rajat ylittävät tarjoukset paikallinen kumppani tarjousyhteistyö eu-hankinnat ammattipätevyys

Tarjous ulkomaille: miten löytää ja valita paikallinen kumppani julkiseen tarjouskilpailuun

TenderDesk · 29.10.2026 · 19 min lukuaika

Milloin toisessa EU-maassa tarjouksen tekevä arkkitehtitoimisto tarvitsee paikallisen kumppanin ja milloin ei, miten sellaisen löytää jälki-ilmoitusten, kilpailutulosten ja kamarien rekisterien avulla, miten sen tarkistaa ja mistä sopia ennen tarjouksen jättämistä.

Yhteen EU-maahan sijoittautunut arkkitehtitoimisto voi tehdä tarjouksia julkisista hankinnoista missä tahansa muussa EU-maassa ilman paikallista kumppania. Hankkijoiden on hyväksyttävä kotimaasi rekisteröinti, ja EU-oikeus antaa arkkitehdin työskennellä tilapäisesti toisessa jäsenvaltiossa yksinkertaisen, vastaanottavan valtion viranomaiselle tehtävän ilmoituksen jälkeen. Paikallista kumppania tarvitset, kun tarjouspyyntö tai sopimus edellyttää jotakin, mitä et itse pysty tarjoamaan: tarjouksen kielellä, jota et kirjoita hyvin, referenssejä, joihin arviointiryhmä luottaa, allekirjoitusoikeutta ja läsnäoloa työmaalla rakennuslupa- ja rakentamisvaiheissa sekä käytännön tuntemusta paikallisista määräyksistä, kaavoituksesta ja kustannuksista. Löydä kumppanit jälki-ilmoitusten, kilpailutulosten ja kamarien rekisterien avulla, tarkista ne tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia vasten ja allekirjoita lyhyt yhteistyösopimus ennen tarjouksen jättämistä.

Harva toimisto tekee näin. Saksan liittovaltion arkkitehtikamarin vuonna 2023 tekemän kyselyn mukaan vain 4 prosenttiin Saksan EU:n laajuisista suunnittelumenettelyistä tuli yksikin hakemus ulkomailta (katso arkkitehtuurin julkiset hankinnat Saksassa). Esteitä ovat kieli, referenssit, allekirjoitusoikeus ja uuden järjestelmän opettelun kustannus: juuri ne aukot, jotka paikallinen kumppani täyttää.

Tämä opas käsittelee tarjousyhteistyön rajat ylittävää puolta. Oikeudelliset rakenteet ja vastuusäännöt maittain ovat oppaassa vastaava toimisto, ryhmittymä vai alihankinta; rakenne-, talotekniikka- ja kustannuskumppanien valinta pisteytyskortteineen ja palkkionjakoesimerkkeineen on oppaassa miten valita suunnittelukumppani.

Tärkeimmät asiat

Voit tehdä tarjouksen ilman paikallista yhtiötä. Hankkija ei saa hylätä sinua sillä perusteella, että sen oma laki edellyttäisi toista oikeudellista muotoa (direktiivi 2014/24/EU, 19 artiklan 1 kohta), ja se voi pyytää vain merkintää sijoittautumismaasi ammattirekisteriin (58 artiklan 2 kohta).
Toimiakseen tilapäisesti toisessa jäsenvaltiossa arkkitehti voi joutua tekemään kirjallisen ilmoituksen vastaanottavan valtion viranomaiselle ennen ensimmäistä palvelusuoritusta ja uusimaan sen kerran vuodessa (direktiivi 2005/36/EY, 7 artikla). Arkkitehdit, joiden tutkinto on lueteltu kyseisen direktiivin liitteessä V.7, tunnustetaan automaattisesti.
Rekisteröinti on yleensä työn suorittamisen ja allekirjoittamisen, ei hakemisen edellytys. Ranskassa ilmoitus tehdään Ordre des architectesin alueneuvostolle; Saksassa sen osavaltion kamarille, jossa työskentelet; Suomessa säänneltyjen tehtävien suunnittelijoilta on tammikuusta 2025 lähtien vaadittu pätevyystodistus.
Kielen määräävät tarjouspyyntöasiakirjat, ja useimmat hankkijat käyttävät omaansa. Ranskan hankintalaki antaa hankkijoiden vaatia ranskankieliset käännökset jättämistäsi asiakirjoista.
Myöhemmissä vaiheissa paikallinen kumppani ansaitsee osuutensa. Saksan HOAI:ssa vaiheet 5–8 (toteutussuunnittelu, urakkakilpailutus ja työmaavalvonta) kattavat 71 prosenttia rakennuksen palkkiosta.
Julkiset tiedot näyttävät, kuka voittaa mitäkin: jälki-ilmoitukset ja suunnittelukilpailujen tulosilmoitukset TED:ssä ja kansallisissa portaaleissa, kamarien ja liittojen julkaisemat kilpailutulokset sekä kamarien rekisterit.
Tarkista kumppani tarjouspyyntöä vasten: rekisteröinti, vastaanottavassa maassa voimassa oleva vakuutus, liikevaihto ja referenssit soveltuvuusvaatimuksia vasten, kapasiteetti sekä eturistiriidat, kuten aiempi osallistuminen tehtävänannon valmisteluun.
Sovi yksinoikeudesta, vaiheittaisesta laajuudesta, palkkion jaosta, vastuusta, tekijyydestä, sovellettavasta laista ja siitä, mitä tapahtuu, jos häviätte tai voitatte, kirjallisesti ennen tarjouksen jättämistä.

Tarvitsetko paikallisen kumppanin?

Mitä EU-oikeus jo antaa sinulle

Kaksi direktiiviä asettaa perustason. Direktiivi 2014/24/EU koskee tarjousta. Sen 19 artiklan 1 kohdan mukaan talouden toimijaa, jolla on oikeus tarjota palvelua sijoittautumismaassaan, ei saa hylätä pelkästään sillä perusteella, että vastaanottavan maan laki edellyttäisi sen olevan luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö. 58 artiklan 2 kohta antaa hankkijan pyytää merkintää ammatti- tai elinkeinorekisteriin "niiden sijoittautumisjäsenvaltiossa" tai todistusta luvasta tai jäsenyydestä, jota palvelun tarjoaminen kotimaassa edellyttää. Unionin tuomioistuin sovelsi samaa logiikkaa asiassa Sotsiaalministeerium (C-6/20, 20. toukokuuta 2021), joka ratkaistiin vuoden 2004 direktiivin nojalla: hankkija ei voinut soveltuvuusvaatimuksena edellyttää omassa maassaan myönnettyä hyväksyntää tarjoajalta, jolla oli jo vastaava hyväksyntä kotimaassaan.

Direktiivi 2005/36/EY koskee työtä. Sen II osasto kattaa tilapäisen ja satunnaisen palvelujen tarjoamisen:

Vastaanottava valtio ei saa rajoittaa toisessa jäsenvaltiossa laillisesti sijoittautuneen palveluntarjoajan toimintaa ammattipätevyyteen liittyvistä syistä (5 artikla). Sitä, onko toiminta tilapäistä, arvioidaan tapauskohtaisesti: kesto, toistuvuus, säännöllisyys ja jatkuvuus.
Sen on vapautettava sinut rekisteröitymisestä ammatilliseen järjestöönsä tai jäsenyydestä siinä, mutta se voi säätää automaattisesta tilapäisestä rekisteröinnistä tai muodollisesta jäsenyydestä, kunhan tämä ei viivästytä tai vaikeuta palvelua eikä aiheuta sinulle lisäkustannuksia (6 artikla).
Se voi edellyttää kirjallista ilmoitusta ennen ensimmäistä palvelusuoritusta, uusittuna kerran vuodessa, ja siinä tietoja ammatillisesta vastuuvakuutuksestasi, todistuksen kansalaisuudesta, todistuksen siitä, että olet laillisesti sijoittautunut etkä ole ammatinharjoittamiskiellossa, sekä selvityksen pätevyydestäsi (7 artiklan 1 ja 2 kohta).
Arkkitehdeille, joiden tutkinto on lueteltu liitteessä V.7, tunnustaminen on automaattista, ennakkotarkastusta ei tehdä, ja palvelu tarjotaan vastaanottavan valtion ammattinimikkeellä (7 artiklan 3 ja 4 kohta).
Olet edelleen vastaanottavan valtion ammattisääntöjen alainen esimerkiksi nimikkeiden käytön ja vakavien ammatillisten laiminlyöntien osalta (5 artiklan 3 kohta).

Jos avaat toimiston ja työskentelet maassa pysyvästi, et enää tarjoa tilapäistä palvelua vaan sijoittaudut, ja vastaanottavan maan kamarin täydellisiä rekisteröintisääntöjä sovelletaan.

Mitä vastaanottava maa lisää

Ilmoitus on helppo osa. Eroja on siinä, mitä kukin maa varaa rekisteröidyille arkkitehdeille, kuka saa allekirjoittaa rakennuslupahakemuksen ja mitä hankkija odottaa lukevansa.

Maa	Nimike ja varatut tehtävät	Tilapäisten palvelujen reitti	Huomioitavaa
Ranska	Nimike on suojattu; jokaisen rakennuslupaa hakevan on käytettävä arkkitehtia arkkitehtisuunnitelman laatimiseen, pieniä yksityisiä hankkeita lukuun ottamatta (laki 77-2 vuodelta 1977, 3 ja 4 artikla)	Kirjallinen ilmoitus Ordren sen alueen neuvostolle, jossa ensimmäinen palvelu on suunniteltu, uusittuna vuosittain, ja Ranskan lain mukainen vakuutus (10-1 artikla); neuvosto ratkaisee asian kuukauden kuluessa täydellisen hakemuksen saamisesta	Ammatillinen vastuuvakuutus (16 artikla) ja kymmenen vuoden rakennusvirhevakuutus (Code des assurances, artikla L241-1); hankkijat voivat vaatia ranskaa osallistumishakemuksissa ja tarjouksissa, ja sopimus on ranskaksi
Saksa	Nimike on suojattu kuudentoista osavaltion arkkitehtilaeissa; vain bauvorlageberechtigt-suunnittelija saa allekirjoittaa rakennuslupahakemuksen	Ilmoitus sen osavaltion kamarille, jossa työskentelet ja joka merkitsee sinut vierailevaksi palveluntarjoajaksi; Nordrhein-Westfalenissa maksu on 200 € ja päätös tulee kolmen kuukauden kuluessa	Käytännössä saksaa hakemuksissa, neuvotteluissa ja kirjeenvaihdossa; laajuus ja palkkio kuvataan HOAI-vaiheina
Alankomaat	Nimikkeet arkkitehti, kaupunkisuunnittelija, maisema-arkkitehti ja sisustusarkkitehti on suojattu Architectenregisterin kautta	ETA-maiden ja Sveitsin arkkitehdit voidaan rekisteröidä työnsä ajaksi ottamalla yhteyttä rekisteriin	Kieli- ja pätevyysvaatimukset asetetaan kussakin tarjouspyynnössä
Portugali	Ammattia säätelee Ordem dos Arquitectos	Satunnainen ja tilapäinen toiminta lain 9/2009 nojalla ilmoituksella; automaattisesti tunnustetut arkkitehdit voivat käyttää nimikettä arquiteto (Ordemin perussääntö, 7 artikla)	Kieli määrätään programa do procedimentossa, yleensä portugali
Suomi	Rakentamislain tultua voimaan 1. tammikuuta 2025 säänneltyjen tehtävien suunnittelijat tarvitsevat hankkeen vaativuutta vastaavan pätevyystodistuksen (laki 812/2023)	SAFA myöntää todistuksia tavanomaisiin suunnittelutehtäviin ja tarkistaa ulkomaisten tutkintojen vastaavuuden; vaativammat tasot käsittelee FISE	Lupa- ja työmaatyö suomeksi tai ruotsiksi; kansainväliset kilpailut hyväksyvät usein myös englannin
Tanska, Ruotsi, Norja	Arkkitehdin nimike ei ole suojattu	Nimike ei edellytä ilmoitusta	Pätevyysvaatimukset ovat sitä, mitä tarjouspyyntö edellyttää; määräykset ja lupamenettelyt ovat kansallisia

Voit siis hakea kotimaasi rekisteröinnin perusteella, mutta ilmoituksesi on oltava kunnossa ennen kuin alat suorittaa työtä. Ja silloinkin, kun rekisteröintiä ei tarvita, määräykset, lupamenettely ja hankkijan työkieli ovat kansallisia, ja siinä kumppani ansaitsee palkkionsa.

Milloin tarvitset sellaisen ja milloin et

Tarvitset todennäköisesti paikallisen kumppanin, kun:

Et pysty kirjoittamaan tarjouksen kieltä ammattimaisella tasolla. Arviointiryhmä lukee menetelmäkuvaustasi näyttönä siitä, miten johdat sen kokouksia vuosien ajan.
Soveltuvuusarviointi pisteyttää referenssejä, jotka arviointiryhmä voi tarkistaa. Ulkomaiset referenssit lasketaan oikeudellisesti, mutta saksalainen viranomainen, joka arvioi "vertailukelpoisia" suunnitteluvaatimuksia, tai ranskalainen palkintolautakunta, joka valitsee kourallisen tiimejä kymmenistä, luottaa hankkeeseen, jossa se voi käydä, ja tilaajaan, jolle se voi soittaa.
Sopimus kattaa rakennusluvan, urakkakilpailutuksen ja työmaavalvonnan. Ranskan mission de base uudessa julkisessa rakennuksessa ulottuu luonnoksesta luovutukseen työmaavalvonta (DET) mukaan lukien, ja se on vähimmäislaajuus, joka julkisten rakennuttajien on tilattava. Saksalaiset toimeksiannot ulottuvat yleensä vaiheeseen 8. Viikoittaiset työmaakokoukset vastaanottavan maan kielellä eivät ole tehtävä lentäen paikalle tulevalle tiimille.
Paikalliset määräykset ja kustannukset ohjaavat suunnittelua. Paloturvallisuus, esteettömyys, energiamääräykset, kaava-asiakirjat ja kustannusvertailut ovat kansallisia tai alueellisia, ja kotimaan hinnoille rakennettu kustannusarvio huomataan.

Et ehkä tarvitse sellaista, kun:

Kyseessä on avoin, nimetön kilpailu, jonka ensimmäinen vaihe pyytää vain suunnitelmaa kielellä, jota hallitset. Hanki kumppani ennen voittoa seuraavaa neuvottelua.
Toimeksianto päättyy suunnitteluun, kuten yleissuunnitelma, toteutettavuusselvitys tai toiselle tiimille luovutettava luonnossuunnitelma.
Olet jo sijoittautunut maahan, ja sinulla on rekisteröityjä arkkitehteja, äidinkielisiä työntekijöitä ja paikallisia referenssejä.
Olet erikoisasiantuntija. Rakennusperintöön, terveydenhuoltoon tai laboratorioihin erikoistunutta osaamista etsivä hankkija voi haluta referenssejäsi enemmän kuin paikallista läsnäoloa, ja voit liittyä paikallisen vastaavan toimiston tiimiin eikä päinvastoin.

Mitä kumpikin osapuoli tuo ja mitä kumpikin haluaa

Kumppanuus toimii, kun molemmat yritykset saavat jotakin, mitä eivät saisi yksin. Sano se ajoissa: useimmat riidat johtuvat lausumattomista oletuksista.

	Ulkomainen toimisto	Paikallinen toimisto
Tuo	Suunnittelumaine, erikoisreferenssit, raikas lähestymistapa, kapasiteettia varhaisissa suunnitteluvaiheissa, joskus digitaalisia menetelmiä, joita paikalliselta markkinalta puuttuu	Rekisteröinti ja allekirjoitusoikeus, kieli, määräykset, kaavoitus- ja lupamenettelyt, paikalliset kustannustiedot ja urakoitsijat, läsnäolo työmaalla, hankkijan tunnistamat referenssit, suhteet tilaajiin ja viranomaisiin
Haluaa	Uuden markkinan, uskottavan toteutuskumppanin, referenssin seuraavaan tarjoukseen, määräysvallan suunnitteluun	Suurempia tai arvostetumpia toimeksiantoja kuin omat referenssit toisivat, todellisen tunnustuksen suunnittelusta, reilun osuuden palkkiosta, varhaisen mukaantulon, lisää yhteisiä tarjouksia, suojan siltä, että se pudotetaan pois hankintapäätöksen jälkeen

Ulkomaisen yrityksen yleisin virhe on kohdella paikallista kumppania leimasimena. Laki näkee sen läpi: hankintadirektiivin 63 artiklan mukaan voit tukeutua toisen yrityksen kokemukseen tai pätevyyteen vain, jos kyseinen yritys suorittaa asianomaiset palvelut. Paikallisen yrityksen yleisin virhe on hyväksyä osuus, joka näyttää suunnitteluvaiheiden osalta reilulta, ja huomata sitten kantavansa suurimman osan tunneista.

Paikallisen kumppanin mahdolliset roolit

Neljä järjestelyä kattaa useimmat rajat ylittävät tiimit. Kukin vastaa yhtä rakennetta oppaassa vastaava toimisto, ryhmittymä vai alihankinta.

Rooli	Mitä paikallinen kumppani tekee	Tavallinen rakenne	Huomioitavaa
Yhteissuunnittelija	Suunnittelee kanssasi ensimmäisestä luonnoksesta alkaen; molemmat yritykset ovat nimettyjä tekijöitä	Talouden toimijoiden ryhmittymä yhteisvastuin	Miten suunnittelupäätökset tehdään; tunnustus julkaisuissa
Toteutusarkkitehti (saksalainen Kontaktarchitekt)	Ottaa vastuun rakennuslupa- tai toteutussuunnitteluvaiheesta luovutukseen asti ja johtaa työmaavalvontaa	Ryhmittymän jäsen tai ulkomaisen vastaavan alihankkija	Tunteja seuraava palkkio-osuus; suunnittelun ohjausvaltasi toteutusvaiheessa
Paikallinen neuvonantaja	Määräykset, luvat, kustannustarkistukset, käännösten tarkistus; ei allekirjoitusroolia	Alihankkija	Sen referenssit eivät kanna soveltuvuuttasi, ellei se tee niihin liittyvää työtä
Paikallinen vastaava ja ulkomainen suunnittelusta vastaava arkkitehti	Tekee tarjouksen ja allekirjoittaa; sinä olet suunnittelukonsultti	Paikallinen yritys johtaa; sinä olet alihankkija tai lainaat kapasiteettiasi	Tekijyytesi ja sananvaltasi suunnittelun jatkokehityksessä

Vaiheiden painoarvo selittää, miksi toteutus on harvoin toissijainen rooli. Saksan HOAI:n 34 pykälä jakaa rakennuksen perustehtävät seuraavasti: 2 prosenttia lähtötietojen selvittämiseen, 7 luonnossuunnitteluun, 15 yleissuunnitteluun, 3 rakennuslupahakemukseen, 25 toteutussuunnitteluun, 10 urakkakilpailun valmisteluun, 4 urakkakilpailuun, 32 työmaavalvontaan ja 2 jälkihoitoon. Ulkomainen toimisto, joka johtaa vaiheita 1–3, tekee 24 prosenttia palkkioasteikosta; vaiheet 5–8 ottava kumppani tekee 71 prosenttia. Muut maat jakavat työn eri tavalla, mutta rakentamisvaiheet ovat kaikkialla raskaita ja vaativat paikallisia ihmisiä.

Mistä kumppanit löytää julkisten tietojen avulla

Paras kumppani on sellainen, jonka kanssa olet jo toteuttanut hankkeen. Ilman sellaista käytä julkisia tietoja siitä, kuka voittaa mitäkin.

Jälki-ilmoitukset TED:ssä ja kansallisissa portaaleissa

EU-kynnysarvojen yläpuolella (1. tammikuuta 2026 alkaen keskushallinnon palveluissa 140 000 €, muilla julkisilla hankkijoilla 216 000 € ja rakennusurakoissa 5 404 000 € delegoidun asetuksen (EU) 2025/2152 mukaan) hankintasopimukset on julkaistava TED:ssä 30 päivän kuluessa (direktiivin 50 artikla), samoin suunnittelukilpailujen tulokset (79 artikla). Tulosilmoituksessa nimetään voittanut tarjoaja, yleensä muine jäsenineen, jos voittaja on ryhmittymä, sekä hankkija, kohde, arvo ja usein se, annetaanko osa sopimuksesta alihankintana.

Hae kohdemaasi tulosilmoituksia arkkitehtuurin CPV-koodeilla (71200000 ja sen alakoodit, kuten 71221000 rakennuksille ja 71240000 arkkitehti-, insinööri- ja suunnittelupalveluille) ja haluamillasi rakennustyypeillä. Tunnin kuluessa tiedät, mitkä toimistot voittavat alueen kouluja tai kirjastoja ja minkä insinöörien kanssa ne voittavat. Toimisto, joka esiintyy toistuvasti ryhmittymissä ulkomaisten yritysten kanssa, osaa jo tarjousyhteistyön.

Kansalliset lähteet lisäävät kynnysarvojen alittavat työt. Ranska julkaisee julkisten sopimusten keskeiset tiedot avoimena datana data.gouv.fr-palvelussa, Portugalin BASE-portaali julkaisee sopimukset toimittajan nimin, ja kunkin maasivun kansalliset portaalit julkaisevat jälki-ilmoituksia. TenderDeskin syöte kokoaa TED:n ja kansalliset lähteet ja pisteyttää ilmoitukset suunnittelutyön mukaan, mikä nopeuttaa hakua, mutta itse ilmoitukset ovat julkisia.

Kilpailutulokset ja näyttelyt

Kilpailut näyttävät, kuka suunnittelee hyvin, eivät vain sitä, kuka läpäisee soveltuvuusarvioinnin. Saksassa kukin osavaltion kamari julkaisee rekisteröimänsä kilpailut, ja RPW 2013 -sääntöjen mukaan ehdotukset asetetaan näytteille tekijöiden nimin palkintolautakunnan päätöksen jälkeen. Pohjoismaissa liitot ovat tiiviisti mukana: SAFA neuvoo Suomessa järjestäjiä ja ylläpitää arkistoa aiemmista kilpailuista, Tanskan liitto nimeää ammattilaisjäsenet palkintolautakuntiin, Norjan liitto neuvoo tilaajia kilpailusihteeristönsä kautta, ja Ruotsin liitto nimeää arkkitehteja yhdessä sen kanssa järjestettävien kilpailujen palkintolautakuntiin. TED:n suunnittelukilpailujen tulosilmoitukset nimeävät jokaisen kynnysarvon ylittävän kilpailun palkitut.

Rakennustyyppisi kilpailuissa palkitut ovat toimistoja, joita kannattaa lähestyä: paikallinen palkintolautakunta palkitsi niiden suunnitelmat, ja monilta niistä puuttuvat valmiit referenssit, joilla ne voittaisivat neuvottelumenettelyn yksin.

Arkkitehtikamarien rekisterit

Kun nimike on suojattu, kamarit pitävät rekistereitä, joiden avulla voit varmistaa henkilön tai yrityksen rekisteröinnin: Ordre des architectesin alueneuvostot Ranskassa, osavaltioiden kamarien luettelot Saksassa, Architectenregister Alankomaissa, Ordem dos Arquitectos Portugalissa. Suomessa suunnittelijoiden pätevyystodistuksia myöntävien toimijoiden on pidettävä rekisteriä voimassa olevista todistuksista (laki 812/2023, 10 §). Architects' Council of Europe (ACE) ylläpitää maaprofiilien tietokantaa, jossa nimetään kunkin maan jäsenjärjestöt; se on nopea tapa löytää oikea kamari vieraalla markkinalla. Rekisteri vahvistaa aseman, ei laatua: käytä sitä muualta löytämäsi nimen tarkistamiseen.

Liitot, tapahtumat ja oma verkostosi

BNA:n Alankomaissa, BDA:n Saksassa, SAFA:n, Sveriges Arkitekterin, Akademisk Arkitektforeningin ja NAL:n kaltaiset liitot tuovat toimistoja näkyviin hakemistojen ja palkintojen kautta, ja kamarien konferenssit, arkkitehtuuripäivät ja kilpailunäyttelyt tuovat sinut samaan tilaan paikallisesti voittavien yritysten kanssa. Kotimaasi vienninedistämisorganisaatio voi järjestää esittelyjä, ja EU:n Enterprise Europe Network ylläpitää maksutonta kumppanuustietokantaa ja järjestää yhteistyötapahtumia paikallisten yhteyspisteiden kautta. Kysy insinööreiltä ja tilaajilta, joiden kanssa jo työskentelet, ketä paikallisia arkkitehteja he arvostavat. Ja tee itsesi löydettäväksi: TenderDeskin toimistohakemisto luettelee toimistot maittain ja aloittain, joten ulkomaista suunnittelukumppania etsivä paikallinen yritys voi löytää myös sinut.

Due diligence: kumppanin tarkistaminen ennen sitoutumista

Hankkija tarkistaa kumppanisi, ja ryhmittymässä se kohtelee kumppanisi epäonnistumista sinun epäonnistumisenasi. Tee tarkistukset edessäsi olevaa tarjouspyyntöä vasten. Yleinen menetelmä ja pisteytyskortti ovat suunnittelukumppanin valintaa käsittelevässä oppaassa; nämä ovat kohdat, jotka muuttuvat rajan yli.

Tarkistus	Mistä varmistaa	Varoitusmerkki
Rekisteröinti	Vastaanottavan maan kamarin rekisteri; kansallinen kaupparekisteri	Allekirjoittava arkkitehti ei ole rekisteröity, tai yritys käyttää suojattua nimikettä ilman lain edellyttämiä rekisteröityjä johtajia
Vakuutus	Vakuutusyhtiön todistus: raja vahinkoa kohden ja yhteensä, alueellinen kattavuus, rakennustyypit, voimassaolo; Ranskassa kymmenen vuoden rakennusvirhevakuutus	Poikkeukset yhteishankkeille, ulkomaisille tilaajille tai rakennustyypille; tarjouspyynnön tasoa alempi kattavuus
Liikevaihto	Tilinpäätökset tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusta vasten; vaatimus ei saa ylittää kaksinkertaista sopimuksen arvoa ilman perustelua (58 artiklan 3 kohta)	Liikevaihto juuri ja juuri rajalla tai laskeva
Referenssit	Jälki-ilmoitukset TED:ssä ja kansallisessa portaalissa; puhelu tilaajalle	Hankkeet, joiden suunnittelua tai toteutusta kumppani ei pysty osoittamaan omakseen; unionin tuomioistuimen Esaprojekt-tuomio (C-387/14) kieltää vetoamasta ryhmittymän kokemukseen ilman todellista osallistumista
Kapasiteetti	Nimetyt henkilöt, heidän muut sitoumuksensa, resursointikirje	Johtajan ansioluettelo tarjouksessa ja juniori työssä
Poissulkemisperusteet	Kumppanin oma ESPD; kansalliset poissulkemisrekisterit, jos sellaisia on	Maksamattomat verot, maksukyvyttömyys, purettu julkinen sopimus, jota se ei maininnut

Eturistiriidat ansaitsevat oman vaiheensa, koska paikalliset kumppanit ovat paikallisia juuri siksi, että ne tuntevat hankkijan:

Aiempi osallistuminen. Jos kumppani on neuvonut hankkijaa tai auttanut hankinnan valmistelussa, esimerkiksi kirjoittamalla toteutettavuusselvityksen, hankkijan on toteutettava toimenpiteitä kilpailun reiluuden varmistamiseksi, kuten jaettava nämä tiedot kaikille tarjoajille, ja se voi sulkea tiimin pois vain viimeisenä keinona annettuaan sille tilaisuuden osoittaa, ettei kilpailu vääristynyt (41 artikla ja 57 artiklan 4 kohdan f alakohta). Kysy jokaiselta kumppanilta suoraan.
Yhteydet palkintolautakuntaan. Kilpailusäännöt sulkevat pois henkilöt, joiden rooli kilpailun valmistelussa tai yhteydet palkintolautakuntaan voisivat antaa heille etua. Saksan RPW 2013 (4 pykälän 2 momentti) laajentaa tämän sukulaisiin ja taloudellisesti sidoksissa oleviin henkilöihin; suomalaisissa kilpailuissa palkintolautakunnan jäsenet, sen asiantuntijat, lautakunnan sihteeri ja ohjelman laatimiseen liittyvät henkilöt eivät voi osallistua.
Muut tiimit. Kysytylle paikalliselle toimistolle voi samaan menettelyyn tulla yhteydenottoja useilta ulkomaisilta yrityksiltä. Ranskalaiset hankkijat voivat kieltää yritystä esiintymästä useammassa kuin yhdessä ryhmittymässä, ja portugalilaiset menettelyt kieltävät sen ryhmittymän jäseniltä; silloinkin, kun se on sallittua, sinun on tiedettävä siitä.
Kilpailuoikeus. Kaksi arkkitehtitoimistoa, jotka olisivat kumpikin voineet tehdä tarjouksen yksin, voivat joutua selittämään, miksi ne liittoutuivat; katso vastaava toimisto, ryhmittymä vai alihankinta.

Tapaa sitten ihmiset. Kahden tunnin työpaja varsinaisesta tehtävänannosta vastaanottavan maan kielellä kertoo enemmän kuin mikään verkkosivusto siitä, miten kumppani ajattelee ja pystyvätkö tiiminne työskentelemään yhdessä.

Yhteistyösopimus

Allekirjoita se ennen tarjouksen jättämistä; kaksi allekirjoitettua sivua on parempi kuin kolmekymmentä allekirjoittamatonta. Yleinen ehtoluettelo on suunnittelukumppanin valintaa käsittelevässä oppaassa. Rajat ylittävä sopimus tarvitsee erityisesti nämä kohdat:

Roolit ja johtaja. Kuka edustaa ryhmittymää (mandataire, federführendes Mitglied, penvoerder), kuka allekirjoittaa, kuka jättää tarjouksen ja kuka on yhteydessä hankkijaan. Nimeä suunnittelun tekijä ja toteutuksen vetäjä erikseen, jos he ovat eri henkilöitä.
Yksinoikeus. Vähintään tähän menettelyyn. Lisää molemminpuolinen kierron kielto: paikallinen yritys ei liity kilpailevaan ulkomaiseen tiimiin, eikä ulkomainen yritys korvaa paikallista kumppania hankintapäätöksen jälkeen ilman perustetta.
Vaiheittainen laajuus vastaanottavan maan sanastolla. HOAI-vaiheet Saksassa, mission de basen osat Ranskassa, muualla tarjouspyynnön käyttämät vaiheet, sekä vastuunjakotaulukko.
Työtä seuraava palkkion jako. Vaiheittain ja tunteina, ei yhtä lounaalla sovittua prosenttia. Kerro, miten neuvotteluissa tehdyt leikkaukset, lisätyöt ja muutokset jaetaan ja milloin kullekin yritykselle maksetaan.
Vastuu ja vakuutukset. Sisäinen vastuunjako, ristikkäiset vastuuvapautukset kunkin yrityksen omasta osuudesta, vähimmäisvakuutusmäärät ja se, hankitaanko hankekohtainen vakuutus. Tarkista, että jokainen vakuutus kattaa työn vastaanottavassa maassa sen lain mukaisesti.
Tekijyys. Kuka mainitaan tekijänä ehdotuksessa, lehdistössä ja rakennuksen tekijätiedoissa, kuka saa käyttää piirustuksia ja kuvia myöhemmissä tarjouksissa, ja että moraaliset oikeudet noudattavat sen paikan lakia, jossa rakennus sijaitsee. Tunnustus suunnittelusta on usein se, mitä paikallinen kumppani arvostaa eniten.
Jos häviätte. Kumpikin yritys vastaa yleensä omista tarjouskustannuksistaan. Sopikaa, miten palkintorahat tai osallistujakorvaus (prime, Bearbeitungshonorar) jaetaan ja ettei kumpikaan käytä yhteistä suunnitelmaa uudelleen ilman toisen suostumusta.
Jos voitatte. Vaiheet ja päivämäärät, joilla sopimus muutetaan hankkijan sopimusvaiheessa edellyttämäksi järjestelyksi tai oikeudelliseksi muodoksi, kuka tekee mitkäkin ilmoitukset, ja ensimmäisen vaiheen henkilöstösuunnitelma.
Irtautuminen ja korvaaminen. Maksukyvyttömyys, rekisteröinnin tai vakuutuksen menettäminen, avainhenkilön lähtö. Hankkijan on hyväksyttävä muutokset, joten sopikaa, kuka etsii korvaajan ja kenen kustannuksella.
Kieli, sovellettava laki ja riidat. Sopimuksen kieli ja se, mikä kieliversio on ensisijainen; sovellettava laki, jonka osapuolet voivat valita Rooma I -asetuksen (3 artikla) nojalla; tuomioistuin tai välimiesmenettely riitoja varten; sekä eskalointipolku ennen kumpaakaan.
Verotus ja henkilöstö. Arkkitehdin piirustukset tietylle tontille rakennettavaa rakennusta varten verotetaan siellä, missä kiinteistö sijaitsee (arvonlisäverodirektiivin 47 artikla; täytäntöönpanoasetuksen 282/2011 31 a artiklan 2 kohdan a alakohta), joten kysy neuvonantajalta, onko ulkomaisen yrityksen rekisteröidyttävä arvonlisäverovelvolliseksi vastaanottavassa maassa. Sinne työskentelemään lähetetyt työntekijät tarvitsevat A1-todistuksen pysyäkseen kotimaan sosiaaliturvan piirissä, ja monet vastaanottavat maat edellyttävät ensin lähetettyjen työntekijöiden ilmoitusta.

Yhteistyö kielten ja aikavyöhykkeiden yli

Euroopan sisällä aikavyöhykkeet ovat helppo osa: Lissabonin ja Helsingin välillä on kaksi tuntia. Kieli, käytännöt ja kalenterit ovat vaikeampia.

Erota työkieli tarjouskielestä. Tiimit työskentelevät usein englanniksi ja jättävät tarjouksen vastaanottavan maan kielellä. Yksi äidinkielinen henkilö omistaa lopullisen tekstin ja lukee jokaisen sivun, lomakkeet mukaan lukien. Konekäännös on luonnos, ei koskaan jätettävä asiakirja.
Laadi sanasto ensimmäisenä päivänä. Vaiheiden nimet, kustannusluokat, tilojen nimet, pinta-alamääritelmät: Saksa mittaa DIN 277:n mukaan, Alankomaat NEN 2580:n mukaan, ranskalainen kaavoitus käyttää surface de plancher -käsitettä. Väärin luettu pinta-alataulukko maksaa pisteitä.
Esitä hankkijan kielellä. Anna paikalliselle kumppanille puheenvuoro haastattelussa tai saksalaisessa Verhandlungissa, ja käytä ammattitulkkia, jos suunnittelusta vastaava esittää toisella kielellä.
Sopikaa digitaalisesta järjestelystä ajoissa: tiedostomuodot, yhteinen tietoympäristö, nimeämiskäytännöt, tarjouspyynnön BIM-vaatimukset ja se, kuka omistaa mallin.
Vie kalenterit aikatauluun. Alueelliset pyhäpäivät, elokuun hiljainen kausi Ranskassa ja Italiassa sekä Pohjoismaiden heinäkuun lomat osuvat kaikki määräaikoihin.
Suunnittele työmaavuodet nyt. Kuka osallistuu työmaakokouksiin, millä kielellä pöytäkirjat kirjoitetaan, kuka allekirjoittaa ohjeet urakoitsijalle. Tämä vastaus ohjaa palkkion jakoa.

Kolme esimerkkitapausta

Portugalilainen toimisto ranskalaisessa suunnittelukilpailussa

Portossa toimiva 15 hengen toimisto, jolla on kaksi valmista koulua, haluaa osallistua ranskalaisen départementin järjestämään concours restreint -kilpailuun uudesta lukiosta. Ilmoitus on BOAMPissa ja TED:ssä, ja osallistumishakemus edellyttää arkkitehtivetoista tiimiä insinööreineen ja kustannuskonsultteineen, tuoreita referenssejä ja ranskankielistä hakemusta.

Toimisto voisi hakea portugalilaisen rekisteröintinsä perusteella: hankkija voi pyytää vain merkintää sijoittautumismaan rekisteriin, ja jos sen arkkitehtien tutkinnot on lueteltu liitteessä V.7, tunnustaminen Ranskassa on automaattista. Sen olisi kuitenkin tehtävä ilmoitus Ordren alueneuvostolle ennen työn suorittamista, vakuutettava vastuunsa Ranskan lain mukaisesti kymmenen vuoden rakennusvirhevakuutus mukaan lukien ja toimitettava työmaavalvonnan sisältävä mission de base ranskaksi luovutukseen asti. Eikä sillä ole ranskalaisia referenssejä, joita kourallisen tiimejä valitseva palkintolautakunta etsii.

Se muodostaa tiimin alueella toimivan 20 hengen toimiston kanssa, joka on toteuttanut kaksi collègea. Ne muodostavat groupementin, jossa ranskalainen yritys on mandataire, jotta tilaaja asioi tuntemansa yrityksen kanssa, ja Porton toimisto on suunnitelman yhteistekijä. Ranskalainen yritys johtaa lupa-, urakkakilpailu- ja työmaavaiheita ranskalaisten insinöörien ja économisten kanssa. Palkkion jako seuraa toimeksiannon osia, suunnilleen tasapainossa suunnitteluvaiheissa ja painottuen ranskalaiseen yritykseen urakkakilpailuvaiheesta eteenpäin. Porton toimisto tekee ilmoituksensa heti, kun tiimi pääsee lyhytlistalle, jotta se voi allekirjoittaa suunnitteluvaiheet omissa nimissään.

Alankomaalainen toimisto saksalaisessa neuvottelumenettelyssä

Rotterdamilainen toimisto haluaa tehdä tarjouksen Nordrhein-Westfalenissa sijaitsevasta yhtenäiskoulusta, joka hankitaan VgV-neuvottelumenettelyllä osallistumishakemuksineen. Hakemus tehdään saksaksi; soveltuvuusvaiheessa vaaditaan kolme suunnitteluvaatimuksiltaan vertailukelpoista referenssiä, ammatillinen vastuuvakuutus ja vähimmäisliikevaihto; neuvottelu kattaa HOAI-käsittein ilmaistun palkkion ja esityksen.

Toimistolla on vahvat koulureferenssit ja se täyttää liikevaihtovaatimuksen, mutta sillä ei ole saksankielistä projektinvetäjää, se ei ole koskaan hinnoitellut HOAI-vaiheina, ja se tarvitsisi joko oman ilmoituksen osavaltion kamarille tai kumppanin, jolla on oikeus allekirjoittaa rakennuslupahakemus.

Se muodostaa Bietergemeinschaftin 12 hengen düsseldorfilaisen toimiston kanssa, jolla on julkisen sektorin kokemusta mutta ei suurta koulua. Alankomaalainen yritys johtaa suunnittelua vaiheeseen 3 asti ja esitystä; saksalainen yritys johtaa rakennuslupahakemusta ja vaiheita 5–8. Koska nämä vaiheet kattavat 71 prosenttia HOAI-palkkioasteikosta, saksalainen kumppani saa suuremman osuuden palkkiosta, ja sopimus antaa alankomaalaiselle yritykselle määritellyn roolin suunnittelun laadunvalvonnassa toteutuksen aikana, jotta rakennettava rakennus on se, joka esiteltiin. Kumpikin jäsen jättää oman EEE:nsä (Saksan ESPD), ja molemmat ovat yleensä yhteisvastuussa siviilioikeudellisen yhtymän osakkaina. Jos tarjouspyyntö edellyttää saman käyttötarkoituksen referenssejä, tiimi esittää ennen määräaikaa kirjallisen kysymyksen viitaten VgV:n 75 pykälän 5 momenttiin, jonka mukaan sama käyttötarkoitus on pääsääntöisesti merkityksetön.

Italialainen toimisto suomalaisessa avoimessa kilpailussa

Milanolainen toimisto huomaa Suomessa SAFA:n kanssa järjestettävän avoimen kansainvälisen arkkitehtuurikilpailun. Ilmoitus hyväksyy ehdotukset suomeksi ja englanniksi, kuten Oulun yliopiston vuoden 2026 kampuskilpailu, ja ensimmäinen vaihe on nimetön: palkintolautakunta näkee vain suunnitelman.

Osallistumiseen ei tarvita kumppania. Kysymys on siitä, mitä voiton jälkeen tapahtuu. Toimeksianto toteutetaan tammikuusta 2025 voimassa olleen rakentamislain mukaisesti, ja säänneltyjen tehtävien suunnittelijat, pääsuunnittelija mukaan lukien, tarvitsevat hankkeen vaativuutta vastaavat pätevyystodistukset. SAFA voi tarkistaa italialaisen tutkinnon vastaavuuden ja myöntää todistuksen tavanomaisiin suunnittelutehtäviin, mutta suuri julkinen rakennus luokitellaan todennäköisesti vaativammaksi, mikä edellyttää asiaankuuluvaa kokemusta ja FISE:n kautta saatavaa todistusta. Lupaprosessi, viranomaistapaamiset ja työmaa hoidetaan suomeksi.

Toimisto osallistuu siis yksin, mutta lähestyy kilpailuaikana kahta tai kolmea suomalaista toimistoa lyhyellä ehdollisella sopimuksella: jos ehdotus pääsee toiseen vaiheeseen tai voittaa, suomalainen kumppani liittyy mukaan toteutusarkkitehtina ja pääsuunnittelijana sovitulla osuudella jatkopalkkiosta ja yhteisarkkitehdin tunnustuksella. Se valitsee SAFA:n julkaisemista tuloksista yrityksen, joka on itse sijoittunut viimeaikaisissa kilpailuissa, ja tarkistaa, että sillä on oikea pätevyystodistus eikä yhteyksiä palkintolautakuntaan.

Vältettävät virheet

Kumppanin valinta nimen perusteella ennen soveltuvuusvaatimusten lukemista. Kohdista jokainen vaatimus sen täyttävään yritykseen ja etsi sitten kumppani, joka täyttää aukot.
Kumppanin käyttäminen leimasimena. Lainatut referenssit lasketaan vain, jos kumppani tekee niihin liittyvän työn, ja palkintolautakunnat tunnistavat paikallisen nimen, joka on mukana vain muodon vuoksi.
Ilmoituksen tekeminen liian myöhään. Se on tehtävä ennen ensimmäistä palvelusuoritusta, ja Ranskan neuvostolla voi kulua kuukausi hakemuksen valmistumisen jälkeen. Tee ilmoitus, kun pääset lyhytlistalle.
Oletus, että kotimaan vakuutus kulkee mukana. Tarkista alueellinen kattavuus, vastaanottavan maan lakisääteiset vaatimukset ja Ranskassa kymmenen vuoden rakennusvirhevakuutus.
Palkkion jakaminen arvovallan eikä tuntien mukaan. Myöhemmät vaiheet kantavat suurimman osan palkkiosta ja työstä.
Kumppanin eturistiriidan huomaamatta jättäminen: toteutettavuusselvitys samalle hankkijalle, yhteys palkintolautakunnan jäseneen, paikka toisessa tiimissä.
Käännöksen jättäminen ilman, että äidinkielinen on lukenut sen, lomakkeet mukaan lukien.
Tekijyyden ja voiton seurausten jättäminen epäselviksi. Sopikaa tekijätiedot, allekirjoittaja ja työmaavalvoja ennen palkintolautakunnan päätöstä.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun rekisteröityä vastaanottavan maan kamariin ennen tarjouksen tekemistä?

Yleensä ei. Hankkija voi pyytää merkintää sijoittautumismaasi ammattirekisteriin (direktiivin 2014/24/EU 58 artiklan 2 kohta), ja sen on hyväksyttävä kotimaasi rekisteröinti. Tarvitset vastaanottavan maan ilmoituksen tai rekisteröinnin ennen palvelun suorittamista ja, jos laki varaa sen arkkitehdeille, ennen rakennuslupahakemuksen allekirjoittamista. Lue tarjouspyyntöasiakirjat, koska jotkin edellyttävät sitä hankintapäätösvaiheessa.

Voiko ulkomainen arkkitehti allekirjoittaa rakennuslupahakemuksen?

Kyllä, kun hänellä on oikeus harjoittaa ammattia vastaanottavassa maassa. Ranskassa EU-arkkitehti, joka on tehnyt ilmoituksen vuoden 1977 arkkitehtuurilain 10-1 artiklan nojalla, voi harjoittaa ammattia ilman merkintää alueelliseen luetteloon. Saksassa osavaltioiden rakennuslait, esimerkiksi Nordrhein-Westfalenin lain 67 pykälä, sallivat kamarille ilmoituksen tehneiden EU-palveluntarjoajien allekirjoittaa. Suomessa suunnittelija tarvitsee oikean tason pätevyystodistuksen. Muussa tapauksessa allekirjoittaa rekisteröity paikallinen kumppani.

Millä kielellä tarjous on jätettävä?

Ilmoituksessa ja tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätyllä kielellä tai kielillä. Useimmat kansalliset hankkijat käyttävät omaa kieltään; jotkin hyväksyvät myös englannin, erityisesti kansainvälisissä kilpailuissa. Ranskan hankintalaki antaa hankkijoiden vaatia ranskankieliset käännökset muunkielisistä asiakirjoista, ja itse sopimuksen on oltava ranskaksi.

Pitäisikö paikallisen kumppanin johtaa tarjousta vai meidän?

Johda itse, jos hankkija pisteyttää suunnitteluasi ja referenssisi kantavat soveltuvuusarvioinnin. Anna paikallisen kumppanin johtaa, jos hankkija valitsee paikallisen näytön perusteella ja haluaa tuntemansa yhteyshenkilön, ja suojaa tekijyytesi sopimuksessa. Ryhmittymän ja alihankinnan välistä valintaa selitetään oppaassa vastaava toimisto, ryhmittymä vai alihankinta.

Entä jos kumppanini auttoi hankkijaa valmistelemaan hanketta?

Kerro siitä hankkijalle. Direktiivin 2014/24/EU 41 artiklan mukaan hankkijan on toteutettava toimenpiteitä kilpailun reiluuden varmistamiseksi, kuten jaettava tiedot kaikille tarjoajille, ja se voi sulkea tiimin pois vain viimeisenä keinona annettuaan sille tilaisuuden osoittaa, ettei kilpailu vääristynyt. Asian salaaminen on paljon riskialttiimpaa kuin sen kertominen.