EEE, Eigenerklärungen und Unterlagen: Formalien der EU-Vergabe erklärt

TenderDesk · 12. Okt. 2026 · 20 Min. Lesezeit

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Die EEE und ihre nationalen Versionen für Architekten und Ingenieure erklärt: was Sie erklären, wer im Team unterschreibt, welche Nachweise nach dem Zuschlag folgen und wie Sie formale Ausschlüsse vermeiden.

Die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung, englisch ESPD) ist eine standardisierte EU-Eigenerklärung. Darin erklären Sie, dass Ihr Büro nicht ausgeschlossen ist und die Eignungskriterien erfüllt. Bescheinigungen müssen Sie daher in der Angebotsphase nicht beilegen; nachweisen muss es nur der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, meist innerhalb weniger Tage. Jedes Land verpackt die EEE anders (DUME in Frankreich, DGUE in Italien, DEUC in Spanien, UEA in den Niederlanden, DEUCP in Portugal) und ergänzt nationale Formulare und Datenbanken. Die meisten formalen Ausschlüsse entstehen durch eine fehlende EEE eines Teammitglieds, eine falsche Signatur oder eine Bescheinigung, die nicht rechtzeitig vorgelegt werden kann.

Kernpunkte

Die EEE ist bei Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte Pflicht. Für 2026–2027 liegen diese bei 140.000 € (zentrale Regierungsbehörden) oder 216.000 € (sonstige öffentliche Auftraggeber) für Dienstleistungen und Planungswettbewerbe sowie bei 5.404.000 € für Bauleistungen.
Sie ersetzt Bescheinigungen nur in der Angebotsphase. Vor dem Zuschlag muss der Auftraggeber den ausgewählten Bieter um aktuelle Nachweise bitten. Er kann sie auch jederzeit von jedem Bieter verlangen.
Im Team braucht jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und jedes Büro, auf dessen Kapazitäten Sie sich berufen, eine eigene EEE. Reine Nachunternehmer brauchen nur dann eine, wenn der Auftraggeber sie verlangt.
Am Tag der Abgabe darf kein Ausschlussgrund vorliegen. Eine Steuer- oder Sozialversicherungsschuld, die erst nach Fristende beglichen wird, rettet Sie in der Regel nicht.
Nationale Formulare kommen zur EEE hinzu: DC1/DC2/DC4 in Frankreich, Eigenerklärungen in Deutschland, die Erklärung nach Anexo I in Portugal, die Selbstdeklaration in der Schweiz. Das Vereinigte Königreich nutzt seit dem Procurement Act 2023 stattdessen seine eigene Central Digital Platform.
Führen Sie für jedes Büro eine ständige „Unterlagenmappe" (Eintragungen, Versicherung, Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen, Jahresabschlüsse, Referenzen, Vertretungsbefugnisse). Aktualisieren Sie sie jedes Quartal, nicht in der Nacht vor Fristende.
Nutzen Sie e-Certis, um herauszufinden, welches Dokument in einem anderen Land was nachweist. Kann ein Partner im Ausland die genaue Bescheinigung, die der Auftraggeber nennt, nicht beschaffen, muss der Auftraggeber ein gleichwertiges Dokument akzeptieren.

Was die EEE eigentlich ist

Die Rechtsgrundlage in einem Absatz

Artikel 59 der Richtlinie 2014/24/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, die EEE als „vorläufigen Nachweis" anstelle von Bescheinigungen von Behörden oder Dritten zu akzeptieren. Darin bestätigen Sie, dass kein Ausschlussgrund vorliegt, dass Sie die Eignungskriterien erfüllen und dass Sie die Belege auf Anforderung vorlegen können. Das Standardformular legt die Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 der Kommission fest. Die EEE darf nur elektronisch übermittelt werden. Die Kommission hat ihren eigenen EEE-Dienst am 2. Mai 2019 abgeschaltet. Sie füllen sie daher über einen nationalen Dienst oder direkt auf der E-Vergabeplattform des Auftraggebers aus. Die Kommission nennt die Dienste Belgiens, Bulgariens, Litauens, Polens und Portugals als Ausweichlösung für alle, die keinen eigenen haben.

Die sechs Teile des Formulars

Teil	Was er abdeckt	Was ein Architekturbüro typischerweise ausfüllt
I	Das Verfahren und der Auftraggeber	Meist vom Auftraggeber vorausgefüllt
II	Ihr Büro: Identität, Vertreter, Eignungsleihe, Unterauftragsvergabe	Registernummer, KMU-Status, wer unterschreiben darf, auf welche Partner Sie sich berufen
III	Ausschlussgründe: A strafrechtliche Verurteilungen, B Steuern und Sozialversicherung, C Insolvenz, Interessenkonflikte, Fehlverhalten, D nationale Gründe	Überwiegend „Nein"-Antworten, aber lesen Sie jede einzelne
IV	Eignungskriterien: α globale Ja/Nein-Angabe, A Befähigung zur Berufsausübung, B wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, C technische und berufliche Leistungsfähigkeit, D Qualitätssicherungs- und Umweltmanagementnormen	Berufsrechtliche Eintragung, Umsatz, Berufshaftpflichtversicherung, Referenzen, Personal, ISO-Zertifikate
V	Verringerung der Zahl der Bewerber (nicht offene Verfahren)	Zusätzliche Referenzen oder Punkte für die engere Wahl
VI	Abschlusserklärungen und Unterschrift	Wer unterschreibt, und wo

Die Option „α" in Teil IV erlaubt dem Auftraggeber, eine einzige Ja/Nein-Angabe für alle Eignungskriterien zu akzeptieren. Nutzen Sie sie nur, wenn die Bekanntmachung sie zulässt. Viele Planungsausschreibungen wollen die Details, weil sie Referenzen für die engere Wahl bewerten.

Schwellenwerte: wann die EEE Pflicht ist

Die EEE ist ein Instrument der Richtlinie. Pflicht ist sie daher oberhalb der EU-Schwellenwerte, die die Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152 für den 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2027 festlegt: 140.000 € für Dienstleistungen und Planungswettbewerbe zentraler Regierungsbehörden, 216.000 € für sonstige öffentliche Auftraggeber (Regionen, Städte, Krankenhäuser, Hochschulen) und 5.404.000 € für Bauleistungen, jeweils netto. Die vollständige Tabelle und wie sich die Schwellenwerte ändern, finden Sie im Marktüberblick 2026.

Unterhalb der Schwellenwerte nutzen viele Auftraggeber trotzdem die EEE; andere eine kürzere nationale Erklärung. Lesen Sie die Liste der geforderten Unterlagen in der Ausschreibung („pièces de la candidature", „Eignungsnachweise", „documentazione amministrativa", „sobre A"), bevor Sie von dem einen oder dem anderen ausgehen.

Ausschluss und Eignung: was Sie wirklich erklären

Ausschlussgründe (Artikel 57)

Zwingende Gründe. Eine rechtskräftige Verurteilung wegen Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung, Bestechung, Betrug, terroristischer Straftaten, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder wegen Kinderarbeit und Menschenhandel. Das gilt für das Büro und für alle Personen in seinem Leitungsorgan oder mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis. Nicht gezahlte Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge, die durch eine rechtskräftige und bindende Entscheidung festgestellt wurden, sind ebenfalls ein zwingender Grund.

Fakultative Gründe. Dazu gehören Verstöße gegen umwelt-, sozial- und arbeitsrechtliche Pflichten, Insolvenz, schwere Verfehlungen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, wettbewerbswidrige Absprachen, Interessenkonflikte und die vorherige Beteiligung an der Vorbereitung des Verfahrens. Sie umfassen außerdem erhebliche Mängel bei einem früheren öffentlichen Auftrag, die zu Kündigung oder Schadensersatz geführt haben, sowie Täuschung. Die Mitgliedstaaten entscheiden, welche davon ihre Auftraggeber anwenden müssen.

Zwei praktische Punkte für Planungsbüros:

Vorherige Beteiligung. Hat Ihr Büro die Machbarkeitsstudie oder die Aufgabenstellung erstellt, sagen Sie es und erklären Sie, wie der Auftraggeber für Chancengleichheit gesorgt hat (zum Beispiel, indem er Ihre Studie allen Bietern zur Verfügung gestellt hat). Schweigen ist das, was zum Ausschluss führt.
Selbstreinigung. Ist tatsächlich etwas vorgefallen, können Sie nach Artikel 57 Absatz 6 nachweisen, dass Sie Schadensersatz gezahlt, mit den Ermittlungsbehörden zusammengearbeitet und Personal oder Abläufe geändert haben. Ausschlusszeiträume sind bei zwingenden Gründen auf fünf Jahre und bei fakultativen auf drei Jahre begrenzt, sofern kein Urteil etwas anderes bestimmt.

Eignungskriterien (Artikel 58)

Auftraggeber dürfen nur drei Dinge prüfen:

Befähigung zur Berufsausübung. Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister Ihres Heimatlands (Ordre des architectes, eine Architektenkammer, Ordine degli Architetti, Ordem dos Arquitectos und so weiter).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit. In der Regel Mindestumsatz und Berufshaftpflichtversicherung. Der Mindestjahresumsatz darf das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nicht überschreiten, außer in hinreichend begründeten Fällen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Referenzen, Personal, Qualifikationen und Ausstattung.

Alles, was Sie in Teil IV ankreuzen, muss später nachweisbar sein.

Wer im Bieterteam was unterschreibt

Bieten Sie als Gemeinschaft an (Bietergemeinschaft, groupement, ARGE, RTP, UTE), füllt jedes Mitglied seine eigene EEE aus, Teile II bis V. Berufen Sie sich auf die Kapazitäten eines anderen Büros, um ein Eignungskriterium zu erfüllen, zum Beispiel auf die Referenzen eines Tragwerksplaners oder den Umsatz eines größeren Partners, braucht auch dieses Büro eine eigene EEE. Nach Artikel 63 darf auch bei ihm kein Ausschlussgrund vorliegen. Berufen Sie sich auf seinen Umsatz, kann der Auftraggeber eine gemeinsame Haftung für den Auftrag verlangen. Bei Referenzen und Qualifikationen dürfen Sie sich nur auf ein Büro berufen, das diesen Teil der Arbeit auch tatsächlich ausführt.

Dokument	Federführer / mandataire	Jedes Mitglied der Gemeinschaft	Eignungsverleiher (Art. 63)	Nachunternehmer ohne Eignungsleihe
EEE	Eigene EEE	Eigene EEE	Eigene EEE (Teile II–III, plus der relevante Teil von IV)	Nur wenn die Bekanntmachung es verlangt (Teile II–III)
Verpflichtungserklärung (Bereitstellung der Mittel)	Sammelt sie ein	–	Unterschreibt sie	–
Bevollmächtigung / Benennung des Federführers (z. B. Frankreich DC1)	Unterschreibt	Unterschreibt	–	–
Angebot / Angebotsschreiben	Unterschreibt, wenn bevollmächtigt	Unterschreibt, sofern es nicht den Federführer bevollmächtigt hat	–	–
Nachweise vor dem Zuschlag	Legt vor	Legt vor	Legt vor	Nur auf Anforderung

Wie Sie überhaupt zwischen Gemeinschaft, Eignungsleihe und Unterauftrag wählen, erklärt Federführung, Bietergemeinschaft oder Nachunternehmer. Wie Sie einen Partner prüfen, bevor sein Name in Ihrer EEE steht, erklärt wie Sie einen Ingenieurpartner auswählen.

Rechenbeispiel: EEE zählen

Ein Büro mit sechs Personen in Lyon führt ein Angebot für einen Planungsauftrag über 480.000 € (netto) für eine weiterführende Schule an. Auftraggeber ist ein département, also ein subzentraler Auftraggeber. Es gilt daher der Schwellenwert von 216.000 €, und die EEE ist Pflicht. Das Team:

das Büro in Lyon (Federführung, Architektur);
ein Tragwerksplaner aus Porto (Mitglied der Gemeinschaft);
ein TGA-Planer aus Brüssel (Mitglied der Gemeinschaft);
ein Landschaftsarchitekt aus Annecy als Nachunternehmer, dessen Referenzen für Schulfreianlagen der Federführer nutzt, um das Kriterium „zwei vergleichbare Referenzen in der Landschaftsarchitektur" zu erfüllen.

Das ergibt vier EEE. Eine pro Mitglied der Gemeinschaft und eine für den Landschaftsarchitekten, weil sich das Team auf dessen Referenzen beruft und damit Artikel 63 greift. Legt der Auftraggeber einen Mindestumsatz fest, darf dieser 960.000 € nicht überschreiten, das Zweifache des Auftragswerts, außer er ist begründet. Die Bekanntmachung sagt, ob der Umsatz je Mitglied oder für die Gemeinschaft insgesamt bewertet wird. In Frankreich würden Sie außerdem ein DC1 erwarten, von allen drei Mitgliedern unterschrieben, das das Büro in Lyon als mandataire benennt, und ein DC4 für den Landschaftsarchitekten als Nachunternehmer.

Nachdem es auf Platz eins gelandet ist, muss das Büro in Lyon Nachweise aller vier Büros vorlegen. Die portugiesischen und belgischen Bescheinigungen sehen nicht wie französische attestations aus. Genau hier macht sich e-Certis bezahlt (siehe unten).

Nationale Versionen und was jedes Land ergänzt

Die EEE ist EU-weit einheitlich, aber jedes Land verpackt sie anders. Sie können offene Bekanntmachungen nach Land im Ausschreibungsfeed durchsuchen oder mit den Länderleitfäden für Frankreich, Deutschland, Italien, Spanien, die Niederlande, Belgien, Portugal, die Schweiz, Luxemburg und das Vereinigte Königreich beginnen.

Land	Name der EEE	Nationale Formulare, denen Sie begegnen	Nachweise des Gewinners / Prüfung durch den Auftraggeber	Worauf Sie achten müssen
Frankreich	DUME (eDUME)	DC1 (Bewerbungsschreiben, benennt den Federführer), DC2 (Erklärung je Bewerber oder Mitglied), DC4 (Nachunternehmer), ATTRI1 (acte d'engagement)	URSSAF attestation de vigilance (unter 6 Monate alt), attestation de régularité fiscale, Kbis	Auftraggeber müssen ein elektronisches DUME akzeptieren; bei Verträgen ab 5.000 € wird die attestation de vigilance während der Laufzeit alle 6 Monate erneuert
Deutschland	EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung)	Eigenerklärungen, der Bewerbungsbogen des Auftraggebers; Formblatt 124 bei Bauausschreibungen nach VOB/A	Registerauszüge, Bescheinigungen zu Steuern und Sozialversicherung; die AVPQ-Präqualifikation kann viele davon ersetzen	Architekten und Ingenieure bieten nach der VgV an, nicht nach der VOB/A; prüfen Sie die Regeln zur Kammereintragung
Italien	DGUE	Domanda di partecipazione, Erklärungen auf der Plattform	Der Auftraggeber prüft über das FVOE der ANAC (Strafregister, Steuern, INPS/INAIL, Handelsregister)	Gemeinschaften für Planungsleistungen müssen eine junge Fachkraft (seit weniger als 5 Jahren zugelassen) als Planer einbinden
Spanien	DEUC	Declaración responsable (sobre A)	Unterlagen innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Anforderung (art. 150.2 LCSP); eine Eintragung im ROLECE hilft	Werden die 10 Tage verpasst, gilt das Angebot als zurückgezogen, mit einer Strafe von 3 %
Niederlande	UEA (über TenderNed)	Eigene Erklärungsformulare des Auftraggebers	Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) von Justis, KvK-Auszug	Ausländische Büros können keine GVA erhalten; sie legen die Entsprechung aus ihrem Heimatland vor
Belgien	DUME / UEA (e-Procurement)	Formulare des Auftraggebers gemäß Leistungsbeschreibung	Der Auftraggeber ruft Bescheinigungen zu Sozialversicherungs- und Steuerschulden über Telemarc ab	Ausländische Partner liefern eigene Bescheinigungen, da Telemarc nur belgische Quellen abdeckt
Portugal	DEUCP	Erklärung nach Anexo I (art. 57(1)(a) CCP)	Documentos de habilitação als Nachweis, dass keine Hinderungsgründe nach art. 55 vorliegen	Wer nicht liefert, verliert den Zuschlag („caducidade da adjudicação")
Luxemburg	DUME / ESPD	Formulare des Auftraggebers auf dem nationalen Portal	Register-, Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen auf Anforderung	Prüfen Sie, welche Sprachen der Auftraggeber für Belege akzeptiert
Schweiz (nicht EU)	Keine	Selbstdeklaration / autodéclaration (art. 26 BöB)	Nachweise auf Anforderung; Lohngleichheitsprüfung ab 100 Mitarbeitenden	Formular des Bundes für den 1. Februar 2026 aktualisiert; Kantone nutzen eigene Versionen
Vereinigtes Königreich (nicht EU)	Keine seit dem Procurement Act 2023	Core supplier information auf der Central Digital Platform	Jahresabschlüsse, verbundene Personen, Ausschlussgründe, geteilt per Share Code	Registrieren Sie sich vor der Angebotsabgabe; der Anbieter ist für aktuelle Daten verantwortlich

Frankreich: DUME, DC1, DC2, DC4, ATTRI1

Französische Auftraggeber müssen unabhängig vom Auftragswert ein elektronisches DUME akzeptieren (article R2143-4 des Code de la commande publique). Der Service DUME der DAJ kann nach dem Prinzip „dites-le nous une fois" (sagen Sie es uns einmal) auch einige Bescheinigungen für Sie abrufen. Viele Auftraggeber verlangen trotzdem die DC-Formulare der DAJ:

DC1 ist das Bewerbungsschreiben. In einem groupement benennt es den mandataire und wird von allen Mitgliedern unterschrieben.
DC2 ist die Erklärung je Bewerber oder Mitglied: Kapazitäten, Umsatz, Referenzen.
DC4 meldet einen Nachunternehmer an.
ATTRI1 (früher DC3) ist der acte d'engagement. Es ist ein optionales Muster und wird vor allem beim Zuschlag unterschrieben. Bewerbungen und Angebote können unsigniert eingereicht werden, sofern die Vergabeunterlagen nichts anderes vorsehen. Der Auftraggeber muss den Gewinner vor Vertragsschluss unterschreiben lassen.

Vor dem Zuschlag muss das ausgewählte Büro seine URSSAF attestation de vigilance (weniger als sechs Monate alt) und seine attestation de régularité fiscale vorlegen. Kann es das nicht, ist seine Bewerbung unzulässig, und der Auftraggeber geht zum nächstplatzierten Bieter über (R2144-7). Bei Verträgen ab 5.000 € muss die attestation de vigilance bis zum Vertragsende alle sechs Monate erneuert werden.

Deutschland: EEE, Eigenerklärungen und Präqualifikation

Deutsche Auftraggeber akzeptieren die EEE, ergänzen aber oft eigene Eigenerklärungen oder einen Bewerbungsbogen für VgV-Planungsverfahren. Das Formblatt 124, die „Eigenerklärung zur Eignung" des Bundes, gehört zu Bauleistungen nach VOB/A und begegnet Ihnen daher eher bei Bauausschreibungen. Präqualifikation spart Papier: Das AVPQ für Liefer- und Dienstleistungen führen die Industrie- und Handelskammern (IHK) nach § 48 Abs. 8 VgV, und PQ-VOB deckt Bauunternehmen ab. Der Auftraggeber beurteilt die Eignung und die Relevanz Ihrer Referenzen aber weiterhin im Einzelfall.

Italien: DGUE und das FVOE

Nach dem Codice von 2023 (D.Lgs. 36/2023) füllen Sie das DGUE auf der zertifizierten E-Vergabeplattform des Auftraggebers aus. Die Nachweise liegen im Fascicolo virtuale dell'operatore economico der ANAC (FVOE, art. 24). Der Auftraggeber ruft Strafregister-, Steuer-, INPS/INAIL- und Handelsregisterdaten selbst ab. Sie laden nur hoch, was Behörden nicht beschaffen können, etwa Nachweise früherer vergleichbarer Leistungen. Für Gemeinschaften bei Planungsleistungen (RTP) bestätigte der Consiglio di Stato im Februar 2026, dass das Team mindestens eine junge Fachkraft, seit weniger als fünf Jahren zugelassen, als Planer einbinden muss. Fehlt sie, ist das ein klassischer formaler Ausschlussgrund für Teams mit ausländischer Federführung.

Spanien: DEUC, declaración responsable und ROLECE

Spanien nutzt im Umschlag mit den Verwaltungsunterlagen das DEUC oder eine declaración responsable. Der bestplatzierte Bieter muss dann innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Anforderung seine Befähigung, seine Leistungsfähigkeit und die zugesagten Mittel nachweisen (art. 150.2 der Ley 9/2017). Gelingt das nicht, gilt das Angebot als zurückgezogen, und der Auftraggeber verlangt eine Strafe von 3 % des Basisbudgets der Ausschreibung (netto). Eine Eintragung im ROLECE, dem staatlichen Bieterregister, erlaubt Auftraggebern, vieles davon direkt abzurufen. Ein rein formaler Fehler lässt sich in der Regel einmal korrigieren; eine fehlende Anforderung nicht.

Niederlande, Belgien, Portugal

Niederlande. Die UEA wird meist über TenderNed ausgefüllt und von einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben. Die GVA des Gewinners (oder die Entsprechung aus dem Heimatland bei ausländischen Büros) folgt beim Zuschlag.
Belgien. Auftraggeber rufen belgische Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen über Telemarc ab; ein belgisches Büro lädt eine Bescheinigung nur dann über MyMinfin herunter, wenn der Auftraggeber keinen Zugang hat. Ausländische Partner liefern ihre eigenen.
Portugal. Neben dem DEUCP enthalten Angebote die Erklärung nach Anexo I (art. 57(1)(a) CCP): Sie akzeptieren das caderno de encargos ohne Vorbehalt und erklären, dass keine Situation nach art. 55 vorliegt. Eine falsche Erklärung ist eine sehr schwere Ordnungswidrigkeit. Liefert der Gewinner die documentos de habilitação aus eigenem Verschulden nicht, verfällt der Zuschlag. Die Plattformen erwarten eine qualifizierte elektronische Signatur, und die Frage, wer zur Unterschrift berechtigt war, ist ein häufiger Anfechtungsgrund.

Nach dem Zuschlag: nachweisen, was Sie erklärt haben

Zeitpunkt

Artikel 59 Absatz 4 erlaubt dem Auftraggeber, Belege jederzeit anzufordern, „wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist". Vor dem Zuschlag muss er den ausgewählten Bieter um aktuelle Nachweise bitten. Die Fristen sind kurz: Zehn Arbeitstage wie in Spanien stehen für das strenge Ende. Nach Artikel 59 Absatz 5 müssen Sie keine Unterlagen erneut einreichen, die der Auftraggeber kostenlos aus einer nationalen Datenbank abrufen kann oder die ihm aus einem früheren Verfahren schon vorliegen. Sagen Sie ihm, wo er nachsehen kann.

e-Certis: Nachweise über Grenzen hinweg übersetzen

e-Certis ist das kostenlose Online-Verzeichnis der Kommission, das zeigt, welche Bescheinigung in welchem Land welches EEE-Kriterium nachweist. Nutzen Sie es, wenn Ihr Ingenieur aus Porto fragt: „Was ist die portugiesische Entsprechung einer attestation de vigilance?". Nutzen Sie es auch, wenn ein Auftraggeber auf einem Dokument besteht, das es in Ihrem Land nicht gibt. Nach der Richtlinie muss der Auftraggeber dann ein gleichwertiges Dokument akzeptieren, in der Regel eine eidesstattliche Erklärung, wo es keine Bescheinigung gibt.

Die ständige Unterlagenmappe

Führen Sie diese für jedes Büro, und bitten Sie jeden regelmäßigen Partner um seine:

Auszug aus dem Handelsregister (Kbis, Handelsregister, visura camerale, certidão permanente, KvK, Companies House), die meisten Auftraggeber wollen ihn aktuell;
Nachweis der berufsrechtlichen Eintragung für das Büro und die benannten Architekten oder Ingenieure;
Bescheinigung der Berufshaftpflichtversicherung mit Deckung pro Schadensfall und pro Jahr, Versicherungszeitraum und Versicherer;
Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen (mit Erneuerungsterminen im Kalender);
Auszüge aus dem Strafregister für das Büro und seine Geschäftsführung, sofern Ihr Land solche ausstellt;
Umsatzzahlen und Jahresabschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre;
Referenzblätter mit Ansprechperson beim Auftraggeber, Wert, Daten, Rolle und, soweit vorhanden, einer Bescheinigung über die ordnungsgemäße Ausführung;
Lebensläufe, Abschlüsse und Kammernummern der Schlüsselpersonen;
ISO-9001-/14001-Zertifikate, falls vorhanden;
Nachweis der Zeichnungsbefugnis (Satzung, Gesellschafterbeschluss oder Vollmacht);
Ihre zuletzt ausgefüllte EEE als XML-Datei, damit Sie sie neu importieren können, statt alles abzutippen.

Wenn Sie noch einen Partner brauchen, ist das Verzeichnis geprüfter Büros ein guter Ausgangspunkt. In TenderDesk lädt jeder Partner seine Unterlagen in das gemeinsame Angebot hoch. So sieht der Federführer vor Fristende, was fehlt, nicht erst danach.

Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen

Die eIDAS-Verordnung der EU (910/2014) kennt drei Stufen elektronischer Signaturen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat in jedem Mitgliedstaat die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift. Praktische Regeln:

Lesen Sie in den Vergabeunterlagen, welche Stufe verlangt ist. Frankreich akzeptiert oft unsignierte Bewerbungen. Portugal und Italien erwarten bei Uploads auf Plattformen eine QES. In Deutschland ist nach § 53 VgV für Teilnahmeanträge und Angebote die Textform der Normalfall, sofern der Auftraggeber keine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur verlangt.
Wer unterschreibt, muss befugt sein. Eine QES beweist, wer unterschrieben hat, nicht, dass diese Person das Büro verpflichten durfte. Legen Sie einen Nachweis der Vertretungsbefugnis bei, wenn die unterzeichnende Person nicht als Geschäftsführung eingetragen ist.
Signieren Sie die richtige Datei. Manche Plattformen wollen jedes PDF signiert. Andere wollen die EEE als XML oder ein signiertes Archiv. Ein signiertes Anschreiben signiert nicht die Anlagen.
Prüfen Sie ausländische Zertifikate frühzeitig. Eine in einem Mitgliedstaat ausgestellte QES gilt in allen. Die Signaturkarte eines Partners kann auf der Plattform eines Auftraggebers aber trotzdem scheitern. Signieren Sie daher eine Woche vor Fristende eine Testdatei.
Nutzen Sie nicht die Karte einer Kollegin oder eines Kollegen. Wer mit einem Zertifikat signiert, das einer anderen Person oder einem Dritten gehört, provoziert eine Rüge des Zweitplatzierten.

Häufige formale Ausschlüsse und wie Sie sie vermeiden

Fehlende EEE für ein Mitglied der Gemeinschaft oder einen Eignungsverleiher. Zählen Sie die EEE anhand Ihres Teamorganigramms, wie im Rechenbeispiel.
Ausschlussgrund am Tag der Abgabe. Der Gerichtshof entschied in Ciclat (C-199/15, 2016), dass eine bei Abgabe bestehende Sozialversicherungsschuld einen Ausschluss rechtfertigen kann, auch wenn sie vor dem Zuschlag beglichen wird. Prüfen Sie Steuern und Sozialversicherung, bevor Sie anbieten.
Ein fehlendes Dokument, dessen Fehlen laut Vergabeunterlagen zum Ausschluss führt. In Cartiera dell'Adda (C-42/13, 2014) billigte der Gerichtshof den Ausschluss, obwohl die Erklärung nach Fristende nachgereicht wurde. Manova (C-336/12, 2013) erlaubt Aufklärung nur zu Tatsachen, die objektiv vor Fristende bestanden. Sie können den Nachweis korrigieren, nicht die Substanz.
EEE und Nachweise passen nicht zusammen. Steht in Ihrer EEE ein Umsatz von 1,2 Mio. € und in Ihrem Jahresabschluss 900.000 €, kann das als Täuschung nach Artikel 57 Absatz 4 Buchstabe h gewertet werden. Dieser Grund kann Sie auch von anderen Ausschreibungen ausschließen.
Abgelaufene Bescheinigungen. Eine URSSAF-Bescheinigung, die älter als sechs Monate ist, oder eine Versicherungsbestätigung nach dem Verlängerungsdatum ist so schlecht wie gar keine.
Falsche unterzeichnende Person oder falsche Signaturstufe. Siehe oben.
Verspätete Nachweise nach dem Zuschlag. Zehn Arbeitstage vergehen schnell, wenn der Steuerberater eines Partners im Urlaub ist. In Spanien kann das die Strafe von 3 % kosten.
Länderspezifische Teamregeln. Beispiele sind Italiens Regel zur jungen Fachkraft bei Planungsgemeinschaften, die Kammereintragung der benannten Architektin oder des benannten Architekten in Deutschland und die Eintragung bei der Ordem in Portugal.
„Globales Ja", obwohl Details gefragt waren. Bewertet die Bekanntmachung Referenzen für die engere Wahl, bringt Sie Teil IV α nicht in die engere Wahl.

Verlangt eine Ausschreibung Bescheinigungen aus drei Ländern in zehn Tagen, berücksichtigen Sie das in Ihrer Go/No-Go-Entscheidung. Für den Rest des Angebots siehe wie Sie ein erfolgreiches Angebot schreiben.

Checkliste

Wenn Sie sich für ein Angebot entscheiden

Liegt der Auftrag über dem EU-Schwellenwert (140.000 € / 216.000 € für Dienstleistungen, 5.404.000 € für Bauleistungen, 2026–27)? Ist die EEE verlangt?
Welchen EEE-Dienst oder welche Plattform nutzt der Auftraggeber? Können Sie das XML vom letzten Mal importieren?
Teamorganigramm erstellt: Wer ist Mitglied der Gemeinschaft, wer Eignungsverleiher, wer reiner Nachunternehmer?
Eine EEE pro Mitglied der Gemeinschaft und pro Eignungsverleiher eingeplant.
Nationale Formulare ermittelt (DC1/DC2/DC4, Eigenerklärungen, Anexo I, Selbstdeklaration und so weiter).
Länderspezifische Teamregeln geprüft (junge Fachkraft in Italien, Kammereintragungen).

Vor der Abgabe

Ausschlussgründe für jedes Büro und seine Geschäftsführung geprüft: Steuern und Sozialversicherung heute bezahlt.
Angaben in Teil IV stimmen genau mit Jahresabschlüssen, Versicherung und Referenzen überein.
Umsatzanforderung geprüft: je Mitglied oder zusammen? Innerhalb des Zweifachen des Auftragswerts?
Verpflichtungserklärungen von jedem Eignungsverleiher unterschrieben.
Unterzeichnende Personen sind befugt; Nachweis bei Bedarf beigefügt.
Richtige Signaturstufe (QES, wo verlangt) auf den richtigen Dateien; vorab testweise signiert.
Upload frühzeitig abgeschlossen; Eingangsbestätigung der Plattform gespeichert.

Nach Platz eins

Frist für Nachweise im Kalender (z. B. 10 Arbeitstage in Spanien).
Bescheinigungen aller Teambüros gesammelt, aktuell und bei Bedarf übersetzt.
e-Certis auf ausländische Entsprechungen geprüft.
Nationale Datenbanken benannt, damit der Auftraggeber abrufen kann, was er kann (Telemarc, FVOE, ROLECE, AVPQ).

Jedes Quartal

Unterlagenmappe aktualisiert: Registerauszug, Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen, Versicherung, Jahresabschlüsse, Referenzen.

Häufige Fragen

Ist die EEE dasselbe wie DUME, DGUE, DEUC und UEA?

Ja. DUME (Frankreich), DGUE (Italien), DEUC (Spanien), UEA (Niederlande) und DEUCP (Portugal) sind nationale Namen für dasselbe EU-Standardformular nach der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7. Der Inhalt ist einheitlich, aber nationale Dienste und Plattformen können in Teil III D länderspezifische Ausschlussgründe ergänzen. Sie erzeugen die Dateien außerdem in ihrer eigenen Oberfläche. Nutzen Sie daher immer den Dienst, den der Auftraggeber nennt.

Braucht jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft eine eigene EEE?

Ja. Jedes Mitglied einer Gemeinschaft füllt seine eigene EEE aus (Teile II bis V). Dasselbe gilt für jedes Büro, auf dessen Kapazitäten Sie sich berufen, um ein Eignungskriterium zu erfüllen. Nachunternehmer, auf die Sie sich nicht berufen, brauchen nur dann eine, wenn die Vergabeunterlagen es verlangen.

Kann ich einen Fehler in meiner EEE nach Fristende korrigieren?

Manchmal. Nach Artikel 56 Absatz 3 kann der Auftraggeber Sie auffordern, Angaben zu vervollständigen oder zu erläutern, sofern die Gleichbehandlung gewahrt bleibt. Die Rechtsprechung beschränkt das auf Tatsachen, die objektiv vor Fristende bestanden. Sie können keine Referenz ergänzen, die Sie nicht hatten, und keine Bedingung heilen, deren Fehlen laut Ausschreibung zum Ausschluss führt.

Brauche ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Nur wenn die Ausschreibung oder nationale Regeln sie verlangen, aber das tun viele, vor allem in Portugal und Italien. Nach eIDAS wird eine qualifizierte elektronische Signatur aus jedem Mitgliedstaat EU-weit anerkannt. Sie müssen trotzdem nachweisen, dass die unterzeichnende Person befugt war, das Büro zu verpflichten.

Was passiert, wenn ich nach dem Zuschlag eine Bescheinigung nicht rechtzeitig vorlegen kann?

In der Regel verlieren Sie den Zuschlag, und der Auftraggeber geht zum nächstplatzierten Bieter über. In Frankreich wird die Bewerbung unzulässig. In Portugal verfällt der Zuschlag. In Spanien gilt das Angebot als zurückgezogen, und es fällt eine Strafe von 3 % an. Bereiten Sie Ihre Unterlagenmappe vor, bevor Sie anbieten, damit das nie von den Bürozeiten anderer abhängt.

Nutzt das Vereinigte Königreich noch die EEE?

Nein. Seit das Regime des Procurement Act 2023 am 24. Februar 2025 in Kraft getreten ist, registrieren sich Anbieter auf der Central Digital Platform (Find a Tender). Dort erfassen sie die core supplier information: Basisangaben, Jahresabschlüsse, verbundene Personen und Ausschlussgründe. Sie teilen diese Angaben per Share Code mit dem Auftraggeber. Der Auftraggeber kann zusätzlich projektspezifische Fragen stellen.