tarjoustiimit insinöörikumppanit julkiset hankinnat yhteistyösopimukset eu-tarjouskilpailut

Näin valitset insinöörikumppanin julkiseen suunnittelun tarjouskilpailuun

TenderDesk · 12.10.2026 · 15 min lukuaika

Mitä hankintayksikkö tarkistaa rakenne-, talotekniikka- ja kustannuskumppaneiltasi, miten arvioit toimiston muutamassa tunnissa, miten palkkio ja vastuu jaetaan ja mitkä varoitusmerkit kaatavat tarjouksia.

Kun valitset insinöörikumppania julkiseen tarjouskilpailuun, tarkista ensin, että toimisto läpäisee jokaisen testin, jonka hankintayksikkö siihen soveltaa (poissulkemisperusteet, rekisteröinti, liikevaihto, vakuutukset ja vastaavat referenssit). Varmista sen jälkeen, että tarjouksessa nimetyt henkilöt todella ehtivät tehdä työn. Vasta tämän jälkeen vertaile palkkiota, paikallistuntemusta ja yhteensopivuutta, ja kirjaa sopimus kirjalliseen yhteistyösopimukseen ennen tarjouksen jättämistä, koska heikko kumppani voi johtaa koko tiimisi poissulkemiseen.

Tärkeimmät asiat

Hankintayksikkö tarkistaa kumppanisi, ei vain sinua. Hankintadirektiivin 2014/24/EU mukaan jokaisen ryhmittymän jäsenen ja jokaisen yrityksen, jonka voimavaroihin tukeudut, on läpäistävä poissulkemisperusteet ja asiaankuuluvat soveltuvuusvaatimukset, ja kukin täyttää oman ESPD-lomakkeensa.
Kumppanille antamasi rooli muuttaa riskiä. Yhteistarjoaja, yritys, jonka voimavaroihin tukeudutaan, tai alikonsultti: kukin tarkoittaa eri asiakirjoja ja eri vastuuta.
Osaaminen ei ole sama kuin kapasiteetti. Täydellisistä referensseistä ei ole hyötyä, jos CV:ssä nimetyn insinöörin kalenteri on täynnä.
Referenssien on oltava kumppanin omia. EU-oikeuskäytännön (Esaprojekt, C-387/14) mukaan yritys ei voi vedota ryhmittymän kokemukseen, ellei se tosiasiallisesti osallistunut kyseiseen työhön.
Kumppanin liikevaihtoon tukeutuminen voi tehdä siitä yhteisvastuullisen (63 artikla). Sopikaa tästä ennen määräaikaa.
Allekirjoita yhteistyösopimus ennen tarjouksen jättämistä. Sen tulee kattaa roolit, yksinoikeus, palkkion jako, vastuu, vakuutukset, henkilöstö ja irtautuminen.
Maiden säännöt eroavat. Groupement, Bietergemeinschaft, RTP, UTE, combinatie ja agrupamento sisältävät kukin omat vastuu- ja hankintapäätöksen jälkeiset sääntönsä.

Miksi kumppanin valinta ratkaisee tarjouksen

Useimmat eurooppalaiset arkkitehtitoimistot ovat hyvin pieniä. Euroopan arkkitehtineuvoston (ACE) huhtikuussa 2025 julkaistun 2024 Sector Study -selvityksen mukaan lähes 70 % toimistoista on yhden hengen toimistoja. Edes 20 hengen studiolla on harvoin talon sisällä rakennesuunnittelun, talotekniikan (LVIS), kustannuslaskennan, palotekniikan ja maisemasuunnittelun osaamista, joten useimmat julkiset suunnittelutarjoukset tehdään kumppanuuksina.

Tätä kokoonpanoa arvioidaan kahdesti. Ensin soveltuvuuden arvioinnissa, jossa hankintayksikkö tarkistaa, täyttääkö tiimi kokonaisuutena ja jokainen sen yritys vähimmäisvaatimukset. Sitten tarjousten vertailussa, jossa laatupisteisiin sisältyy usein sopimuksen toteuttamiseen osoitetun henkilöstön organisointi, pätevyys ja kokemus (direktiivin 67 artiklan 2 kohdan b alakohta). Rakennesuunnittelijasi CV ja referenssit voivat tuoda pisteitä tai viedä niitä.

Päätä ensin, kannattaako tarjouskilpailuun ylipäätään osallistua: katso oppaamme go / no-go -päätöksistä.

Mitä hankintayksikkö tarkistaa jokaiselta kumppanilta

Tarkistukset perustuvat direktiivin 2014/24/EU 57–63 artiklaan ja ne kansallisesti täytäntöönpaneviin lakeihin.

Poissulkemisperusteet

Jokaisella ryhmittymän jäsenellä ja jokaisella yrityksellä, jonka voimavaroihin tukeudut, ei saa olla 57 artiklan mukaisia pakollisia tai harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita: tuomioita, maksamattomia veroja tai sosiaaliturvamaksuja, maksukyvyttömyyttä, vakavaa ammatillista virhettä tai vakavia aiempia sopimusrikkomuksia. Jos yrityksellä, jonka voimavaroihin tukeudut, on poissulkemisperuste, hankintayksikkö voi vaatia sinua korvaamaan sen (63 artiklan 1 kohta). Jos ryhmittymän jäsenellä on sellainen, koko ryhmittymä voi kaatua.

Yhdistyneessä kuningaskunnassa vuoden 2023 Procurement Actin (voimassa 24. helmikuuta 2025 alkaen) mukaan hankintayksiköiden on tarkistettava, ovatko toimittajaan liittyvät henkilöt ja alihankkijat keskitetyllä hankintakieltoluettelolla. Kysy kumppaneilta asiasta suoraan ja pidä varasuunnitelma valmiina.

Rekisteröinti ja ammatillinen pätevyys

58 artiklan 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi edellyttää merkintää yrityksen kotimaan ammatti- tai kaupparekisteriin tai erityistä lupaa, jos kansallinen laki edellyttää sitä palvelun tarjoamiseksi. Insinööreille tämä voi tarkoittaa kamarin jäsenyyttä, oikeutta allekirjoittaa rakennelaskelmia tai tunnustettua pätevyyttä. Ranskassa hankintayksiköt pyytävät suunnittelutoimistoilta usein OPQIBI-pätevyystodistuksia. Niissä arvioidaan vaatimustenmukaisuus, henkilöstö ja asiakkaiden vahvistamat referenssit, ja ne ovat voimassa neljä vuotta vuosittaisella tarkastuksella. Hankintayksiköiden on hyväksyttävä myös vastaava selvitys.

Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne

Liikevaihto. 58 artiklan 3 kohdan mukaan vähimmäisvuosiliikevaihtoa koskeva vaatimus ei saa ylittää kahta kertaa sopimuksen arvioitua arvoa, ellei hankintayksikkö perustele korkeampaa lukua. Tarkista, koskeeko vaatimus kutakin jäsentä vai ryhmittymää kokonaisuutena. Espanjassa UTE-jäsenten vakavaraisuus lasketaan yhteen.
Konsulttitoiminnan vastuuvakuutus. 58 artiklan 3 kohta sallii hankintayksikön edellyttää myös "asianmukaista ammatillista vastuuvakuutusta". Tarkista vakuutusmäärä, vahinkokohtainen vai vuosikohtainen enimmäismäärä, voimassaoloalue ja päättymispäivä. Vakuutusmeklari Vanbreda totesi kesäkuussa 2026, että ulkomaiset vakuutukset täyttävät Belgian lakisääteiset vaatimukset "lähes koskaan", joten tavallisesti tarvitaan paikallinen lisäturva.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys

58 artiklan 4 kohta ja liite XII sallivat hankintayksikön pyytää referenssejä ja henkilöstön pätevyyksiä. Palveluissa referenssien oletusaikaikkuna on kolme edellistä vuotta, vaikka hankintayksikkö voi hyväksyä vanhempiakin referenssejä riittävän kilpailun varmistamiseksi. Tarkista:

Rakennustyyppi. Koulureferenssi painaa koulun tarjouskilpailussa enemmän kuin varastorakennus.
Rooli. Oliko kumppani vastaava rakennesuunnittelija vai toisen insinööritoimiston alikonsultti?
Mittakaava. Alankomaiden arkkitehtiliitto BNA suosittelee julkisille tilaajille suunnatussa vuoden 2026 ohjeessaan pyytämään referenssikohteita, joiden koko on noin 30–60 % hankinnan koosta.
Nimetyt henkilöt. CV:n on kuuluttava henkilölle, joka todella työskentelee hankkeessa.

Unionin tuomioistuimen Esaprojekt-tuomio (C-387/14, 2017) on tässä tärkeä. Yritys ei voi vedota sellaisen ryhmittymän kokemukseen, johon se kuului, ellei se ollut aktiivisesti ja konkreettisesti mukana kyseisessä työssä. Kumppani, joka mainitsee tunnetun sairaalan, jossa se teki vain pysäköintitalon, on riski.

Miten kumppanin rooli muuttaa tarkistettavia asioita

Rooli	Mitä kumppani toimittaa	Vastuu hankintayksikölle	Tyypillinen käyttö
Ryhmittymän jäsen (yhteistarjoaja, konsortio)	Oma ESPD sekä kansalliset vakuutukset	Yleensä yhteisvastuu muiden jäsenten kanssa	Kumppanin liikevaihtoa tai referenssejä tarvitaan ja se tekee suuren osan työstä
Yritys, jonka voimavaroihin tukeudutaan (63 artikla, "avvalimento", "Eignungsleihe")	Oma ESPD sekä sitoumuskirje	Ei sopimusosapuoli, mutta hankintayksikkö voi vaatia yhteisvastuuta, jos lainaat taloudellista asemaa	Tarvitset sen referenssejä, henkilöstöä tai liikevaihtoa täyttääksesi vaatimukset
Alikonsultti, jonka voimavaroihin ei tukeuduta	Nimetään sinun ESPD:ssäsi; omat tunniste- ja poissulkemisosiot vain hankintayksikön pyynnöstä	Ei suoraa vastuuta; sinä kannat sen	Erityisasiantuntemus, jonka voisit korvata ilman, että soveltuvuus vaarantuu

Asiakirjasarake noudattaa komission ESPD-ohjeistusta; tarjouspyyntöasiakirjoissa voidaan pyytää enemmän. Jos tukeudut toisen yrityksen pätevyyteen tai ammatilliseen kokemukseen, kyseisen yrityksen on itse suoritettava kyseiset palvelut (63 artiklan 1 kohta). Baijerin arkkitehtikamari toteaa saman Saksan osalta: referenssien lainaaminen § 47 VgV:n nojalla tarkoittaa yleensä, että lainaajan on oltava myös alihankkija.

Lisää rakenteista oppaassa vastuullinen toimisto, ryhmittymä vai alihankinta ja lomakkeista oppaassa ESPD, vakuutukset ja hallinnolliset asiakirjat.

Osaaminen vastaan kapasiteetti

Osaaminen tarkoittaa, pystyykö yritys tekemään työn: taidot, referenssit, ohjelmistot ja sertifikaatit. Kapasiteetti tarkoittaa, pystyykö se tekemään sen sinulle, sinun aikataulussasi ja niillä henkilöillä, jotka se nimesi.

Pienet insinööritoimistot ovat usein vahvoja osaamisessa ja ohuita kapasiteetissa. Viiden hengen rakennesuunnittelutoimistolla voi olla täsmälleen yksi insinööri, jolla on koulukokemusta, ja hänet on ehkä jo nimetty kolmeen muuhun tarjoukseen. Jos niistä kaksi voittaa, hankkeesi saa juniorin.

Testaa kapasiteetti suorilla kysymyksillä:

Kuka tarkalleen tekee tämän työn ja kuinka suurella osuudella työajastaan?
Moneenko muuhun tarjoukseen samat henkilöt on nimetty?
Kuka korvaa heidät, jos he lähtevät, ja täyttääkö korvaaja CV-vaatimukset?
Pystyykö toimisto resursoimaan kiirevaiheet (toteutussuunnittelu, urakkalaskenta-asiakirjat) niinä kuukausina, jotka aikataulussa näkyvät?

Pyydä lyhyt resurssivahvistus, jossa nimetään henkilöt ja vahvistetaan heidän käytettävyytensä. Kun avainhenkilöt pisteytetään, hankintayksiköt edellyttävät yleensä, että jokainen henkilövaihdos hyväksytetään.

Paikallinen läsnäolo, kieli ja määräykset

Rajat ylittävässä tarjouksessa paikalliset tekijät ratkaisevat usein kumppanin:

Kieli. Tarjoukset, kokoukset, työmaapöytäkirjat ja lupa-asiakirjat laaditaan hankintayksikön kielellä.
Määräykset ja hyväksynnät. Eurokoodit ovat yhteisiä koko Euroopassa, mutta kansalliset liitteet, palomääräykset, energiamääräykset ja hyväksymismenettelyt eivät ole. Saksassa rakennelaskelmat tarkastaa monissa tapauksissa riippumaton tarkastusinsinööri. Ranska nojaa vahvasti teknisiin tarkastuslaitoksiin. Italialla on omat rakenteelliset standardinsa. Paikallinen insinööri tuntee nämä menettelyt.
Allekirjoitusoikeus. Useissa maissa vain rekisteröity insinööri voi allekirjoittaa tietyt asiakirjat. Tarkista, kattaako kumppanisi rekisteröinti kohdemaan vai tarvitaanko paikallinen vastaava insinööri.
Läsnäolo työmaalla. Rakentamisvaiheen palvelut edellyttävät jotakuta, joka pääsee työmaalle lyhyellä varoitusajalla.

Hyvä malli ensimmäiseen ulkomaiseen tarjoukseen: paikallinen insinööri ryhmittymän jäsenenä ja luotettu oma insinöörisi alikonsulttina, jos palkkio sen sallii. Katso, mitä hankintayksiköt julkaisevat Saksassa ja Ranskassa.

Miten arvioit toimiston, jonka kanssa et ole koskaan työskennellyt

Tapaat kumppanin usein vain viikkoja ennen määräaikaa. Tämä tarkistus vie tunteja, ei päiviä.

Vaihe 1: taustaselvitys

Kaupparekisteriote (Companies House, Handelsregister, Registro Imprese, Registro Mercantil, KvK, BCE/KBO, Zefix, RCS ja niin edelleen): hallituksen jäsenet, yrityksen ikä, maksukyvyttömyysmerkinnät.
Kolmen viimeisen vuoden tilinpäätökset, jos ne ovat julkisia. Vertaa liikevaihtoa tarjouspyynnön vaatimukseen.
Ammatillinen rekisteröinti ja mahdollinen kansallinen pätevyys (esimerkiksi OPQIBI Ranskassa).
Tuoreet jälki-ilmoitukset TED:ssä tai kansallisessa ilmoituskanavassa, joista näkyy, kenen kanssa toimisto on voittanut.

Vaihe 2: referenssit, tarkistettuina

Pyydä kolme saman rakennustyypin referenssiä hankintayksikön aikaikkunan sisältä. Hanki jokaisesta tilaajan yhteystiedot, toimiston tarkka rooli, rakennuskustannukset, ajankohdat ja mukana olleiden henkilöiden nimet. Soita ainakin yhdelle tilaajalle.

Vaihe 3: henkilöt ja käytettävyys

Pyydä niiden henkilöiden CV:t, jotka todella nimettäisiin, sekä edellä kuvattu resurssivahvistus. Tapaa vastaava insinööri, ei pelkästään myyntivastaavaa.

Vaihe 4: vakuutukset

Pyydä vastuuvakuutustodistus. Tarkista vahinkokohtainen enimmäismäärä, vuosikohtainen kokonaismäärä, rajoitusehdot, voimassaoloalue ja päättymispäivä. Kysy, antaako vakuutusyhtiö hankekohtaisen todistuksen, jos voitatte.

Vaihe 5: työpaja

Käytä tunti varsinaiseen tehtävänantoon. Pyydä insinööriltä kaksi tai kolme alustavaa ajatusta rakenne- tai talotekniikkastrategiasta. Tuo tunti kertoo yhteensopivuudesta enemmän kuin mikään esite.

Yksinkertainen kumppanin pisteytyskortti

Hyväksytty/hylätty-kohdat ensin. Jos yksikin hylätään, toimisto putoaa pois. Pisteytä sen jälkeen loput asteikolla 1–5 ja painota ne.

Kriteeri	Paino	Kumppani A (25 henkeä, alueellinen)	Kumppani B (6 henkeä, erikoistunut)
Poissulkemisperusteet, rekisteröinti, vakuutus, liikevaihto	Hyväksytty/hylätty	Hyväksytty	Hyväksytty (liikevaihto niukasti)
Referenssit rakennustyypistä	25 %	4	5
Nimetyt henkilöt ja käytettävyys	20 %	4	2
Paikallinen läsnäolo ja kieli	15 %	5	3
Palkkiotaso	15 %	3	4
Yhteistyö ja digitaalinen työnkulku (BIM, CDE)	10 %	3	4
Taloudellinen vahvuus ja vakuutusturva	10 %	4	2
Yksinoikeus ja suhde	5 %	3	5
Painotetut pisteet		3,85	3,55

Näin pisteet lasketaan: Kumppani A = 0,25×4 + 0,20×4 + 0,15×5 + 0,15×3 + 0,10×3 + 0,10×4 + 0,05×3 = 3,85. Kumppanilla B on parempi portfolio, mutta sen ainoa kouluasiantuntija on jo sidottu muualle. Kumppani A voittaa tässä tarjouksessa.

Yhteistyösopimus

Lyhyt kirjallinen sopimus ennen tarjouksen jättämistä estää useimmat hankintapäätöksen jälkeiset riidat. Tarjouslomakkeet (Ranskan DC1 ja DC2, Espanjan UTE-sitoumus, Saksan edustajan nimeävä ilmoitus) kattavat siitä vain osan.

Mitä sopimukseen kirjataan

Osapuolet ja rakenne. Ryhmittymän jäsen, yritys, jonka voimavaroihin tukeudutaan, vai alikonsultti, ja kuka johtaa.
Tehtävien jako. Palvelut yrityksittäin ja vaiheittain sekä vastuumatriisi.
Yksinoikeus. Saako kumppani liittyä muihin tiimeihin samassa tarjouskilpailussa. Ranskalaiset hankintayksiköt voivat rajoittaa tätä perustellusta syystä (R2142-21), ja portugalilaisissa tarjouspyynnöissä se tyypillisesti kielletään. Jos se on sallittua, sopikaa, ettei hinnoittelua tai suunnitelmia jaeta.
Tarjouskustannukset. Tavallisesti kukin vastaa omistaan; sopikaa, miten mahdolliset palkintorahat jaetaan.
Palkkion jako ja maksut. Summat, alennukset, lisätyöt, laskutus ja ajoitus.
Nimetty henkilöstö. Kuka, kuinka paljon aikaa ja korvaamista koskevat säännöt.
Vastuu ja vakuutukset. Sisäinen vastuunjako, vastuuvapautuslausekkeet, vastuuvakuutuksen vähimmäismäärät ja se, hankitaanko hankekohtainen vakuutus. Baijerin arkkitehtikamari suosittelee hankekohtaista vakuutusta yhteistarjouksiin.
Johtavan osapuolen valtuudet. Mitä johtava toimisto voi allekirjoittaa, jättää ja sopia ryhmittymän puolesta.
Muoto hankintapäätöksen jälkeen. Hankintayksikkö voi edellyttää tiettyä oikeudellista muotoa hankintapäätöksen jälkeen (direktiivin 19 artiklan 2 kohta; Saksassa § 43 VgV; Ranskassa R2142-22 artikla). Sopikaa siitä nyt.
Tekijänoikeus ja julkisuus. Omistus ja se, miten kukin yritys kertoo omasta osuudestaan.
Irtautuminen. Ei jatkoon, hävitty kilpailu, maksukyvyttömyys tai jäsenen lähtö kesken sopimuksen.
Sovellettava laki ja riidat. Sovellettava laki ja yksinkertainen eskalointipolku.

Palkkion jako: laskuesimerkki

Alueellinen hankintayksikkö kilpailuttaa koulun laajennuksen suunnittelun. Suunnittelupalveluiden arvioitu arvo on 600 000 €, selvästi yli muiden kuin valtion keskushallintoviranomaisten vuosien 2026–2027 EU-kynnysarvon 216 000 € (voimassa 1. tammikuuta 2026 alkaen), joten ilmoitus julkaistaan TED:ssä. Vastaava arkkitehti laskee palkkion alhaalta ylöspäin kolmen kumppanin kanssa:

Toimisto	Tunnit	Tuntihinta	Kustannusperusteinen palkkio	Osuus
Arkkitehti (vastaava)	4 200	85 €	357 000 €	59,4 %
Rakennesuunnittelija	1 100	95 €	104 500 €	17,4 %
Talotekniikkasuunnittelija	1 250	90 €	112 500 €	18,7 %
Kustannuslaskija	300	90 €	27 000 €	4,5 %
Yhteensä	6 850		601 000 €	100 %

Tiimi päättää tarjota 560 000 € pysyäkseen kilpailukykyisenä, mikä on 6,8 %:n alennus. Kolme tapaa jakaa se:

Suhteessa osuuksiin. Kaikki laskevat 6,8 %: arkkitehti 332 645 €, rakenne 97 371 €, talotekniikka 104 825 € ja kustannuslaskenta 25 158 €. Reilua, jos jokainen arvio oli yhtä realistinen.
Neuvottelemalla. Kukin yritys ilmoittaa alarajansa. Vastaava toimisto kantaa loput, koska se päätti tarjota alhaisella hinnalla.
Koordinaatiopalkkion avulla. Vastaava toimisto pitää sovitun prosenttiosuuden kumppaneiden palkkioista koordinoinnista, tietomallinnuksen hallinnasta ja asiakasyhteyksistä. Toimii, jos vastaava toimisto todella tekee tämän työn.

Kirjaa myös, miten lisätyöt ja hankintapäätöksen jälkeiset leikkaukset jaetaan ja milloin kumppaneille maksetaan. Ranskassa hankintayksikön hyväksymille alikonsulteille voidaan pienen kynnyksen ylittyessä maksaa suoraan hankintayksiköltä. Groupement conjoint -ryhmittymässä kullekin jäsenelle maksetaan yleensä sen oma osuus. Oppaamme palkkiotarjouksen hinnoittelusta käsittelee palkkiotaulukoita ja hinnoittelukaavoja.

Yhteisvastuu käytännössä

Useimmissa maissa tarjousryhmittymän jäsenet ovat yhteisvastuullisia hankintayksikköä kohtaan. Maakohtainen tilanne on esitetty oppaassa vastuullinen toimisto, ryhmittymä vai alihankinta.

Esimerkki: koulun laajennuksen rakennesuunnitteluvirhe aiheuttaa 180 000 € korjaustyöt. Yhteisvastuullisessa ryhmittymässä hankintayksikkö voi vaatia koko summan arkkitehdiltä, vaikka virhe oli insinöörin. Arkkitehdin on sen jälkeen perittävä se insinööriltä yhteistyösopimuksen ja insinöörin vakuutuksen perusteella. Jos insinöörin vastuuvakuutuksen vahinkokohtainen enimmäismäärä on 1 miljoona euroa ja vakuutus on voimassa, tämä toimii. Jos vakuutus on rauennut tai se ei kata kyseistä maata, arkkitehti maksaa.

Vakuutustarkistukset ja vastuuvapautuslauseke ratkaisevat, kuka todellisuudessa maksaa.

Maakohtaiset erityispiirteet, jotka vaikuttavat kumppaneihin

Ryhmittymien muodot ja vastuusäännöt maittain (groupement, Bietergemeinschaft, RTP, UTE, combinatie, agrupamento) on vertailtu taulukossa oppaassa vastuullinen toimisto, ryhmittymä vai alihankinta. Kumppanin valinnassa ja sitouttamisessa nämä yksityiskohdat ovat tärkeimpiä:

Ranska. Jokainen ryhmittymän jäsen jättää oman DC2-lomakkeensa; alikonsultti tarvitsee DC4-ilmoituksen, jotta hankintayksikkö voi hyväksyä sen ja sen maksuehdot.
Saksa. Yritys, joka lainaa referenssejä § 47 VgV:n nojalla, on yleensä nimettävä alihankkijaksi; pelkän liikevaihdon osalta sitoumusilmoitus riittää.
Italia. Suunnittelun RTP-ryhmittymässä on oltava mukana nuori ammattilainen, jolla on ollut ammattioikeudet alle viisi vuotta (Allegato II.12, art. 39, D.Lgs. 36/2023). Hänen ei tarvitse olla ryhmittymän jäsen: työ- tai yhteistyösopimus jonkin jäsenen kanssa riittää.
Espanja. UTE-jäsenten vakavaraisuus lasketaan yhteen, ja UTE:n perustamiskirja allekirjoitetaan vasta hankintapäätöksen jälkeen.
Belgia. Rakentamisen palveluntarjoajilla on oltava Belgian vaatimukset täyttävä vastuuvakuutus, eivätkä ulkomaiset vakuutukset yksinään yleensä riitä.
Portugali. Agrupamento-ryhmittymän jäsenet eivät saa tehdä samassa menettelyssä tarjousta yksin tai toisessa ryhmittymässä, ja niiden on muodostettava yhteenliittymä ennen sopimuksen allekirjoittamista, tai hankintapäätös raukeaa.
Sveitsi. Ryhmittymät ja alihankkijat ovat sallittuja, ellei tarjouspyynnössä suljeta niitä pois tai rajoiteta niitä (Art. 31 BöB/IVöB).
Luxemburg. Arkkitehtien ja konsulttiinsinöörien on kuuluttava OAI:hin (Ordre des Architectes et des Ingénieurs-Conseils).

Tarkista aina tarjouspyyntöasiakirjat, joissa ryhmittymille voidaan asettaa perusteltuja ja oikeasuhteisia lisäehtoja. Maasivut: Italia, Espanja, Alankomaat, Belgia ja Portugali.

Varoitusmerkit

Luovu kumppanista tai ainakin hidasta tahtia, jos mahdollinen kumppani:

Ei suostu nimeämään henkilöitä, tai nimeää johtajan, joka ei koskaan tee itse työtä.
Vetoaa referensseihin, joita se ei pysty dokumentoimaan, tai esittää koko ryhmittymän hankkeen omanaan, vaikka teki siitä vain osan (Esaprojekt-riski).
Lähettää vanhentuneen vastuuvakuutustodistuksen, tai sellaisen, joka ei kata rakennustyyppiä tai maata.
On juuri ja juuri liikevaihtovaatimuksen rajalla, ja sen luvut ovat laskussa.
Kieltäytyy kirjallisesta sitoumuskirjeestä, vaikka tukeudut sen voimavaroihin.
On nimetty useisiin kilpaileviin tarjouksiin samassa tarjouskilpailussa samalla henkilöstöllä, tai ei suostu kertomaan asiasta.
Muuttaa palkkiotaan viime hetkellä, kun olet jo rakentanut tarjouksen sen varaan.
On kokenut äskettäin sopimuksen purun, riidan tai hankintakiellon, jota se ei maininnut.

Mistä kumppaneita löytää

Aiemmat tiimisi. Paras kumppani on yleensä se, jonka kanssa olet jo toteuttanut hankkeen. Pidä listaa referensseistä, henkilöistä ja tuntihinnoista.
Jälki-ilmoitukset. TED ja kansalliset ilmoituskanavat julkaisevat voittajat ja usein myös sen, kenen kanssa he voittivat.
Insinöörijärjestöt. Kansallisia konsulttiinsinöörien järjestöjä ovat muun muassa Syntec-Ingénierie ja CINOV (Ranska), VBI (Saksa), OICE (Italia), Tecniberia (Espanja), NLingenieurs (Alankomaat), ORI (Belgia), suisse.ing (Sveitsi), APPC (Portugali) ja OAI (Luxemburg). Yhdistyneessä kuningaskunnassa Association for Consultancy and Engineering edustaa insinöörikonsulttiyrityksiä.
Pätevyyshakemistot. Ranskassa OPQIBI-hakemistossa voi suodattaa insinööritoimistoja pätevyyden mukaan.
Toimistohakemistot. TenderDeskin vahvistettujen toimistojen hakemisto (/firms) listaa arkkitehti- ja insinööritoimistot maittain ja aloittain.

Aloita ennen kuin hankintailmoitus julkaistaan. Kun kiinnostava tarjouskilpailu ilmestyy avoimien tarjouskilpailujen syötteeseen, sinulla pitäisi jo olla kaksi tai kolme insinööritoimistoa kultakin alalta, joille voit soittaa samana päivänä.

Yleisiä virheitä

Kumppanin valinta ennen soveltuvuusvaatimusten lukemista. Lue ensin hankintailmoitus ja valitse sitten kumppanit, jotka täyttävät juuri ne aukot.
Insinöörin kohteleminen pelkkänä nimenä paperilla. Jos insinöörihenkilöstö pisteytetään vertailuvaiheessa, heikko CV maksaa pisteitä yhtä varmasti kuin heikko suunnitelma.
Hankintapäätöksen jälkeisen muodon unohtaminen. Espanjalaisen UTE:n perustamiskirjan tai portugalilaisen konsortiosopimuksen on oltava valmis ennen sopimuksen allekirjoittamista. Myöhästyminen voi johtaa hankintapäätöksen raukeamiseen.
Nuoren ammattilaisen unohtaminen Italiassa, tai ranskalaisen alikonsultin DC4-lomakkeen. Pienet puutteet johtavat poissulkemisiin.

Tiimiosion kirjoittamisesta valinnan jälkeen kerrotaan oppaassa miten kirjoitat voittavan tarjouksen.

Tarkistuslista

Ennen kuin lähestyt kumppaneita

Lue hankintailmoitus: soveltuvuusvaatimukset, vertailuperusteet, pisteytettävä henkilöstö, ryhmittymiä koskevat säännöt
Listaa aukot, joita toimistosi ei pysty täyttämään yksin (alat, liikevaihto, referenssit, henkilöstö)
Päätä kullekin kumppanille tarvittava rooli: ryhmittymän jäsen, yritys, jonka voimavaroihin tukeudutaan, vai alikonsultti

Kunkin kumppanin taustaselvitys

Kaupparekisteriote ja kolmen viimeisen vuoden tilinpäätökset
Ammatillinen rekisteröinti ja mahdollinen kansallinen pätevyys
Ei poissulkemisperusteita (kysy suoraan; tarkista hankintakieltoluettelot, jos sellaisia on)
Vastuuvakuutustodistus: enimmäismäärä, kokonaismäärä, rajoitusehdot, voimassaoloalue, päättymispäivä
Kolme referenssiä rakennustyypistä, roolin, kustannusten, ajankohtien ja tilaajan yhteystietojen kera
Vähintään yksi referenssipuhelu soitettu
Todellisuudessa nimettävien henkilöiden CV:t
Resurssivahvistus käytettävyydestä ja työaikaosuudesta
Työpaja tehtävänannosta pidetty

Sopimus ja tarjous

Kumppanin pisteytyskortti täytetty ja päätös kirjattu
Yksinoikeudesta sovittu ja se tarkistettu hankintayksikön monitarjouksia koskevia sääntöjä vasten
Yhteistyösopimus allekirjoitettu: tehtävät, palkkion jako, maksut, vastuu, vakuutukset, henkilöstö, irtautuminen
Sitoumuskirje allekirjoitettu, jos tukeudut kumppanin voimavaroihin
ESPD ja kansalliset vakuutukset kerätty jokaiselta jäseneltä ja yritykseltä, jonka voimavaroihin tukeudutaan
Alikonsulttilomakkeet valmisteltu, kun niitä edellytetään (esimerkiksi DC4 Ranskassa)
Hankintapäätöksen jälkeisestä oikeudellisesta muodosta sovittu ja aikataulu kirjattu

Usein kysytyt kysymykset

Tarvitseeko jokaisen insinöörikumppanin täyttää oma ESPD?

Kyllä, jos se on ryhmittymän jäsen tai yritys, jonka voimavaroihin tukeudut. Kukin täyttää ja allekirjoittaa oman ESPD:nsä, ja ryhmittymän johtaja kokoaa ne. Alikonsultti, jonka voimavaroihin et tukeudu, toimittaa yleensä vähemmän.

Voinko käyttää insinöörikumppanini referenssejä soveltuvuuden osoittamiseen?

Kyllä, direktiivin 2014/24/EU 63 artiklan nojalla, mutta vain jos kyseinen kumppani itse suorittaa palvelut, joihin referenssit liittyvät. Tarvitset sen sitoumuskirjeen, ja referenssien on vastattava työtä, jonka se todella teki.

Kuka on vastuussa, jos rakennesuunnittelijani tekee virheen?

Useimmissa tarjousryhmittymissä jäsenet ovat yhteisvastuullisia, joten hankintayksikkö voi vaatia koko vahingon keneltä tahansa jäseneltä, myös sinulta. Perit sen sitten insinööriltä yhteistyösopimuksen ja sen vakuutuksen perusteella. Jos insinööri on alikonsulttisi, kannat vastuun hankintayksikköä kohtaan ja haet korvausta alikonsulttisopimuksen perusteella.

Voiko insinööritoimisto liittyä useisiin kilpaileviin tiimeihin samassa tarjouskilpailussa?

Se riippuu maasta ja tarjouskilpailusta. Jotkut hankintayksiköt kieltävät sen, Ranskan laki sallii hankintayksiköiden rajoittaa sitä perustellusta syystä, ja portugalilaisissa tarjouskilpailuissa se tyypillisesti kielletään ryhmittymän jäseniltä. Jos se on sallittua, vaadi luottamuksellisuutta ja varmista, ettei hinnoittelu- tai suunnittelutietoa siirry tiimien välillä.

Pitäisikö insinöörikumppanini olla yhteistarjoaja vai alikonsultti?

Tee siitä yhteistarjoaja, kun tarvitset sen liikevaihtoa tai referenssejä soveltuvuuden täyttämiseen ja se toteuttaa suuren osan työstä. Muuten alikonsulttisopimus pitää määräysvallan, ja riskin, sinulla.

Kuinka suuri osa palkkiosta pitäisi mennä insinöörikumppaneille?

Kiinteää sääntöä ei ole. Jaon pitäisi perustua tunteihin ja tuntihintoihin, joita kukin yritys tarvitsee omaan tehtäväänsä, oikaistuna mahdollisella koordinaatiopalkkiolla, jonka vastaava toimisto pitää. Laske se alhaalta ylöspäin ja kirjaa se ennen tarjouksen jättämistä.

Kuinka aikaisin insinöörikumppani kannattaa löytää?

Mieluiten ennen hankintailmoituksen julkaisemista. EU-kynnysarvot ylittävän avoimen menettelyn lakisääteinen vähimmäisaika on 35 päivää, tai 30 päivää sähköisessä tarjousten jättämisessä (direktiivin 27 artikla), ja ensimmäinen viikko kuluu asiakirjojen lukemiseen. Pidä kahden tai kolmen toimiston lyhytlistaa kultakin alalta ja kustakin kohdemaasta, jotta voit vahvistaa tiimin muutamassa päivässä.