oferty transgraniczne lokalny partner zespoły ofertowe zamówienia publiczne ue kwalifikacje zawodowe

Oferty za granicą: jak znaleźć i wybrać lokalnego partnera do przetargu publicznego

TenderDesk · 29 paź 2026 · 23 min czytania

Kiedy pracownia architektoniczna startująca w przetargu w innym kraju UE potrzebuje lokalnego partnera, a kiedy nie, jak znaleźć go dzięki ogłoszeniom o udzieleniu zamówienia, wynikom konkursów i rejestrom izb, jak go sprawdzić i co uzgodnić przed złożeniem oferty.

Pracownia architektoniczna z siedzibą w jednym kraju UE może ubiegać się o zamówienia publiczne w każdym innym bez lokalnego partnera. Zamawiający muszą akceptować Twój wpis w kraju siedziby, a prawo UE pozwala architektowi pracować czasowo w innym państwie członkowskim po złożeniu prostego oświadczenia właściwemu organowi przyjmującego państwa. Lokalnego partnera potrzebujesz wtedy, gdy przetarg lub umowa wymagają czegoś, czego nie zapewnisz sam: oferty w języku, w którym nie piszesz dobrze, referencji, którym zaufa komisja, prawa do podpisywania i obecności na miejscu na etapie pozwolenia na budowę i budowy oraz praktycznej znajomości lokalnych przepisów, planowania i kosztów. Partnerów szukaj w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia, wynikach konkursów i rejestrach izb, sprawdzaj ich pod kątem warunków udziału w danym przetargu i podpisz krótką umowę o współpracy przed złożeniem oferty.

Robi to niewiele pracowni. Badanie Federalnej Izby Architektów Niemiec z 2023 r. wykazało, że tylko 4% unijnych postępowań na usługi projektowe w Niemczech otrzymało choćby jeden wniosek z zagranicy (zob. przetargi architektoniczne w Niemczech). Barierami są język, referencje, prawo do podpisywania i koszt poznania nowego systemu: luki, które wypełnia lokalny partner.

Ten przewodnik omawia transgraniczną stronę budowania zespołu. Formy prawne i zasady odpowiedzialności w poszczególnych krajach opisuje artykuł lider konsorcjum, konsorcjum czy podwykonawstwo; wybór partnerów od konstrukcji, instalacji i kosztorysowania, z kartą oceny i przykładowym podziałem wynagrodzenia, opisuje jak wybrać partnera inżynierskiego.

Najważniejsze punkty

Możesz złożyć ofertę bez lokalnego podmiotu. Zamawiający nie może Cię odrzucić dlatego, że jego własne prawo wymagałoby innej formy prawnej (dyrektywa 2014/24/UE, art. 19 ust. 1), i może żądać jedynie wpisu do rejestru zawodowego kraju, w którym masz siedzibę (art. 58 ust. 2).
Aby czasowo wykonywać zawód w innym państwie członkowskim, architekt może być zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia organowi przyjmującego państwa przed pierwszym świadczeniem usługi, odnawianego raz w roku (dyrektywa 2005/36/WE, art. 7). Architekci, których kwalifikacje wymieniono w załączniku V.7 do tej dyrektywy, są uznawani automatycznie.
Wpis jest warunkiem wykonywania i podpisywania, a zwykle nie składania oferty. We Francji oświadczenie składa się w regionalnej radzie Ordre des architectes; w Niemczech w izbie kraju związkowego, w którym pracujesz; w Finlandii projektanci w zawodach regulowanych od stycznia 2025 r. potrzebują świadectwa kwalifikacji.
Język określa dokumentacja przetargowa, a większość zamawiających używa własnego. Francuski kodeks zamówień pozwala zamawiającym żądać francuskiego tłumaczenia składanych dokumentów.
To w późniejszych etapach lokalny partner zarabia na swój udział. W niemieckiej HOAI fazy od 5 do 8 (projekt wykonawczy, przetarg i nadzór nad budową) stanowią 71% wynagrodzenia za budynek.
Dane publiczne pokazują, kto co wygrywa: ogłoszenia o udzieleniu zamówienia i o wynikach konkursów w TED i na portalach krajowych, wyniki konkursów publikowane przez izby i stowarzyszenia oraz rejestry izb.
Sprawdzaj partnera pod kątem przetargu: wpis, ubezpieczenie ważne w kraju przyjmującym, obrót i referencje wobec warunków udziału, potencjał i konflikty interesów, takie jak wcześniejszy udział w przygotowaniu wytycznych.
Uzgodnij na piśmie, przed złożeniem oferty, wyłączność, zakres według etapów, podział wynagrodzenia, odpowiedzialność, autorstwo, prawo właściwe i to, co dzieje się w razie przegranej lub wygranej.

Czy potrzebujesz lokalnego partnera?

Co już daje Ci prawo UE

Dwie dyrektywy wyznaczają minimum. Dyrektywa 2014/24/UE reguluje składanie ofert. Art. 19 ust. 1 stanowi, że wykonawcy uprawnionego do świadczenia usługi w miejscu siedziby nie można odrzucić wyłącznie dlatego, że prawo przyjmującego państwa wymagałoby, by był osobą fizyczną albo prawną. Art. 58 ust. 2 pozwala zamawiającemu żądać wpisu do rejestru zawodowego lub handlowego „w państwie członkowskim, w którym mają siedzibę”, albo dowodu zezwolenia lub członkostwa potrzebnego do świadczenia usługi w kraju siedziby. Trybunał Sprawiedliwości zastosował tę samą logikę w sprawie Sotsiaalministeerium (C-6/20, 20 maja 2021 r.), rozstrzygniętej na gruncie dyrektywy z 2004 r.: zamawiający nie mógł wymagać jako warunku udziału zezwolenia z własnego kraju od oferenta, który miał już podobne zezwolenie w kraju siedziby.

Dyrektywa 2005/36/WE reguluje wykonywanie pracy. Jej tytuł II dotyczy tymczasowego i okazjonalnego świadczenia usług:

Państwo przyjmujące nie może ograniczać usługodawcy legalnie prowadzącego działalność w innym państwie członkowskim z przyczyn dotyczących kwalifikacji zawodowych (art. 5). To, czy usługa jest tymczasowa, ocenia się indywidualnie: czas trwania, częstotliwość, regularność, ciągłość.
Musi zwolnić Cię z obowiązku wpisu do organizacji zawodowej lub członkostwa w niej, choć może przewidzieć automatyczny tymczasowy wpis lub członkostwo pro forma, pod warunkiem że nie opóźnia to ani nie utrudnia świadczenia usługi i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami (art. 6).
Może wymagać pisemnego oświadczenia przed pierwszym świadczeniem usługi, odnawianego raz w roku, z informacjami o ubezpieczeniu odpowiedzialności zawodowej, dowodem obywatelstwa, zaświadczeniem o legalnym prowadzeniu działalności i braku zakazu wykonywania zawodu oraz dowodem kwalifikacji (art. 7 ust. 1 i 2).
W przypadku architektów, których kwalifikacje wymieniono w załączniku V.7, uznanie jest automatyczne, nie przeprowadza się uprzedniej kontroli, a usługę świadczy się pod tytułem zawodowym państwa przyjmującego (art. 7 ust. 3 i 4).
Nadal podlegasz zasadom zawodowym państwa przyjmującego w takich sprawach jak używanie tytułów i poważne zaniedbania zawodowe (art. 5 ust. 3).

Jeśli otworzysz biuro i będziesz pracować w danym kraju w sposób ciągły, przestajesz świadczyć usługę tymczasową, a zaczynasz prowadzić działalność, i wtedy obowiązują pełne zasady wpisu do miejscowej izby.

Co dodaje kraj przyjmujący

Oświadczenie to łatwa część. Różni się to, co każdy kraj zastrzega dla wpisanych architektów, kto może podpisać wniosek o pozwolenie na budowę i czego zamawiający oczekuje w ofercie.

Kraj	Tytuł i zastrzeżone czynności	Ścieżka usług tymczasowych	Na co uważać
Francja	Tytuł chroniony; każdy, kto ubiega się o pozwolenie na budowę, musi powierzyć sporządzenie projektu architektonicznego architektowi, z wyjątkami dla małych projektów prywatnych (ustawa 77-2 z 1977 r., art. 3 i 4)	Pisemne oświadczenie w regionalnej radzie Ordre, w której planowana jest pierwsza usługa, odnawiane co roku, z ubezpieczeniem według prawa francuskiego (art. 10-1); rada rozstrzyga w ciągu miesiąca od złożenia kompletnych dokumentów	Ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej (art. 16) i dziesięcioletnie ubezpieczenie budowlane (Code des assurances, art. L241-1); zamawiający mogą wymagać francuskiego we wnioskach i ofertach, a umowa jest po francusku
Niemcy	Tytuł chroniony przez szesnaście krajowych ustaw o architektach; wniosek budowlany może podpisać tylko projektant bauvorlageberechtigt	Zgłoszenie do izby kraju związkowego, w którym pracujesz, która wpisuje Cię na listę usługodawców czasowych; w Nadrenii Północnej-Westfalii opłata wynosi 200 €, a decyzja zapada w ciągu trzech miesięcy	W praktyce niemiecki we wnioskach, negocjacjach i korespondencji; zakres i wynagrodzenie opisane według faz HOAI
Holandia	Tytuły architekt, urbanista, architekt krajobrazu i architekt wnętrz są chronione przez Architectenregister	Architekci z EOG i Szwajcarii mogą zostać wpisani na czas wykonywania pracy po kontakcie z rejestrem	Wymagania językowe i kwalifikacyjne ustalane w każdym przetargu
Portugalia	Zawód regulowany przez Ordem dos Arquitectos	Okazjonalne i sporadyczne wykonywanie zawodu na podstawie ustawy 9/2009 po złożeniu oświadczenia; architekci uznawani automatycznie mogą używać tytułu arquiteto (statut Ordem, art. 7)	Język określony w programa do procedimento, zwykle portugalski
Finlandia	Od wejścia w życie ustawy o budownictwie 1 stycznia 2025 r. projektanci w zawodach regulowanych potrzebują świadectwa kwalifikacji (ustawa 812/2023) na poziomie odpowiadającym stopniowi trudności projektu	SAFA wydaje świadectwa dla zwykłych zadań projektowych i sprawdza równoważność kwalifikacji zagranicznych; wyższe poziomy przechodzą przez FISE	Pozwolenie i budowa po fińsku lub szwedzku; konkursy międzynarodowe często akceptują też angielski
Dania, Szwecja, Norwegia	Tytuł architekta niechroniony	Oświadczenie dotyczące tytułu niepotrzebne	Wymagania kwalifikacyjne są takie, jakich żąda przetarg; przepisy i ścieżki uzyskania pozwolenia są krajowe

Możesz więc złożyć ofertę na podstawie wpisu w kraju siedziby, ale oświadczenie lub zgłoszenie miej gotowe, zanim zaczniesz wykonywać zamówienie. A nawet tam, gdzie wpis nie jest potrzebny, przepisy, ścieżka uzyskania pozwolenia i język roboczy zamawiającego są krajowe, i właśnie tam partner jest wart swojego wynagrodzenia.

Kiedy go potrzebujesz, a kiedy nie

Lokalnego partnera prawdopodobnie potrzebujesz, gdy:

Nie potrafisz pisać na profesjonalnym poziomie w języku oferty. Komisja czyta Twój opis metodyki jako dowód tego, jak przez lata będziesz prowadzić jej spotkania.
Na etapie kwalifikacji punktuje się referencje, które komisja może sprawdzić. Zagraniczne referencje liczą się prawnie, ale niemiecki zamawiający oceniający „porównywalne” wymagania projektowe albo francuski sąd konkursowy wybierający kilka zespołów spośród dziesiątek zaufa projektowi, który może obejrzeć, i inwestorowi, do którego może zadzwonić.
Umowa obejmuje pozwolenie na budowę, przetarg i nadzór nad budową. Francuska mission de base dla nowego budynku publicznego obejmuje prace od szkicu do odbioru, w tym nadzór nad budową (DET), i jest minimum, które muszą zlecić publiczni inwestorzy. Niemieckie zlecenia obejmują zwykle prace do fazy 8. Cotygodniowe narady budowy w języku kraju przyjmującego to nie zadanie dla zespołu dolatującego samolotem.
Lokalne przepisy i koszty kształtują projekt. Bezpieczeństwo pożarowe, dostępność, przepisy energetyczne, dokumenty planistyczne i wskaźniki kosztów są krajowe lub regionalne, a kosztorys zbudowany na stawkach z kraju siedziby zostanie zauważony.

Możesz go nie potrzebować, gdy:

Chodzi o otwarty, anonimowy konkurs, którego pierwszy etap wymaga tylko projektu w języku, z którym sobie poradzisz. Partnera zorganizuj przed negocjacjami, które następują po wygranej.
Zlecenie kończy się na projekcie, np. planie zagospodarowania, studium wykonalności lub koncepcji przekazywanej innemu zespołowi.
Masz już działalność w danym kraju, z wpisanymi architektami, rodzimymi użytkownikami języka i lokalnymi referencjami.
To Ty jesteś specjalistą. Zamawiający szukający doświadczenia w obiektach zabytkowych, ochronie zdrowia czy laboratoriach może bardziej potrzebować Twoich referencji niż lokalnej obecności, a Ty możesz dołączyć do lokalnego lidera, a nie odwrotnie.

Co wnosi każda ze stron i czego oczekuje

Partnerstwo działa, gdy obie firmy zyskują coś, czego nie zdobyłyby same. Powiedzcie to sobie wcześnie: większość sporów wynika z niewypowiedzianych założeń.

	Pracownia zagraniczna	Pracownia lokalna
Wnosi	Renomę projektową, specjalistyczne referencje, świeże podejście, potencjał w początkowych etapach projektowania, czasem metody cyfrowe, których brakuje na lokalnym rynku	Wpis i prawo do podpisywania, język, przepisy, ścieżki planistyczne i uzyskiwania pozwoleń, lokalne dane kosztowe i wykonawców, obecność na budowie, referencje rozpoznawane przez zamawiającego, relacje z inwestorami i urzędami
Oczekuje	Nowego rynku, wiarygodnego partnera do realizacji, referencji do następnej oferty, kontroli nad projektem	Większych lub bardziej prestiżowych zleceń, niż pozwoliłyby zdobyć jej własne referencje, rzeczywistego uznania autorstwa projektu, uczciwego udziału w wynagrodzeniu, wczesnego zaangażowania, kolejnych wspólnych ofert, ochrony przed odsunięciem po udzieleniu zamówienia

Najczęstszy błąd firmy zagranicznej to traktowanie lokalnego partnera jak pieczątki. Prawo to przejrzy: zgodnie z art. 63 dyrektywy w sprawie zamówień możesz polegać na doświadczeniu lub kwalifikacjach innej firmy tylko wtedy, gdy ta firma wykona usługi, których dotyczą. Najczęstszy błąd firmy lokalnej to przyjęcie udziału, który wygląda uczciwie dla etapów projektowych, a potem odkrycie, że to ona wykonuje większość godzin.

Role, jakie może pełnić lokalny partner

Większość zespołów transgranicznych mieści się w czterech układach. Każdy odpowiada strukturze z artykułu lider konsorcjum, konsorcjum czy podwykonawstwo.

Rola	Co robi lokalny partner	Typowa struktura	Na co uważać
Współautor	Projektuje z Tobą od pierwszego szkicu; obie firmy są wskazane jako autorzy	Konsorcjum wykonawców z odpowiedzialnością solidarną	Jak podejmuje się decyzje projektowe; autorstwo w publikacjach
Architekt realizacyjny (niemiecki Kontaktarchitekt)	Przejmuje prace od pozwolenia na budowę lub projektu wykonawczego do odbioru i prowadzi nadzór nad budową	Członek konsorcjum albo podwykonawca zagranicznego lidera	Udział w wynagrodzeniu odpowiadający godzinom; Twoja kontrola nad projektem w trakcie realizacji
Lokalny doradca	Przepisy, pozwolenia, kontrola kosztów, weryfikacja tłumaczeń; bez roli podpisującego	Podwykonawca	Jego referencje nie zapewnią Ci spełnienia warunków udziału, chyba że wykona związane z nimi prace
Lokalny lider z zagranicznym architektem projektującym	Składa ofertę i podpisuje; Ty jesteś konsultantem projektowym	Lideruje firma lokalna; Ty jesteś podwykonawcą lub udostępniasz potencjał	Twoje autorstwo i wpływ na rozwój projektu

Waga poszczególnych etapów wyjaśnia, dlaczego realizacja rzadko jest rolą podrzędną. § 34 niemieckiej HOAI dzieli podstawowe usługi dla budynku na 2% za ustalenie podstaw, 7 za koncepcję, 15 za projekt, 3 za wniosek o pozwolenie na budowę, 25 za projekt wykonawczy, 10 za przygotowanie przetargu, 4 za przetarg, 32 za nadzór nad budową i 2 za opiekę pogwarancyjną. Zagraniczna pracownia prowadząca fazy od 1 do 3 wykonuje 24% skali wynagrodzenia; partner przejmujący fazy od 5 do 8 wykonuje 71%. Inne kraje dzielą pracę inaczej, ale etapy budowy są wszędzie pracochłonne i wymagają ludzi na miejscu.

Gdzie szukać partnerów w informacjach publicznych

Najlepszy partner to ten, z którym już coś zrealizowałeś. Jeśli takiego nie masz, korzystaj z publicznego zapisu tego, kto co wygrywa.

Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w TED i na portalach krajowych

Powyżej progów unijnych (od 1 stycznia 2026 r. 140 000 € dla usług administracji rządowej centralnej, 216 000 € dla pozostałych zamawiających publicznych i 5 404 000 € dla robót budowlanych, zgodnie z rozporządzeniem delegowanym (UE) 2025/2152) udzielenie zamówienia trzeba ogłosić w TED w ciągu 30 dni (art. 50 dyrektywy), podobnie jak wyniki konkursów (art. 79). Ogłoszenie o wyniku wskazuje zwycięskiego oferenta, zwykle wraz z pozostałymi członkami, gdy zwycięzcą jest konsorcjum, a także zamawiającego, przedmiot, wartość i często to, czy część zamówienia zostanie powierzona podwykonawcom.

Przeszukuj ogłoszenia o wynikach w docelowym kraju z kodami CPV dla architektury (71200000 i jego kody podrzędne, takie jak 71221000 dla budynków i 71240000 dla usług architektonicznych, inżynieryjnych i planowania) oraz typami budynków, które Cię interesują. W ciągu godziny dowiesz się, które pracownie wygrywają szkoły czy biblioteki w regionie i z jakimi inżynierami. Pracownia, która wielokrotnie pojawia się w konsorcjach z firmami zagranicznymi, już wie, jak działać w zespole.

Źródła krajowe dodają zamówienia poniżej progów. Francja publikuje podstawowe dane o zamówieniach publicznych jako otwarte dane na data.gouv.fr, portugalski portal BASE publikuje umowy z nazwą wykonawcy, a portale krajowe wymienione na każdej stronie kraju publikują ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Kanał TenderDesk zbiera TED i źródła krajowe i ocenia ogłoszenia pod kątem prac projektowych, co przyspiesza wyszukiwanie, ale same ogłoszenia są publiczne.

Wyniki konkursów i wystawy

Konkursy pokazują, kto dobrze projektuje, a nie tylko kto przechodzi kwalifikację. W Niemczech każda izba kraju związkowego publikuje zarejestrowane przez siebie konkursy, a zgodnie z zasadami RPW 2013 prace są wystawiane z nazwiskami autorów po rozstrzygnięciu przez sąd konkursowy. W krajach nordyckich stowarzyszenia są ściśle zaangażowane: SAFA w Finlandii doradza organizatorom i prowadzi archiwum dawnych konkursów, duńskie stowarzyszenie wskazuje sędziów zawodowych, norweskie doradza inwestorom za pośrednictwem swojego sekretariatu konkursowego, a szwedzkie wskazuje architektów do sądów konkursów organizowanych z jego udziałem. Ogłoszenia o wynikach konkursów w TED wskazują laureatów każdego konkursu powyżej progu.

Do laureatów w Twoim typie budynków warto się zwrócić: lokalny sąd konkursowy nagrodził ich projekty, a wielu z nich brakuje zrealizowanych referencji, by samodzielnie wygrać procedurę negocjacyjną.

Rejestry izb architektów

Tam, gdzie tytuł jest chroniony, izby prowadzą rejestry, w których można sprawdzić, czy dana osoba lub firma jest wpisana: regionalne rady Ordre des architectes we Francji, listy izb krajów związkowych w Niemczech, Architectenregister w Holandii, Ordem dos Arquitectos w Portugalii. W Finlandii organy wydające świadectwa projektantów muszą prowadzić rejestr ważnych świadectw (ustawa 812/2023, § 10). Rada Architektów Europy (ACE) prowadzi bazę profili krajów z nazwami organizacji członkowskich w każdym kraju, co pozwala szybko znaleźć właściwą izbę na nieznanym rynku. Rejestr potwierdza status, a nie jakość: używaj go, by sprawdzić nazwę znalezioną gdzie indziej.

Stowarzyszenia, wydarzenia i Twoja sieć kontaktów

Stowarzyszenia takie jak BNA w Holandii, BDA w Niemczech, SAFA, Sveriges Arkitekter, Akademisk Arkitektforening i NAL zapewniają pracowniom widoczność dzięki katalogom i nagrodom, a konferencje izb, dni architektury i wystawy pokonkursowe stawiają Cię w jednej sali z firmami, które wygrywają lokalnie. Agencja handlowa Twojego kraju może zorganizować spotkania, a unijna sieć Enterprise Europe Network prowadzi bezpłatną bazę partnerstw i wydarzenia kojarzące firmy za pośrednictwem lokalnych punktów kontaktowych. Zapytaj inżynierów i inwestorów, z którymi już pracujesz, których lokalnych architektów cenią. I pozwól się znaleźć: katalog firm TenderDesk wymienia pracownie według kraju i specjalności, więc lokalna firma szukająca zagranicznego partnera projektowego też może Cię znaleźć.

Weryfikacja: sprawdzanie partnera, zanim się zobowiążesz

Zamawiający sprawdzi Twojego partnera, a w konsorcjum potraktuje jego uchybienie jak Twoje. Przeprowadzaj kontrole pod kątem konkretnego przetargu. Ogólną metodę i kartę oceny znajdziesz w przewodniku po partnerach inżynierskich; poniżej punkty, które zmieniają się po przekroczeniu granicy.

Kontrola	Gdzie zweryfikować	Sygnał ostrzegawczy
Wpis	Rejestr izby kraju przyjmującego; krajowy rejestr przedsiębiorców	Architekt, który ma podpisywać, nie jest wpisany, albo firma używa chronionego tytułu bez wpisanych członków zarządu wymaganych przez prawo
Ubezpieczenie	Polisa ubezpieczyciela: limit na zdarzenie i łączny, zakres terytorialny, typy budynków, data wygaśnięcia; we Francji dziesięcioletnie ubezpieczenie budowlane	Wyłączenia dla konsorcjów, zagranicznych zamawiających lub danego typu budynku; ochrona poniżej poziomu wymaganego w przetargu
Obrót	Złożone sprawozdania finansowe wobec minimum z przetargu, które nie może przekraczać dwukrotności wartości zamówienia, chyba że jest to uzasadnione (art. 58 ust. 3)	Obrót ledwie na poziomie progu albo malejący
Referencje	Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w TED i na portalu krajowym; telefon do zamawiającego	Projekty, o których partner nie potrafi wykazać, że je zaprojektował lub zrealizował; wyrok Trybunału Sprawiedliwości w sprawie Esaprojekt (C-387/14) zakazuje powoływania się na doświadczenie konsorcjum bez rzeczywistego udziału
Potencjał	Wskazane osoby, ich inne zobowiązania, zobowiązanie do udostępnienia personelu	CV dyrektora w ofercie i junior przy realizacji
Podstawy wykluczenia	Własny JEDZ partnera; krajowe rejestry wykluczeń, tam gdzie istnieją	Zaległe podatki, niewypłacalność, rozwiązana umowa publiczna, o której nie wspomniał

Konflikty interesów zasługują na osobny krok, bo lokalni partnerzy są lokalni właśnie dlatego, że znają zamawiającego:

Wcześniejszy udział. Jeśli partner doradzał zamawiającemu lub pomagał przygotować postępowanie, na przykład pisząc studium wykonalności, zamawiający musi podjąć środki zapewniające uczciwą konkurencję, takie jak udostępnienie tych informacji wszystkim oferentom, i może wykluczyć zespół tylko w ostateczności, po umożliwieniu mu wykazania, że konkurencja nie została zakłócona (art. 41 i art. 57 ust. 4 lit. f). Zapytaj o to wprost każdego partnera.
Powiązania z sądem konkursowym. Regulaminy konkursów wykluczają osoby, których rola w przygotowaniu konkursu lub powiązania z sędziami mogłyby dać im przewagę. Niemieckie RPW 2013 (§ 4 ust. 2) rozciągają to na krewnych i osoby powiązane gospodarczo; w fińskich konkursach udziału nie mogą brać członkowie sądu, ich eksperci, sekretarz sądu ani osoby związane z wytycznymi.
Inne zespoły. Do cenionej lokalnej pracowni może zgłosić się kilka zagranicznych firm w tym samym postępowaniu. Francuscy zamawiający mogą zakazać firmie udziału w więcej niż jednym konsorcjum, a w postępowaniach portugalskich jest to zakazane dla członków konsorcjów; nawet tam, gdzie jest to dozwolone, musisz o tym wiedzieć.
Prawo konkurencji. Dwie pracownie architektoniczne, z których każda mogłaby złożyć ofertę samodzielnie, mogą musieć wyjaśnić, dlaczego połączyły siły; zobacz lider konsorcjum, konsorcjum czy podwykonawstwo.

Potem spotkaj się z ludźmi. Dwugodzinna sesja robocza nad konkretnymi wytycznymi, w języku kraju przyjmującego, powie Ci więcej niż jakakolwiek strona internetowa o tym, jak partner myśli i czy Wasze zespoły mogą razem pracować.

Umowa o współpracy

Podpisz ją przed złożeniem oferty; dwie podpisane strony są lepsze niż trzydzieści niepodpisanych. Ogólna lista klauzul jest w przewodniku po partnerach inżynierskich. Umowa transgraniczna potrzebuje w szczególności następujących punktów:

Role i kto przewodzi. Kto reprezentuje konsorcjum (mandataire, federführendes Mitglied, penvoerder), kto podpisuje, kto składa ofertę i kto rozmawia z zamawiającym. Jeśli autor projektu i lider realizacji to różne osoby, wskaż ich osobno.
Wyłączność. Co najmniej w tym postępowaniu. Dodaj klauzulę o nieobchodzeniu w obie strony: firma lokalna nie dołącza do konkurencyjnego zespołu zagranicznego, a firma zagraniczna nie zastępuje lokalnego partnera po udzieleniu zamówienia bez uzasadnionej przyczyny.
Zakres według etapów, w słownictwie kraju przyjmującego. Fazy HOAI w Niemczech, elementy mission de base we Francji, etapy używane w przetargu gdzie indziej, z macierzą odpowiedzialności.
Podział wynagrodzenia, który podąża za pracą. Według etapów i godzin, a nie jeden procent ustalony przy obiedzie. Określ, jak dzielone są obniżki wynegocjowane z zamawiającym, prace dodatkowe i zmiany oraz kiedy każda firma otrzymuje zapłatę.
Odpowiedzialność i ubezpieczenie. Podział wewnętrzny, wzajemne zwolnienia z odpowiedzialności za zakres każdej firmy, minimalna suma ubezpieczenia i to, czy kupujecie polisę projektową. Sprawdź, czy każda polisa obejmuje pracę w kraju przyjmującym zgodnie z jego prawem.
Autorstwo. Kto jest wskazany jako autor w zgłoszeniu, w prasie i w danych budynku, kto może używać rysunków i wizualizacji w kolejnych ofertach oraz to, że autorskie prawa osobiste podlegają prawu miejsca położenia budynku. Uznanie autorstwa projektu jest często tym, co lokalny partner ceni najbardziej.
Jeśli przegracie. Każda firma zwykle ponosi własne koszty przygotowania oferty. Uzgodnij, jak dzielona jest nagroda lub wynagrodzenie za udział (prime, Bearbeitungshonorar) i że żadna firma nie wykorzysta wspólnego projektu bez zgody drugiej.
Jeśli wygracie. Kroki i terminy przekształcenia umowy w układ na etapie realizacji lub formę prawną wymaganą przez zamawiającego, kto składa jakie oświadczenia i plan obsady pierwszego etapu.
Wyjście i zastąpienie. Niewypłacalność, utrata wpisu lub ubezpieczenia, odejście kluczowej osoby. Zmiany wymagają zgody zamawiającego, więc ustalcie, kto znajduje zastępcę i na czyj koszt.
Język, prawo i spory. Język umowy i która wersja jest rozstrzygająca; prawo właściwe, które strony mogą wybrać na podstawie rozporządzenia Rzym I (art. 3); sąd lub arbitraż dla sporów; oraz ścieżka eskalacji przed jednym i drugim.
Podatki i personel. Plany architektoniczne budynku na konkretnej działce opodatkowuje się w miejscu położenia nieruchomości (art. 47 dyrektywy VAT; art. 31a ust. 2 lit. a rozporządzenia wykonawczego 282/2011), więc zapytaj doradcę, czy firma zagraniczna musi zarejestrować się do VAT w kraju przyjmującym. Pracownicy delegowani do pracy w tym kraju potrzebują zaświadczenia A1, aby pozostać w systemie zabezpieczenia społecznego kraju siedziby, a wiele krajów przyjmujących wymaga najpierw zgłoszenia delegowania.

Współpraca ponad językami i strefami czasowymi

W Europie strefy czasowe to najłatwiejsza część: Lizbonę i Helsinki dzielą dwie godziny. Trudniejsze są język, konwencje i kalendarze.

Oddziel język roboczy od języka oferty. Zespoły często pracują po angielsku, a ofertę składają w języku kraju przyjmującego. Jeden rodzimy użytkownik języka odpowiada za tekst końcowy i czyta każdą stronę, łącznie z formularzami. Tłumaczenie maszynowe to wersja robocza, nigdy oferta.
Zbuduj słowniczek pierwszego dnia. Nazwy etapów, kategorie kosztów, nazwy pomieszczeń, definicje powierzchni: Niemcy mierzą według DIN 277, Holandia według NEN 2580, francuskie planowanie posługuje się surface de plancher. Źle odczytana tabela powierzchni kosztuje punkty.
Prezentuj w języku zamawiającego. Daj lokalnemu partnerowi rolę mówcy podczas rozmowy lub niemieckiej Verhandlung i skorzystaj z zawodowego tłumacza, jeśli Twój główny projektant prezentuje w innym języku.
Wcześnie uzgodnij środowisko cyfrowe: formaty plików, wspólne środowisko danych, standardy nazewnictwa, wymagania BIM z przetargu i to, kto jest właścicielem modelu.
Uwzględnij kalendarze w harmonogramie. Święta regionalne, sierpniowe spowolnienie we Francji i we Włoszech oraz lipcowe urlopy w krajach nordyckich odbijają się na terminach.
Zaplanuj już teraz lata budowy. Kto uczestniczy w naradach budowy, w jakim języku pisze się protokoły, kto podpisuje polecenia dla wykonawcy. Ta odpowiedź wyznacza podział wynagrodzenia.

Trzy scenariusze

Portugalska pracownia we francuskim konkursie

15-osobowa pracownia z Porto z dwiema zrealizowanymi szkołami chce wziąć udział w concours restreint na nową szkołę średnią ogłoszonym przez francuski département. Ogłoszenie jest w BOAMP i TED, a wniosek wymaga zespołu kierowanego przez architekta, z inżynierami i kosztorysantem, aktualnych referencji i dokumentów po francusku.

Pracownia mogłaby złożyć wniosek na podstawie portugalskiego wpisu: zamawiający może żądać tylko wpisu do rejestru kraju siedziby, a jeśli dyplomy jej architektów są wymienione w załączniku V.7, uznanie we Francji jest automatyczne. Musiałaby jednak złożyć oświadczenie w regionalnej radzie Ordre przed rozpoczęciem świadczenia usług, ubezpieczyć swoją odpowiedzialność według prawa francuskiego, w tym dziesięcioletnim ubezpieczeniem budowlanym, i wykonać mission de base obejmującą nadzór nad budową, po francusku, aż do odbioru. Nie ma też francuskich referencji, których będzie szukać sąd konkursowy wybierający kilka zespołów.

Tworzy więc zespół z 20-osobową pracownią z regionu, która zrealizowała dwa collèges. Zawierają groupement z firmą francuską jako mandataire, dzięki czemu zamawiający ma do czynienia z firmą, którą zna, a pracownia z Porto jest współautorem projektu. Firma francuska prowadzi etapy pozwolenia na budowę, przetargu i budowy, z francuskimi inżynierami i économiste. Podział wynagrodzenia podąża za elementami misji: mniej więcej po równo na etapach projektowych i z przewagą firmy francuskiej od etapu przetargu. Pracownia z Porto składa oświadczenie, gdy tylko zespół znajdzie się na krótkiej liście, aby móc podpisywać etapy projektowe we własnym imieniu.

Holenderska pracownia w niemieckiej procedurze negocjacyjnej

Pracownia z Rotterdamu chce złożyć ofertę na szkołę ogólnokształcącą w Nadrenii Północnej-Westfalii, zamawianą w procedurze negocjacyjnej VgV z ogłoszeniem o naborze wniosków. Wniosek składa się po niemiecku; kwalifikacja wymaga trzech referencji o porównywalnych wymaganiach projektowych, ubezpieczenia odpowiedzialności zawodowej i minimalnego obrotu; negocjacje obejmują wynagrodzenie według HOAI i prezentację.

Pracownia ma mocne referencje szkolne i spełnia wymóg obrotu, ale nie ma niemieckojęzycznego kierownika projektu, nigdy nie wyceniała prac według faz HOAI i potrzebowałaby albo własnego zgłoszenia w izbie kraju związkowego, albo partnera uprawnionego do podpisania wniosku budowlanego.

Tworzy Bietergemeinschaft z 12-osobowym biurem z Düsseldorfu, które ma doświadczenie w sektorze publicznym, ale żadnej dużej szkoły. Firma holenderska prowadzi projektowanie do fazy 3 i prezentację; niemiecka prowadzi wniosek o pozwolenie na budowę i fazy od 5 do 8. Ponieważ te fazy stanowią 71% skali wynagrodzenia HOAI, niemiecki partner otrzymuje większą część wynagrodzenia, a umowa daje firmie holenderskiej określoną rolę w kontroli jakości projektu w trakcie realizacji, aby zbudowano ten budynek, który zaprezentowano. Każdy członek składa własny EEE (niemiecki JEDZ), a obaj zwykle odpowiadają solidarnie jako wspólnicy spółki cywilnej. Jeśli wytyczne wymagają referencji dotyczących tej samej funkcji budynku, zespół przed terminem zadaje pisemne pytanie, powołując się na § 75 ust. 5 VgV, który stanowi, że ta sama funkcja jest z reguły bez znaczenia.

Włoska pracownia w fińskim konkursie otwartym

Pracownia z Mediolanu widzi otwarty międzynarodowy konkurs architektoniczny w Finlandii, organizowany z SAFA. Ogłoszenie dopuszcza prace po fińsku i angielsku, jak w konkursie na kampus Uniwersytetu w Oulu z 2026 r., a pierwszy etap jest anonimowy: sąd konkursowy widzi tylko projekt.

Do udziału nie jest potrzebny partner. Pytanie brzmi, co dzieje się po wygranej. Zlecenie będzie realizowane na podstawie ustawy o budownictwie, obowiązującej od stycznia 2025 r., a projektanci w zawodach regulowanych, w tym główny projektant, potrzebują świadectw kwalifikacji na poziomie odpowiadającym stopniowi trudności projektu. SAFA może sprawdzić równoważność włoskiego dyplomu i wydać świadectwo dla zwykłych zadań projektowych, ale duży budynek publiczny zostanie prawdopodobnie zaklasyfikowany wyżej, co wymaga odpowiedniego doświadczenia i świadectwa wydanego przez FISE. Procedura uzyskania pozwolenia, spotkania z urzędami i budowa będą prowadzone po fińsku.

Pracownia przystępuje więc do konkursu sama, ale w jego trakcie kontaktuje się z dwoma lub trzema fińskimi biurami z krótką umową warunkową: jeśli praca przejdzie do drugiego etapu lub wygra, fiński partner dołączy jako architekt realizacyjny i główny projektant, z uzgodnionym udziałem w wynagrodzeniu za zamówienie następcze i uznaniem jako współautor. Wybiera firmę, która sama była nagradzana w niedawnych konkursach, na podstawie wyników publikowanych przez SAFA, i sprawdza, czy ma ona właściwe świadectwo i nie jest powiązana z sądem konkursowym.

Błędy, których należy unikać

Wybór partnera po nazwie przed przeczytaniem warunków udziału. Przypisz każdy warunek do firmy, która go spełnia, a potem szukaj partnera, który wypełni luki.
Traktowanie partnera jak pieczątki. Pożyczone referencje liczą się tylko wtedy, gdy partner wykonuje związane z nimi prace, a sądy konkursowe rozpoznają symboliczne lokalne nazwisko.
Zbyt późne złożenie oświadczenia. Należy je złożyć przed pierwszym świadczeniem usługi, a francuska rada może potrzebować miesiąca od złożenia kompletnych dokumentów. Składaj je, gdy trafisz na krótką listę.
Założenie, że ubezpieczenie z kraju siedziby działa za granicą. Sprawdź zakres terytorialny, wymogi prawne kraju przyjmującego i, we Francji, dziesięcioletnie ubezpieczenie budowlane.
Dzielenie wynagrodzenia według prestiżu, a nie godzin. Późniejsze etapy niosą większość wynagrodzenia i pracy.
Przeoczenie konfliktu interesów partnera: studium wykonalności dla tego samego zamawiającego, powiązanie z sędzią, miejsce w innym zespole.
Złożenie tłumaczenia, którego nie przeczytał żaden rodzimy użytkownik języka, łącznie z formularzami.
Pozostawienie autorstwa i scenariusza wygranej w niejasności. Ustal autorstwo, kto podpisuje i kto nadzoruje budowę, zanim sąd konkursowy podejmie decyzję.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę uzyskać wpis w izbie kraju przyjmującego przed złożeniem oferty?

Zwykle nie. Zamawiający może żądać wpisu do rejestru zawodowego kraju, w którym masz siedzibę (art. 58 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE), i musi akceptować Twój wpis w kraju siedziby. Oświadczenia lub wpisu w kraju przyjmującym potrzebujesz przed rozpoczęciem świadczenia usługi oraz, tam gdzie prawo zastrzega to dla architektów, przed podpisaniem wniosku o pozwolenie na budowę. Przeczytaj dokumentację przetargową, bo niektóre przetargi wymagają tego na etapie udzielenia zamówienia.

Czy zagraniczny architekt może podpisać wniosek o pozwolenie na budowę?

Tak, gdy uzyska prawo do wykonywania zawodu w kraju przyjmującym. We Francji architekt z UE, który złożył oświadczenie na podstawie art. 10-1 ustawy o architekturze z 1977 r., może wykonywać zawód bez wpisu na regionalną listę. W Niemczech krajowe przepisy budowlane, na przykład § 67 przepisów Nadrenii Północnej-Westfalii, pozwalają podpisywać usługodawcom z UE, którzy dokonali zgłoszenia w izbie. W Finlandii projektant potrzebuje świadectwa kwalifikacji na właściwym poziomie. W pozostałych przypadkach podpisuje wpisany lokalny partner.

W jakim języku muszę złożyć ofertę?

W języku lub językach wskazanych w ogłoszeniu i dokumentacji przetargowej. Większość krajowych zamawiających używa własnego; niektórzy akceptują też angielski, zwłaszcza w konkursach międzynarodowych. Francuski kodeks zamówień pozwala zamawiającym żądać francuskiego tłumaczenia dokumentów w innych językach, a sama umowa musi być po francusku.

Czy ofertą powinien kierować lokalny partner, czy my?

Kieruj nią sam, jeśli zamawiający punktuje Twój projekt, a Twoje referencje zapewniają spełnienie warunków udziału. Pozwól kierować lokalnemu partnerowi, jeśli zamawiający będzie wybierał na podstawie lokalnego dorobku i chce znanego sobie partnera do kontaktu, a w umowie zabezpiecz swoje autorstwo. Wybór między konsorcjum a podwykonawstwem wyjaśnia artykuł lider konsorcjum, konsorcjum czy podwykonawstwo.

Co, jeśli mój partner pomagał zamawiającemu przygotować projekt?

Poinformuj zamawiającego. Zgodnie z art. 41 dyrektywy 2014/24/UE zamawiający musi podjąć środki zapewniające uczciwą konkurencję, takie jak udostępnienie informacji wszystkim oferentom, i może wykluczyć zespół tylko w ostateczności, po umożliwieniu mu wykazania, że konkurencja nie została zakłócona. Ukrywanie tego jest znacznie bardziej ryzykowne niż ujawnienie.