomsnittliga antalet anbudsgivare per EU-förfarande sjönk från cirka sex år 2011 till cirka tre år 2021, och att 42 % av kontrakten 2021 fick ett enda anbud (ECA:s särskilda rapport 28/2023). Det är siffror för alla sektorer, och urvalsskedet i arkitektupphandlingar lockar ofta betydligt fler sökande. Men upphandlande myndigheter behöver trovärdiga anbudsgivare, och ett väl valt anbud är välkommet.

Steg 1: Räkna ut vad anbudet verkligen kostar

Räkna timmarna per skede

Använd era egna tidrapporter. Har ni inga, börja med uppskattningen nedan och justera den efter varje anbud. Intervallen är exempel för ett kontor med 5–20 personer och en medelstor offentlig byggnad, inte branschstatistik.

Skede	Typiska uppgifter	Exempel på timmar
Bevakning och go/no-go	Läsa annons och förfrågningsunderlag, kontrollera kvalificering, poängsätta	3–6
Urvalsskede (ansökan om att delta)	ESPD eller nationella blanketter, referenser, CV, bevis om försäkring och omsättning, presentationsbrev för teamet	20–40
Anbudsskede	Metodbeskrivning, team och organisation, tidplan, arvodesuppbyggnad, samordning med partner, kvalitetsgranskning	80–150
Gestaltningsinslag (om det efterfrågas)	Platsanalys, konceptskisser, visualiseringar, kort rapport	40–120+
Intervju eller presentation	Presentation, genrepetition, närvaro, resor	15–30
Partners tid	Konstruktörer, kostnadskalkylator, landskapsarkitekt	Räkna med den, även om den är obetald

Lägg till direkta kostnader: översättningar, köpta visualiseringar, resor, tryck och vidimerade kopior.

Använd er interna kostnad per timme

Multiplicera timmarna med vad en timme kostar er (lön plus omkostnader), inte med ert debiteringspris. Den här guiden använder 80 euro i timmen som exempel; använd er egen siffra. Anbudstimmar är omkostnader: de går rakt ut ur vinsten.

Break-even-träffprocenten

Break-even-träffprocent = total anbudskostnad ÷ täckningsbidrag från uppdraget

Täckningsbidraget är arvodet minus den direkta kostnaden för att utföra uppdraget. Ett arvode på 400 000 euro som kostar 300 000 euro att leverera ger 100 000 euro. Om ett fullständigt anbud kostar 15 000 euro måste ni vinna 15 % av sådana anbud bara för att gå jämnt ut. Är era ärliga odds lägre är anbudet bara rimligt av strategiska skäl (en ny byggnadstyp, beställare eller ett nytt land), och då bör ni skriva ner det skälet.

Räkneexempel: selektivt förfarande för en skoltillbyggnad

Uppskattat arvode: 450 000 euro för fullständiga projekteringstjänster (över EU:s tröskelvärde för tjänster hos andra upphandlande myndigheter än centrala, 216 000 euro, som gäller från 1 januari 2026 (delegerad förordning (EU) 2025/2152)).
Täckningsbidrag på 22 % (er siffra blir en annan): 99 000 euro.
Urvalsskede: 30 timmar × 80 euro = 2 400 euro.
Anbudsskede inklusive en kort gestaltningsbeskrivning och samordning med partner: 140 timmar × 80 euro = 11 200 euro, plus 1 500 euro för visualiseringar och resor.
Intervju: 20 timmar × 80 euro = 1 600 euro.
Total anbudskostnad om ni går hela vägen: 16 700 euro.
Break-even-träffprocent: 16 700 euro ÷ 99 000 euro ≈ 17 %.

Nu oddsen. Fem kandidater kommer att väljas ut; anta att 30 ansöker. En genomsnittlig sökande har 17 % chans att gå vidare och 20 % chans att vinna bland de utvalda: totalt ungefär 3 %. Ett kontor med tre aktuella skolreferenser och en konstruktör som känner beställarens fastighetsbestånd kan rimligen räkna med 40 % och 30 %: totalt 12 %.

12 % ligger under break-even på 17 %. Men ni betalar bara för steg två om ni går vidare, så den förväntade kostnaden för att börja är 2 400 euro + (40 % × 14 300 euro) ≈ 8 100 euro: en break-even på ungefär 8 %. Förväntat täckningsbidrag är 12 % × 99 000 euro ≈ 11 900 euro. Ett marginellt "go". Utan skolreferenserna sjunker oddsen till runt 3 %, det förväntade täckningsbidraget till ungefär 3 000 euro, och svaret blir nej.

Två lärdomar. Urvalsskedet är billigt, så det är ofta rationellt att ansöka och fatta ett andra beslut när det fullständiga förfrågningsunderlaget kommer. Och relevansen är det som flyttar siffrorna mest.

En rimlighetskontroll från Nederländerna

Den nederländska arkitektorganisationen rekommenderar att de utvalda kontorens sammanlagda anbudsinvestering inte ska överstiga 10 % av kontraktsvärdet, vilket med fem kontor blir ungefär 2 % var (BNA Handreiking Gezonde Architectenselecties 2026). I exemplet är 2 % av 450 000 euro 9 000 euro, mindre än enbart anbudsskedet. Beställaren begär för mycket. Skär ner gestaltningsinsatsen till det som tilldelningskriterierna faktiskt poängsätter, eller fråga om ersättning betalas ut.

Steg 2: Gå igenom de kvalificeringskrav som kan fälla er innan ni gör något annat

Kvalificeringskraven är godkänt/underkänt: missar ni ett blir er metodbeskrivning aldrig läst. Kontrollera dem den första timmen.

Omsättning

Enligt artikel 58.3 i direktiv 2014/24/EU får ett krav på lägsta årsomsättning inte överstiga två gånger kontraktets uppskattade värde, om inte den upphandlande myndigheten anger ett motiverat skäl. En annons för ett arvode på 300 000 euro som kräver 1,5 miljoner euro per år utan förklaring kan vara oproportionerlig: ta upp det i en fråga under anbudstiden. Kontrollera också om omsättningskravet avser hela verksamheten eller det specifika området, och över hur många år.

Ansvarsförsäkring

Läs vilket försäkringsbelopp som krävs per skada och per år, och om ett avsiktsbrev från försäkringsbolaget räcker i anbudsskedet. Franska beställare begär normalt bevis om den obligatoriska tioåriga ansvarsförsäkringen (assurance décennale) utöver konsultansvarsförsäkring, något som ett utländskt kontor kan behöva veckor för att ordna.

Referenser

Bilaga XII till direktivet tillåter upphandlande myndigheter att begära en förteckning över de viktigaste tjänster som utförts under högst de tre senaste åren, och att godta äldre referenser när det behövs för att säkerställa konkurrens. Den nederländska arkitektorganisationen rekommenderar ett tidsfönster på tio år för projekteringsuppdrag, eftersom byggnader tar år att färdigställa. Se upp för staplade krav (samma typ, samma storlek, färdigställd, de senaste tre åren): varje krav krymper fältet.

Tyskland är en bra jämförelsepunkt. Enligt § 75.5 VgV ska referenser med jämförbara projekteringskrav godtas, och att man tidigare har projekterat samma användningstyp är normalt ovidkommande (§ 75 VgV). Enligt § 75.4 ska upphandlande myndigheter ta hänsyn till små kontor och nyetablerade.

Registrering och yrkestitel

Artikel 58.2 ger upphandlande myndigheter rätt att kräva inskrivning i ett yrkes- eller handelsregister i det land där ni är etablerade. För arkitekter innebär det oftast den nationella arkitektorganisationen eller kammaren (Ordre des architectes, Architektenkammer, albo, colegio, Ordem dos Arquitectos, ARB). Vid gränsöverskridande uppdrag: kontrollera om den namngivna arkitekten behöver registrering eller erkännande i beställarens land för att kunna skriva under ansökningar, och hur lång tid det tar.

Uteslutningsgrunder och administration

Obetalda skatter eller sociala avgifter, insolvens och vissa brott är uteslutningsgrunder enligt artikel 57. Kontrollera att era intyg är aktuella och att ni kan skriva under med en kvalificerad elektronisk underskrift om det krävs. Guiden om ESPD går igenom pappersarbetet.

Om ni inte klarar en kontroll

Fyra alternativ, i denna ordning:

Fråga. En fråga under anbudstiden kostar ingenting ("Godtas referenser som är äldre än tre år?").
Åberopa ett annat företags kapacitet. Artikel 63 tillåter er att åberopa andra företag för ekonomisk ställning och teknisk förmåga. För yrkeskvalifikationer och erfarenhet måste det företag ni åberopar faktiskt utföra de aktuella tjänsterna.
Lämna anbud som grupp eller som partner till en huvudkonsult som uppfyller kraven (se steg 5).
Avstå, och notera vad ni skulle behöva för att kvalificera er nästa gång.

Steg 3: Poängsätt möjligheten

Poängen är inte precision. Det handlar om att besluta på samma sätt varje gång och få delägarna att redovisa sina skäl.

Det viktade poängkortet

Ge varje kriterium 1 till 5 poäng, multiplicera med vikten och dela sedan summan med 5 för att få ett resultat av 100.

Kriterium	Vikt	1 innebär	5 innebär
Passform (byggnadstyp, skala, gestaltningsuppgift)	25	Ny typ, skala långt över ert största uppdrag	Tre eller fler aktuella, jämförbara projekt
Konkurrens (antal och styrka hos konkurrenterna)	15	Öppet för alla, troligen 40+ sökande, stark befintlig konsult	Urval på 3–5, ingen given favorit
Relation och insikt	15	Har aldrig träffat beställaren, ingen lokalkännedom	Tidigare kund, eller partner som känner fastighetsbeståndet
Marginal (arvodets rimlighet, betalningsvillkor, risk)	20	Arvodet ser ut att ligga under självkostnad, tungt ansvar, prisdriven utvärdering	Realistiskt arvode, kvalitetsdriven utvärdering, rimligt avtal
Strategiskt värde	15	Inget ni skulle visa i portfolion	Öppnar en ny sektor, stad eller ett nytt land ni vill in i
Kapacitet (team som är lediga att leverera och skriva anbud)	10	Nyckelpersoner sitter med andra deadlines	Både anbudsteam och leveransteam är tillgängliga

Beslutsregel:

70 eller mer: go.
55–69: villkorat go. Ange villkoret: en partner som löser passformen, ett svar på en fråga, ett tak för anbudstimmar.
Under 55: no-go, om inte en delägare skriver under på ett nedskrivet strategiskt skäl.

Behåll vikterna i ett år och justera dem sedan mot faktiska vinster.

Läs tilldelningskriterierna som en del av "marginal"

Tilldelningskriterierna visar om beställaren köper gestaltning eller pris. En fördelning på 60/40 mellan pris och kvalitet för ett gestaltningsuppdrag är en varningssignal (BNA kritiserar den). Kvalitet på 70 % eller mer, med tydliga underkriterier och arkitekter i bedömningsgruppen, är ett gott tecken. Läs hur ni skriver ett vinnande anbud och hur ni prissätter arvodet.

Sålla innan ni poängsätter

Ni kan inte poängsätta 50 annonser i veckan. Filtrera först på CPV-kod (71200000 arkitekttjänster, 71240000 arkitekt-, teknik- och planeringstjänster, 71300000 tekniska tjänster), region, värde och förfarande, och poängsätt sedan det som återstår. TenderDesks flöde poängsätter annonser efter hur mycket av ett verkligt gestaltningsuppdrag de är, vilket filtrerar bort de flesta underhållskontrakt som felaktigt märkts som projektering.

Steg 4: Bedöm konkurrensen och tecknen på en riggad upphandling

Uppskatta hur många konkurrenter ni möter

Typ av förfarande. Vid selektivt förfarande måste den upphandlande myndigheten bjuda in minst fem kandidater (tre vid förhandlat förfarande med föregående annonsering), enligt artikel 65. Annonsen anger vanligen det högsta antalet.
Tidigare tilldelningsannonser. Sök i TED eller den nationella annonsdatabasen efter beställarens tidigare projekteringskontrakt. Meddelanden om tilldelning måste ange antalet mottagna anbud (bilaga V, del D i direktivet) och vinnaren. Samma vinnare tre gånger i rad är information.
Lottning. Om för många sökande återstår med samma kvalifikationer i Tyskland får beställaren lotta (§ 75.6 VgV). Urvalsskedet är då delvis tur: begränsa era timmar.

Tecken på att en upphandling kan vara riggad

"Riggad" betyder att kravställningen, medvetet eller inte, har formats kring ett enda företag. De flesta upphandlingar är inte det. Forskare inom upphandlingsrisk använder varningsflaggor som en enda anbudsgivare, kort annonseringstid, ändringar i underlaget mitt i processen, förfaranden som avbryts och startas om, samt hög vikt på subjektiva kriterier (Corruption Research Center Budapest, 2015). Den sista kräver försiktighet: kvalitet bör dominera vid tilldelning av gestaltningsuppdrag. Problemet är subjektiva kriterier utan underkriterier eller utvärderingsmodell.

I annonser för arkitekt- och ingenjörstjänster, håll utkik efter:

Referenskrav som beskriver ett enda projekt. "En gymnasieskola på 6 000–6 500 m², stomme i trä, Passivhus-certifierad, färdigställd i regionen under de tre senaste åren."
En anbudstid på eller nära lagens minimum för ett komplext uppdrag, eller över en helg- eller semesterperiod. Direktivets öppna förfarande tillåter 35 dagar, så lite som 15 efter ett förhandsmeddelande. Lagligt är inte detsamma som realistiskt.
En befintlig konsult som gjort förstudien. Artikel 41 kräver att beställaren delar relevant information från företag som medverkat i förberedelserna och sätter tillräckliga tidsfrister. Om förstudien inte finns i underlaget, begär den.
Omsättningskrav långt över två gånger arvodet utan angivet skäl.
Varumärken eller egenutvecklad programvara utan "eller likvärdigt".
Ett enda, obligatoriskt platsbesök med kort varsel.
Svar på frågor som flyttar kraven mot en profil som bara ett företag passar.
En omstart av ett avbrutet förfarande med snävare krav.

Vad ni gör med signalerna

Inget av detta bevisar något, och att anklaga en beställare kostar kunder. Sänk konkurrenspoängen, ställ artiga frågor under anbudstiden (svaren går till alla anbudsgivare och löser ofta problemet) och sätt ett tak för timmarna. En överprövning är sällan värd det för ett litet kontor, om inte överträdelsen är tydlig och uppdraget viktigt.

Steg 5: Huvudkonsult, partner eller avstå

"No-go som huvudkonsult" är inte alltid "no-go". Lämna anbud som partner eller underkonsult när:

Ni inte klarar kraven på omsättning, försäkring eller referenser, men ett större kontor gör det och saknar er specialistkompetens.
Rollen som huvudkonsult kräver lokal registrering, språkkunskaper eller närvaro som ni saknar. En lokal huvudkonsult är det billigaste sättet att komma in i ett nytt land.
Tilldelningskriterierna belönar ett stort tvärdisciplinärt team och ni står för en enda disciplin.
Poängkortet landar på 55–69 och de saknade poängen ligger helt inom passform eller kapacitet.

Samarbete minskar era anbudstimmar och bygger de referenser ni behöver för att leda nästa gång. Avvägningarna: en mindre andel av arvodet, mindre kontroll över gestaltningen och, i vissa konstellationer, solidariskt ansvar. Guiden om anbudsteamets struktur jämför alternativen land för land, guiden om val av partner handlar om hur ni granskar dem, och katalogen över verifierade kontor listar kontor efter disciplin och land.

Skillnader mellan länder som ändrar kalkylen

EU-reglerna är desamma överallt, men nationell lagstiftning och yrkespraxis påverkar både kostnadssidan och oddsen. Tröskelvärdena nedan är de som gäller när detta skrivs (oktober 2026).

Land	Vad som påverkar ert go/no-go	Källa
Frankrike	I en projekttävling (concours) får deltagare vars förslag uppfyller reglerna en prime motsvarande det uppskattade priset för de begärda studierna, reducerat med högst 20 %. Arbete som tas ut till tävlingen är till stor del betalt.	Art. R2172-4 CCP
Tyskland	Beställare måste ta hänsyn till små kontor och nyetablerade; referenser för samma byggnadstyp krävs normalt inte för jämförbarhet; lottning kan ske bland kvalificerade sökande. Enligt tävlingsreglerna (RPW 2013) är prissumman normalt minst arvodet för förprojektering, minst 10 000 euro, men bara pristagare och inköpta förslag får betalt om inte en kostnadsersättning erbjuds.	§ 75 VgV; RPW 2013 bilaga II
Italien	För arkitekt- och ingenjörstjänster från 140 000 euro är bästa förhållande mellan pris och kvalitet obligatoriskt och priset får väga högst 30 % av poängen; sedan ändringsdekretet 2024 är 65 % av referensarvodet fast och bara 35 % är öppet för rabatt. Priskrig begränsas, så kvalitetspoängen avgör.	Ediltecnico, 2025
Spanien	Arkitektur är enligt lag en "intellektuell tjänst" (LCSP, tilläggsbestämmelse 41), så kvalitetskriterierna måste väga minst 51 % av poängen.	Sammanfattning av Högsta domstolens dom
Nederländerna	BNA:s vägledning ber beställare om minst 80 % vikt på kvalitet, referenser på 30–60 % av projektets storlek inom 10 år och en sammanlagd anbudsinvestering under 10 % av kontraktsvärdet. Använd den för att bedöma om en beställare är rimlig.	BNA Handreiking 2026
Storbritannien	Enligt Procurement Act 2023 inkluderar Englands tröskelvärden från 1 januari 2026 moms: 135 018 pund (tjänster för centrala myndigheter), 207 720 pund (övriga myndigheter), 5 193 000 pund (byggentreprenader). Enligt section 93 ska myndigheter som räknar med att spendera mer än 100 miljoner pund under ett budgetår publicera pipeline notices som listar planerade kontrakt över 2 miljoner pund för de kommande 18 månaderna: använd dem för att bygga relationer innan upphandlingen.	Bevan Brittan; Welsh Governments vägledning

För Belgien, Schweiz, Portugal och Luxemburg listar landsidorna (Belgien, Schweiz, Portugal, Luxemburg) aktuella annonser och portaler. Poängkortet fungerar på samma sätt; justera kostnadssidan för översättning och tid för registrering.

Steg 6: Förvalta en portfölj, inte en rad lösa anbud

Sätt en anbudsbudget

Bestäm det totala antalet anbudstimmar per kvartal. Ett kontor med tio personer som arbetar ungefär 1 650 timmar var och avsätter 8 % av sin tid har cirka 1 300 anbudstimmar per år. Med exempelkostnaderna ovan räcker det till ungefär fem fullständiga anbud plus ett dussin ansökningar i urvalsskedet. När budgeten är slut höjs ribban för "go".

Blanda portföljen

En rimlig fördelning för ett litet kontor:

Kärna (cirka 60 % av anbudstimmarna): typer och beställare där ni får 4–5 i passform.
Offensiv (cirka 25 %): en ny sektor eller region, helst som partner till ett kontor som kvalificerar sig.
Renommé (cirka 15 %): projekttävlingar som bygger portfolion. Franska ersatta tävlingar gör detta billigare än det ser ut.

Följ upp utfallet

Efter varje resultat: registrera beställare, byggnadstyp, förfarande, antal anbudsgivare, er go/no-go-poäng, timmar, utfall och punkter från återkopplingen. Efter 15–20 anbud vet ni er träffprocent per kategori, er kostnad per vunnet uppdrag och om poängkortet förutsäger något. Begär alltid en genomgång av utvärderingen.

Planera utifrån det som är på gång

Många bra upphandlingar syns tidigt: förhandsmeddelanden, brittiska pipeline notices, kommunala budgethandlingar. Marknadsöversikten för 2026 visar var volymen växer. Att veta att ett skolprogram är på väg gör att ni kan ordna referenser och partner innan klockan börjar ticka.

Vanliga misstag

Att besluta på entusiasm. "Det är en fantastisk tomt" är inget skäl. Poängsätt den.
Att kontrollera kvalificeringen dag 20. Ett saknat försäkringsintyg eller en referens som är två år för gammal kan förstöra en månads arbete.
Att övergestalta. Att ta fram mer gestaltning än tilldelningskriterierna poängsätter.
Att aldrig tacka nej. Ett kontor som lämnar anbud på allt lämnar dåliga anbud på allt.
Att ignorera det andra beslutet. Poängsätt på nytt när det fullständiga förfrågningsunderlaget kommer.
Att inte registrera förlusterna. Utan data blir nästa års beslut lika blinda som årets.

En go/no-go-mall på en sida

Kopiera den och fyll i den för varje annons som går igenom sållningen.

GO / NO-GO-BESLUT
Upphandling:                    Upphandlande myndighet:
Portal / referens:              Land:
Förfarande: öppet / selektivt / förhandlat / projekttävling
Uppskattat arvode:              Tilldelningskriterier (kvalitet/pris):
Sista dag för ansökan om att delta:  Sista anbudsdag:

A. KVALIFICERING (allt måste vara JA, annars ange lösning)
[ ] Omsättning uppfyller kravet (≤ 2x värdet?)     Lösning:
[ ] Ansvarsförsäkring: nivå och typ                Lösning:
[ ] Referenser: antal, typ, ålder                  Lösning:
[ ] Registrering (hemland + beställarens land vid behov) Lösning:
[ ] Inga uteslutningsgrunder; intyg aktuella
[ ] Kvalificerad e-underskrift / portalkonto klart
[ ] Anbudsspråket täckt

B. POÄNG (1-5 x vikt, summa / 5)
Passform (25) ___  Konkurrens (15) ___  Relation (15) ___
Marginal (20) ___  Strategiskt värde (15) ___  Kapacitet (10) ___
SUMMA / 100: ___

C. KOSTNAD OCH ODDS
Anbudstimmar (urval / anbud / intervju): ___ / ___ / ___
Intern timkostnad: ___   Direkta kostnader: ___   Total anbudskostnad: ___
Täckningsbidrag vid vinst: ___
Break-even-träffprocent (kostnad / täckningsbidrag): ___ %
Vår realistiska vinstchans: ___ %

D. TECKEN PÅ RIGGNING (kryssa)
[ ] Överspecifika referenser  [ ] Minimal anbudstid  [ ] Befintlig konsult skrev programmet
[ ] Omsättning > 2x värdet    [ ] Vaga kriterier    [ ] Omstartat förfarande

E. BESLUT
GO som huvudkonsult / GO som partner / VILLKORAT GO (villkor: ___) / NO-GO
Tak för anbudstimmar: ___     Anbudsansvarig: ___     Beslutat av: ___   Datum: ___
Nytt beslut i anbudsskedet? J / N

Checklista

Annonsen sållad på CPV-kod, region, värde och förfarande
Hela förfrågningsunderlaget nedladdat, inklusive eventuell förstudie
Omsättningskravet kontrollerat mot 2x-regeln
Försäkringstyp och försäkringsbelopp bekräftade med er försäkringsmäklare
Referenser matchade mot varje krav, med datum och värden
Registrering för kontoret och den namngivna arkitekten bekräftad
Intyg om skatter och sociala avgifter aktuella
E-underskrift och portalkonto klara
Anbudstimmar uppskattade per skede och kostnadsberäknade till intern timkostnad
Break-even-träffprocent beräknad
Beställarens tidigare tilldelningsannonser kontrollerade (vinnare, antal anbud)
Tecken på riggning granskade; frågor under anbudstiden formulerade
Poängkortet ifyllt och beslutet dokumenterat
Huvudkonsult / partner / avstå beslutat; partner kontaktade
Tak för anbudstimmar satt och en namngiven anbudsansvarig utsedd
Ett andra go/no-go inplanerat för anbudsskedet
Utfall och återkoppling registrerade efter resultatet

Vanliga frågor

Vilken träffprocent kan ett arkitektkontor räkna med i offentliga upphandlingar?

Det finns ingen tillförlitlig siffra för hela Europa, och definitionerna varierar. ACE:s Sector Study rapporterade en "framgångsandel" på 42 % för offentliga tävlingar och OJEU-anbud under 2022, men framgång definierades inte och kan omfatta att gå vidare till ett andra steg eller vinna ett pris. För upphandlingar mot okända konkurrenter: räkna med 10–30 % för anbud där ni är välkvalificerade, och förfina siffran med era egna data per byggnadstyp.

Vad kostar det att lämna anbud i en offentlig arkitektupphandling?

Det beror på antalet steg och vilken gestaltning som efterfrågas. Ett selektivt förfarande i två steg för en medelstor offentlig byggnad kan sluka 150–250 timmar inklusive intervjun, plus partners tid och direkta kostnader. Nederländska kontor lade i genomsnitt 53 000–76 000 euro vardera på upphandlingar och tävlingar under 2023 (BNA:s benchmark).

Får en upphandlande myndighet kräva en omsättning som är högre än kontraktsvärdet?

Ja, men enligt artikel 58.3 i direktiv 2014/24/EU får den lägsta årsomsättningen inte överstiga två gånger kontraktets uppskattade värde om inte myndigheten motiverar en högre siffra i underlaget. Om kravet ser oproportionerligt ut, ställ en fråga före sista anbudsdag. Ni kan också åberopa ett annat företags ekonomiska kapacitet enligt artikel 63.

Hur vet jag om en upphandling redan är utlovad till ett annat kontor?

Det kan ni aldrig veta säkert. Varningstecken är referenskrav som beskriver ett specifikt projekt, anbudstider på lagens minimum, en förstudie av ett annat kontor som inte delas, och samma vinnare i beställarens senaste tilldelningsannonser. Sänk er poäng, ställ frågor och sätt ett tak för timmarna i stället för att avstå enbart på misstanke.

Ska vi lämna anbud om vi inte uppfyller referenskraven?

Inte på egen hand. Fråga om äldre eller bredare referenser godtas, och överväg sedan att åberopa en partners erfarenhet eller gå in under en huvudkonsult som kvalificerar sig. Observera att när ni åberopar ett annat företags yrkeserfarenhet måste det företaget faktiskt utföra de tjänster det gäller.

Är det värt att delta i arkitekttävlingar?

Ofta, om ni väljer dem med omsorg. I en fransk offentlig projekttävling för arkitekttjänster får deltagare vars förslag uppfyller reglerna en prime på minst 80 % av det uppskattade priset för de begärda studierna, vilket gör dem betydligt billigare än obetalda upphandlingar. I Tyskland får normalt bara pristagare och inköpta förslag betalt om inte en kostnadsersättning erbjuds, så behandla de tävlingarna som renommésatsningar inom en fast budget.

När ska vi fatta go/no-go-beslutet?

Två gånger vid förfaranden i två steg. Fatta det första beslutet inom en dag eller två efter annonsen, innan ni investerar i urvalsskedet. Fatta det andra när det fullständiga förfrågningsunderlaget kommer, eftersom programmet, arvodesgrunden och gestaltningskraven ofta ändrar kalkylen.