espd eu-hankinnat tarjousasiakirjat tarjoustiimit vaatimustenmukaisuus

ESPD, vakuutukset ja hallinnolliset asiakirjat: EU-tarjouskilpailun paperit selitettynä

TenderDesk · 12.10.2026 · 16 min lukuaika

ESPD ja sen kansalliset versiot arkkitehdeille ja insinööreille: mitä vakuutat, kuka allekirjoittaa tiimissä, mitä selvityksiä hankintapäätöksen jälkeen pyydetään ja miten vältät hallinnolliset hylkäykset.

ESPD (European Single Procurement Document, yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) on EU:n vakiomuotoinen omavakuutus, jossa ilmoitat, ettei yritystäsi ole suljettu pois ja että se täyttää soveltuvuusvaatimukset. Näin todistuksia ei tarvitse liittää tarjousvaiheessa; vain se tarjoaja, jolle hankintayksikkö aikoo tehdä hankintapäätöksen, joutuu sen jälkeen todistamaan asiat, yleensä muutamassa päivässä. Kukin maa paketoi sen eri tavalla (Ranskassa DUME, Italiassa DGUE, Espanjassa DEUC, Alankomaissa UEA, Portugalissa DEUCP) ja lisää omia kansallisia lomakkeitaan ja tietokantojaan. Useimmat hallinnolliset hylkäykset johtuvat tiimin jäseneltä puuttuvasta ESPD:stä, väärästä allekirjoituksesta tai todistuksesta, jota ei saada ajoissa.

Tärkeimmät asiat

ESPD on pakollinen EU-kynnysarvot ylittävissä menettelyissä. Vuosina 2026–2027 kynnysarvot ovat palveluissa ja suunnittelukilpailuissa 140 000 € (valtion keskushallintoviranomaiset) tai 216 000 € (muut julkiset hankintayksiköt) ja rakennusurakoissa 5 404 000 €.
Se korvaa todistukset vain tarjousvaiheessa. Ennen hankintapäätöstä hankintayksikön on pyydettävä valitulta tarjoajalta ajantasaiset selvitykset. Se voi myös pyytää niitä keneltä tahansa tarjoajalta milloin tahansa.
Tiimissä jokainen ryhmittymän jäsen ja jokainen yritys, jonka voimavaroihin tukeudut, tarvitsee oman ESPD:n. Tavalliset alihankkijat tarvitsevat sen vain, jos hankintayksikkö sitä pyytää.
Poissulkemisperusteiden on oltava kunnossa tarjouksen jättöpäivänä. Määräajan jälkeen maksettu vero- tai sosiaaliturvavelka ei yleensä pelasta.
Kansalliset lomakkeet tulevat ESPD:n päälle: Ranskassa DC1/DC2/DC4, Saksassa Eigenerklärungen, Portugalissa Anexo I -vakuutus, Sveitsissä Selbstdeklaration. Yhdistynyt kuningaskunta käyttää vuoden 2023 Procurement Actin jälkeen omaa Central Digital Platform -alustaansa.
Pidä jokaisesta yrityksestä pysyvä "hallinnollinen paketti" (rekisteröinnit, vakuutukset, vero- ja sosiaaliturvatodistukset, tilinpäätökset, referenssit, allekirjoitusoikeudet). Päivitä se neljännesvuosittain, ei määräaikaa edeltävänä yönä.
Käytä e-Certisiä selvittääksesi, mikä asiakirja todistaa minkäkin asian toisessa maassa. Jos ulkomainen kumppani ei voi saada täsmälleen sitä todistusta, jonka hankintayksikkö nimeää, hankintayksikön on hyväksyttävä vastaava selvitys.

Mikä ESPD oikeastaan on

Oikeusperusta yhdessä kappaleessa

Direktiivin 2014/24/EU 59 artikla velvoittaa julkiset hankintayksiköt hyväksymään ESPD:n "alustavana näyttönä" viranomaisten tai kolmansien osapuolten antamien todistusten sijaan. Siinä vahvistat, ettei mikään poissulkemisperuste koske sinua, että täytät soveltuvuusvaatimukset ja että pystyt toimittamaan todistusasiakirjat pyynnöstä. Vakiolomake on vahvistettu komission täytäntöönpanoasetuksella (EU) 2016/7. ESPD on toimitettava yksinomaan sähköisessä muodossa. Komissio sulki oman ESPD-palvelunsa 2. toukokuuta 2019, joten lomake täytetään nykyään kansallisessa palvelussa (Suomessa HILMAssa) tai suoraan hankintayksikön sähköisellä kilpailutusalustalla. Komissio nimeää Belgian, Bulgarian, Liettuan, Puolan ja Portugalin palvelut varavaihtoehdoiksi niille, joilla omaa palvelua ei ole.

Lomakkeen kuusi osaa

Osa	Mitä se kattaa	Mitä arkkitehtitoimisto tyypillisesti täyttää
I	Menettely ja hankintayksikkö	Yleensä hankintayksikön valmiiksi täyttämä
II	Yrityksesi: tunnistetiedot, edustajat, muihin tukeutuminen, alihankinta	Y-tunnus tai rekisterinumero, pk-yritysasema, kuka voi allekirjoittaa, mihin kumppaneihin tukeudut
III	Poissulkemisperusteet: A rikostuomiot, B verot ja sosiaaliturvamaksut, C maksukyvyttömyys, eturistiriidat, ammatilliset virheet, D kansalliset perusteet	Enimmäkseen "ei"-vastauksia, mutta lue jokainen kohta
IV	Soveltuvuusvaatimukset: α yleinen kyllä/ei, A kelpoisuus, B taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne, C tekninen ja ammatillinen pätevyys, D laatu- ja ympäristöstandardit	Ammatillinen rekisteröinti, liikevaihto, vastuuvakuutus, referenssit, henkilöstö, ISO-sertifikaatit
V	Ehdokkaiden määrän rajoittaminen (rajoitettu menettely)	Lisäreferenssit tai pisteet, joilla jatkoon pääsevät valitaan
VI	Loppulausumat ja allekirjoitus	Kuka allekirjoittaa ja missä

Osan IV "α"-vaihtoehdon avulla hankintayksikkö voi hyväksyä yhden kyllä/ei-vastauksen kaikkiin soveltuvuusvaatimuksiin. Käytä sitä vain, jos hankintailmoitus sen sallii. Monissa suunnittelun tarjouskilpailuissa halutaan yksityiskohdat, koska referenssit pisteytetään ehdokkaiden valintavaiheessa.

Kynnysarvot: milloin ESPD on pakollinen

ESPD perustuu direktiiviin, joten se on pakollinen EU-kynnysarvojen yläpuolella. Delegoitu asetus (EU) 2025/2152 vahvistaa ne ajalle 1. tammikuuta 2026 – 31. joulukuuta 2027: valtion keskushallintoviranomaisten palveluissa ja suunnittelukilpailuissa 140 000 €, muilla julkisilla hankintayksiköillä (alueet, kaupungit, sairaalat, yliopistot) 216 000 € ja rakennusurakoissa 5 404 000 €, kaikki ilman arvonlisäveroa. Koko taulukko ja kynnysarvojen muutokset löytyvät vuoden 2026 markkinakatsauksesta.

Kynnysarvojen alapuolella monet hankintayksiköt käyttävät silti ESPD:tä; toiset käyttävät lyhyempää kansallista vakuutusta. Lue tarjouspyynnön luettelo vaadituista asiakirjoista ("pièces de la candidature", "Eignungsnachweise", "documentazione amministrativa", "sobre A") ennen kuin oletat kumpaakaan.

Poissulkeminen ja soveltuvuus: mitä todella vakuutat

Poissulkemisperusteet (57 artikla)

Pakolliset perusteet. Lainvoimainen tuomio osallistumisesta rikollisjärjestön toimintaan, lahjonnasta, petoksesta, terrorismirikoksista, rahanpesusta tai terrorismin rahoittamisesta tai lapsityövoiman käytöstä ja ihmiskaupasta. Tämä koskee yritystä ja kaikkia sen hallituksen jäseniä tai henkilöitä, joilla on edustus-, päätös- tai valvontavaltaa. Myös maksamattomat verot tai sosiaaliturvamaksut, jotka on todettu lainvoimaisella ja sitovalla päätöksellä, ovat pakollinen peruste.

Harkinnanvaraiset perusteet. Näitä ovat ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisten velvoitteiden rikkomukset, maksukyvyttömyys, vakava ammatillinen virhe, kilpailua vääristävät järjestelyt, eturistiriidat ja aiempi osallistuminen menettelyn valmisteluun. Ne kattavat myös aiemman julkisen hankintasopimuksen merkittävät laiminlyönnit, jotka johtivat sopimuksen purkuun tai vahingonkorvauksiin, sekä harhaanjohtavat tiedot. Jäsenvaltiot päättävät, mitä niistä niiden hankintayksiköiden on sovellettava.

Kaksi käytännön huomiota suunnittelutoimistoille:

Aiempi osallistuminen. Jos toimistosi laati tarveselvityksen tai hankesuunnitelman, kerro siitä ja selitä, miten hankintayksikkö tasoitti kilpailuasetelman (esimerkiksi julkaisemalla selvityksesi kaikille tarjoajille). Vaikeneminen on se, mikä johtaa poissulkemiseen.
Luotettavuuden osoittaminen (self-cleaning). Jos jotain on tapahtunut, 57 artiklan 6 kohta antaa mahdollisuuden osoittaa, että olet maksanut korvaukset, tehnyt yhteistyötä tutkinnassa ja muuttanut henkilöstöäsi tai toimintatapojasi. Poissulkemisajat ovat enintään viisi vuotta pakollisissa ja kolme vuotta harkinnanvaraisissa perusteissa, ellei tuomiossa toisin määrätä.

Soveltuvuusvaatimukset (58 artikla)

Hankintayksiköt voivat testata vain kolmea asiaa:

Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa. Merkintä kotimaan ammatti- tai kaupparekisteriin (Ordre des architectes, Architektenkammer, Ordine degli Architetti, Ordem dos Arquitectos ja niin edelleen).
Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne. Tyypillisesti vähimmäisliikevaihto ja vastuuvakuutus. Vähimmäisvuosiliikevaihto ei saa ylittää kahta kertaa sopimuksen arvioitua arvoa, paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys. Referenssit, henkilöstö, pätevyydet ja laitteet.

Kaikki, minkä rastit osassa IV, on pystyttävä myöhemmin todistamaan.

Kuka allekirjoittaa mitäkin tarjoustiimissä

Jos teet tarjouksen ryhmittymänä (konsortio, groupement, ARGE, RTP, UTE), jokainen osallistuja täyttää oman ESPD:nsä osat II–V. Jos tukeudut toisen yrityksen voimavaroihin soveltuvuusvaatimuksen täyttämiseksi, esimerkiksi rakennesuunnittelijan referensseihin tai suuremman kumppanin liikevaihtoon, myös tämä yritys tarvitsee oman ESPD:n. 63 artiklan mukaan sitäkään ei saa olla suljettu pois. Kun tukeudut sen liikevaihtoon, hankintayksikkö voi tehdä siitä yhteisvastuullisen sopimuksen täyttämisestä. Referenssien ja pätevyyksien osalta voit tukeutua vain yritykseen, joka todella tekee kyseisen osan työstä.

Asiakirja	Vastaava osapuoli / mandataire	Kukin ryhmittymän jäsen	Yritys, johon tukeudutaan (63 art.)	Alihankkija, johon ei tukeuduta
ESPD	Oma ESPD	Oma ESPD	Oma ESPD (osat II–III sekä asiaankuuluva osa IV:stä)	Vain jos ilmoituksessa pyydetään (osat II–III)
Sitoumuskirje (voimavarojen käyttöön antaminen)	Kokoaa sen	–	Allekirjoittaa sen	–
Ryhmittymän valtuutus / vastaavan osapuolen nimeäminen (esim. Ranskan DC1)	Allekirjoittaa	Allekirjoittaa	–	–
Tarjous / tarjouslomake	Allekirjoittaa, jos valtuutettu	Allekirjoittaa, ellei ole valtuuttanut vastaavaa osapuolta	–	–
Selvitykset ennen hankintapäätöstä	Toimittaa	Toimittaa	Toimittaa	Vain pyydettäessä

Siitä, miten ylipäätään valitaan ryhmittymän, voimavaroihin tukeutumisen ja alihankinnan välillä, kerrotaan oppaassa vastuullinen toimisto, ryhmittymä vai alihankinta. Kumppanin arvioinnista ennen kuin sen nimi päätyy ESPD:hesi kerrotaan oppaassa näin valitset insinöörikumppanin.

Laskuesimerkki: montako ESPD:tä

Kuuden hengen toimisto Lyonissa johtaa tarjousta 480 000 €:n (alv 0 %) suunnittelutoimeksiannosta yläkouluun. Hankintayksikkö on département eli muu kuin valtion keskushallintoviranomainen, joten sovelletaan 216 000 €:n kynnysarvoa ja ESPD on pakollinen. Tiimi:

Lyonin toimisto (vastaava osapuoli, arkkitehtuuri);
porttolainen rakennesuunnittelija (ryhmittymän jäsen);
brysseliläinen talotekniikkakonsultti (ryhmittymän jäsen);
annecylainen maisema-arkkitehti alihankkijana, jonka koulupihareferenssejä vastaava osapuoli käyttää täyttääkseen vaatimuksen "kaksi vertailukelpoista maisemasuunnittelun referenssiä".

Tarvitaan neljä ESPD:tä. Yksi kullekin ryhmittymän jäsenelle ja yksi maisema-arkkitehdille, koska tiimi tukeutuu sen referensseihin, joten 63 artiklaa sovelletaan. Jos hankintayksikkö asettaa vähimmäisliikevaihdon, se ei voi ylittää 960 000 €:a eli kahta kertaa sopimuksen arvoa, ellei sitä perustella. Hankintailmoituksessa kerrotaan, arvioidaanko liikevaihto jäsenkohtaisesti vai ryhmittymälle yhteensä. Ranskassa odotettaisiin lisäksi kaikkien kolmen jäsenen allekirjoittamaa DC1-lomaketta, jossa Lyonin toimisto nimetään mandataireksi, sekä DC4-lomaketta maisema-alihankkijasta.

Kun Lyonin toimisto on sijoittunut ensimmäiseksi, sen on toimitettava selvitykset kaikilta neljältä yritykseltä. Portugalilaiset ja belgialaiset todistukset eivät näytä ranskalaisilta todistuksilta, ja juuri tässä e-Certis on hyödyllinen (katso alla).

Kansalliset versiot ja mitä kukin maa lisää

ESPD on yhteinen koko EU:lle, mutta jokainen maa paketoi sen eri tavalla. Voit selata avoimia hankintailmoituksia maittain tarjouskilpailusyötteessä tai aloittaa maaoppaista: Ranska, Saksa, Italia, Espanja, Alankomaat, Belgia, Portugali, Sveitsi, Luxemburg ja Yhdistynyt kuningaskunta.

Maa	ESPD:n nimi	Kansalliset lomakkeet, joihin törmäät	Voittajan toimittamat / hankintayksikön tarkistamat selvitykset	Huomioitavaa
Ranska	DUME (eDUME)	DC1 (hakemuskirje, nimeää vastaavan osapuolen), DC2 (vakuutus ehdokasta tai jäsentä kohden), DC4 (alihankkija), ATTRI1 (acte d'engagement)	URSSAF attestation de vigilance (alle 6 kuukautta vanha), attestation de régularité fiscale, Kbis	Hankintayksiköiden on hyväksyttävä sähköinen DUME; vigilance-todistus uusitaan 6 kuukauden välein sopimuksissa, joiden arvo on vähintään 5 000 €
Saksa	EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung)	Eigenerklärungen, hankintayksikön oma Bewerbungsbogen; Formblatt 124 VOB/A-urakkakilpailuissa	Rekisteriotteet, vero- ja sosiaalivakuutustodistukset; AVPQ-esikelpuutus voi korvata monia	Arkkitehdit ja insinöörit tekevät tarjouksia VgV:n, ei VOB/A:n, mukaan; tarkista kamarirekisteröintiä koskevat säännöt
Italia	DGUE	Domanda di partecipazione, alustan vakuutukset	Hankintayksikkö tarkistaa ANACin FVOE:sta (rikosrekisteri, verot, INPS/INAIL, kaupparekisteri)	Suunnittelupalveluiden ryhmittymiin on kuuluttava nuori ammattilainen (pätevöitynyt alle 5 vuotta sitten) suunnittelijana
Espanja	DEUC	Declaración responsable (sobre A)	Asiakirjat 10 työpäivän kuluessa pyynnöstä (art. 150.2 LCSP); ROLECE-rekisteröinti auttaa	Jos 10 päivän määräaika ylittyy, tarjous katsotaan perutuksi ja seuraamuksena on 3 %:n sakko
Alankomaat	UEA (TenderNedin kautta)	Hankintayksikön omat vakuutuslomakkeet	Justisin Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA), KvK-ote	Ulkomaiset yritykset eivät voi saada GVA:ta; ne toimittavat kotimaansa vastaavan
Belgia	DUME / UEA (e-Procurement)	Hankintayksikön lomakkeet tarjouspyynnön mukaan	Hankintayksikkö hakee sosiaaliturva- ja verovelkatodistukset Telemarcin kautta	Ulkomaiset kumppanit toimittavat omat todistuksensa, koska Telemarc kattaa vain belgialaiset lähteet
Portugali	DEUCP	Anexo I -vakuutus (art. 57(1)(a) CCP)	Documentos de habilitação, jotka osoittavat, ettei art. 55:n esteitä ole	Toimittamatta jättäminen tarkoittaa hankintapäätöksen raukeamista ("caducidade da adjudicação")
Luxemburg	DUME / ESPD	Hankintayksikön lomakkeet kansallisessa portaalissa	Rekisteri- sekä vero- ja sosiaaliturvatodistukset pyynnöstä	Tarkista, mitä kieliä hankintayksikkö hyväksyy todistusasiakirjoille
Sveitsi (ei EU)	Ei ole	Selbstdeklaration / autodéclaration (art. 26 BöB)	Selvitykset pyynnöstä; samapalkkaisuuden tarkistus yli 100 työntekijän yrityksille	Liittovaltion lomake päivitetty 1. helmikuuta 2026 alkaen; kantonit käyttävät omia versioitaan
Yhdistynyt kuningaskunta (ei EU)	Ei ole vuoden 2023 Procurement Actin jälkeen	Toimittajan perustiedot Central Digital Platformissa	Tilinpäätökset, sidoshenkilöt, poissulkemiset, jaetaan jakokoodilla	Rekisteröidy ennen tarjouksen tekemistä; toimittaja vastaa tietojen oikeellisuudesta

Ranska: DUME, DC1, DC2, DC4, ATTRI1

Ranskalaisten hankintayksiköiden on hyväksyttävä sähköinen DUME sopimuksen arvosta riippumatta (Code de la commande publiquen R2143-4 artikla). DAJ:n DUME-palvelu voi myös hakea osan todistuksista puolestasi "dites-le nous une fois" (kerro meille kerran) -periaatteen mukaisesti. Monet hankintayksiköt pyytävät silti DAJ:n omia DC-lomakkeita:

DC1 on hakemuskirje. Groupement-ryhmittymässä siinä nimetään mandataire, ja kaikki jäsenet allekirjoittavat sen.
DC2 on kunkin ehdokkaan tai jäsenen vakuutus: voimavarat, liikevaihto, referenssit.
DC4 ilmoittaa alihankkijan.
ATTRI1 (aiemmin DC3) on acte d'engagement. Se on vapaaehtoinen malli, joka allekirjoitetaan pääosin hankintapäätöksen yhteydessä. Hakemukset ja tarjoukset voidaan jättää allekirjoittamattomina, ellei tarjouspyyntöasiakirjoissa toisin mainita. Hankintayksikön on teetettävä voittajalla allekirjoitus ennen sopimuksen tekemistä.

Ennen hankintapäätöstä valitun yrityksen on toimitettava URSSAF attestation de vigilance (alle kuusi kuukautta vanha) ja attestation de régularité fiscale. Jos se ei pysty siihen, sen hakemus jätetään tutkimatta ja hankintayksikkö siirtyy seuraavaksi sijoittuneeseen tarjoajaan (R2144-7). Vähintään 5 000 €:n sopimuksissa vigilance-todistus on uusittava kuuden kuukauden välein sopimuksen päättymiseen asti.

Saksa: EEE, Eigenerklärungen ja esikelpuutus

Saksalaiset hankintayksiköt hyväksyvät EEE:n, mutta lisäävät usein omia Eigenerklärungen-omavakuutuksiaan tai Bewerbungsbogen-lomakkeen VgV-suunnittelumenettelyihin. Formblatt 124, liittovaltion "Eigenerklärung zur Eignung", kuuluu VOB/A-rakennusurakoihin, joten se näkyy useammin urakkakilpailuissa. Esikelpuutus säästää paperityötä: tavara- ja palveluhankintojen AVPQ-rekisteriä ylläpitävät kauppakamarit (IHK) § 48(8) VgV:n nojalla, ja PQ-VOB kattaa rakennusyritykset. Hankintayksikkö arvioi silti soveltuvuuden ja referenssiesi merkityksellisyyden tapauskohtaisesti.

Italia: DGUE ja FVOE

Vuoden 2023 hankintalain (D.Lgs. 36/2023) mukaan DGUE täytetään hankintayksikön sertifioidulla sähköisellä kilpailutusalustalla. Selvitykset ovat ANACin Fascicolo virtuale dell'operatore economico -kansiossa (FVOE, art. 24). Hankintayksikkö hakee rikosrekisteri-, vero-, INPS/INAIL- ja kaupparekisteritiedot itse. Lataat vain sen, mitä viranomaiset eivät voi saada, kuten näytön aiemmista vertailukelpoisista palveluista. Suunnittelupalveluiden ryhmittymien (RTP) osalta Consiglio di Stato vahvisti helmikuussa 2026, että tiimiin on kuuluttava vähintään yksi nuori ammattilainen, joka on pätevöitynyt alle viisi vuotta sitten ja toimii suunnittelijana. Tämän puuttuminen on klassinen hallinnollinen poissulkemisperuste ulkomaisten johtamille tiimeille.

Espanja: DEUC, declaración responsable ja ROLECE

Espanjassa hallinnollisessa kirjekuoressa käytetään DEUC:ta tai declaración responsable -vakuutusta. Parhaaksi sijoittuneen tarjoajan on sen jälkeen osoitettava kelpoisuutensa, vakavaraisuutensa ja sitoutetut voimavarat kymmenen työpäivän kuluessa pyynnöstä (Ley 9/2017:n art. 150.2). Jos se epäonnistuu, tarjous katsotaan perutuksi, ja hankintayksikkö perii 3 %:n sakon tarjouksen perushinnasta (alv 0 %). Rekisteröityminen ROLECEen, valtion tarjoajarekisteriin, antaa hankintayksiköille mahdollisuuden lukea suuren osan tiedoista suoraan. Puhtaasti muodollisen virheen voi yleensä korjata kerran; puuttuvaa vaatimusta ei voi.

Alankomaat, Belgia, Portugali

Alankomaat. UEA täytetään yleensä TenderNedin kautta, ja sen allekirjoittaa valtuutettu edustaja. Voittajan GVA (tai ulkomaisen yrityksen kotimaan vastaava) toimitetaan hankintapäätöksen yhteydessä.
Belgia. Hankintayksiköt hakevat belgialaiset vero- ja sosiaaliturvatodistukset Telemarcin kautta; belgialainen yritys lataa todistuksen MyMinfinistä vain, jos hankintayksiköllä ei ole pääsyä. Ulkomaiset kumppanit toimittavat omansa.
Portugali. DEUCP:n lisäksi tarjouksiin liitetään Anexo I -vakuutus (art. 57(1)(a) CCP): hyväksyt caderno de encargos -asiakirjan varauksetta ja vakuutat, ettei mikään art. 55:n tilanne koske sinua. Väärä ilmoitus on erittäin vakava hallinnollinen rikkomus. Jos voittaja ei omasta syystään toimita habilitação-asiakirjoja, hankintapäätös raukeaa. Alustat edellyttävät hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta, ja se, kenellä oli allekirjoitusoikeus, on yleinen valitusperuste.

Hankintapäätöksen jälkeen: vakuuttamasi todistaminen

Ajoitus

59 artiklan 4 kohta antaa hankintayksikölle oikeuden pyytää todistusasiakirjoja milloin tahansa, "jos se on tarpeen menettelyn moitteettoman toteuttamisen varmistamiseksi". Ennen hankintapäätöstä sen on pyydettävä valitulta tarjoajalta ajantasaiset selvitykset. Määräajat ovat lyhyitä: Espanjan kymmenen työpäivää edustaa tiukinta päätä. 59 artiklan 5 kohdan mukaan sinun ei tarvitse lähettää uudelleen asiakirjoja, jotka hankintayksikkö voi saada maksutta kansallisesta tietokannasta tai jotka sillä jo on aiemmasta menettelystä. Kerro sille, mistä ne löytyvät.

e-Certis: selvitysten kääntäminen yli rajojen

e-Certis on komission maksuton verkkohakemisto siitä, mikä todistus osoittaa minkäkin ESPD-kriteerin kussakin maassa. Käytä sitä, kun porttolainen insinöörisi kysyy: "mikä on attestation de vigilancen portugalilainen vastine?". Käytä sitä myös, kun hankintayksikkö vaatii asiakirjaa, jota omassa maassasi ei ole. Direktiivin mukaan hankintayksikön on silloin hyväksyttävä vastaava selvitys, tyypillisesti valaehtoinen vakuutus, jos todistusta ei ole olemassa.

Pysyvä hallinnollinen paketti

Pidä tämä jokaisesta yrityksestä ja pyydä jokaiselta vakituiselta kumppanilta omansa:

kaupparekisteriote (Kbis, Handelsregister, visura camerale, certidão permanente, KvK, Companies House), useimmat hankintayksiköt haluavat tuoreen;
selvitys yrityksen ja nimettyjen arkkitehtien tai insinöörien ammatillisesta rekisteröinnistä;
vastuuvakuutustodistus, josta näkyvät vahinkokohtainen ja vuosikohtainen vakuutusmäärä, vakuutuskausi ja vakuutusyhtiö;
vero- ja sosiaaliturvatodistukset (uusimispäivät kalenterissa);
yrityksen ja sen johdon rikosrekisteriotteet, jos maasi niitä myöntää;
liikevaihtoluvut ja tilinpäätökset kolmelta viimeiseltä tilikaudelta;
referenssikortit, joissa on tilaajan yhteystiedot, arvo, ajankohdat, rooli ja mahdollisuuksien mukaan todistus hyväksytysti suoritetusta työstä;
avainhenkilöiden CV:t, tutkintotodistukset ja kamarinumerot;
ISO 9001 / 14001 -sertifikaatit, jos sinulla on niitä;
selvitys allekirjoitusoikeudesta (yhtiöjärjestys, hallituksen päätös tai valtakirja);
viimeksi täyttämäsi ESPD:n XML-tiedosto, jotta voit tuoda sen uudelleen kirjoittamatta kaikkea alusta.

Jos tarvitset vielä kumppanin, vahvistettujen toimistojen hakemisto on yksi paikka aloittaa. TenderDeskissä jokainen kumppani lataa asiakirjansa yhteiseen tarjoukseen, joten vastaava osapuoli näkee puutteet ennen määräaikaa, ei sen jälkeen.

Allekirjoitukset ja hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset

EU:n eIDAS-asetus (910/2014) tunnistaa kolme sähköisen allekirjoituksen tasoa: yksinkertainen, kehittynyt ja hyväksytty. Vain hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella (QES) on käsin kirjoitetun allekirjoituksen oikeusvaikutus kaikissa jäsenvaltioissa. Käytännön säännöt:

Lue tarjouspyynnöstä vaadittu taso. Ranska hyväksyy usein allekirjoittamattomat hakemukset. Portugali ja Italia edellyttävät QES:ää alustalle ladattaviin tiedostoihin. Saksassa tekstimuoto (Textform) on oletus osallistumishakemuksissa ja tarjouksissa § 53 VgV:n mukaan, ellei hankintayksikkö pyydä kehittynyttä tai hyväksyttyä allekirjoitusta.
Allekirjoittajalla on oltava valtuudet. QES todistaa, kuka allekirjoitti, ei sitä, että hän pystyi sitomaan yrityksen. Liitä selvitys valtuuksista, jos allekirjoittaja ei ole rekisteröity johtaja.
Allekirjoita oikea tiedosto. Jotkin alustat haluavat jokaisen PDF:n allekirjoitettuna. Toiset haluavat ESPD:n XML-tiedoston tai allekirjoitetun arkiston. Allekirjoitettu saatekirje ei allekirjoita liitteitä.
Tarkista ulkomaiset varmenteet ajoissa. Yhdessä jäsenvaltiossa myönnetty QES on voimassa kaikissa. Kumppanin allekirjoituskortti voi silti epäonnistua hankintayksikön alustalla, joten testaa allekirjoitus tyhjällä tiedostolla viikkoa ennen määräaikaa.
Älä käytä kollegan korttia. Allekirjoittaminen jonkun toisen tai kolmannen osapuolen varmenteella kutsuu toiseksi sijoittunutta tarjoajaa valittamaan.

Yleiset hallinnolliset hylkäykset ja miten ne vältetään

Ryhmittymän jäseneltä tai yritykseltä, johon tukeudut, puuttuu ESPD. Laske ESPD:t tiimikaaviota vasten, kuten laskuesimerkissä.
Poissulkemisperuste voimassa jättöpäivänä. Unionin tuomioistuin katsoi Ciclat-asiassa (C-199/15, 2016), että tarjouksen jättöhetkellä olemassa oleva sosiaaliturvavelka voi oikeuttaa poissulkemisen, vaikka se olisi järjestetty ennen hankintapäätöstä. Tee vero- ja sosiaaliturvatarkistukset ennen tarjouksen tekemistä.
Puuttuva asiakirja, jonka puuttuminen on sääntöjen mukaan poissulkemisperuste. Cartiera dell'Adda -asiassa (C-42/13, 2014) tuomioistuin hyväksyi poissulkemisen, vaikka selvitys saapui määräajan jälkeen. Manova-tuomio (C-336/12, 2013) sallii vain sellaisten tosiseikkojen täsmentämisen, jotka olivat objektiivisesti olemassa ennen määräaikaa. Voit korjata näytön, et sisältöä.
ESPD ja selvitykset eivät täsmää. Jos ESPD:ssäsi lukee 1,2 miljoonan euron liikevaihto ja tilinpäätöksessäsi 900 000 €, sitä voidaan pitää 57 artiklan 4 kohdan h alakohdan mukaisena harhaanjohtavana tietona. Tämä peruste voi sulkea sinut pois myös muista tarjouskilpailuista.
Vanhentuneet todistukset. Yli kuusi kuukautta vanha URSSAF-todistus tai uusimispäivänsä ohittanut vakuutustodistus on yhtä huono kuin ei mitään.
Väärä allekirjoittaja tai väärä allekirjoitustaso. Katso edellä.
Myöhästyneet selvitykset hankintapäätöksen jälkeen. Kymmenen työpäivää kuluu nopeasti, kun kumppanin kirjanpitäjä on lomalla. Espanjassa se voi maksaa 3 %:n sakon.
Maakohtaiset tiimisäännöt. Esimerkkejä ovat Italian nuoren ammattilaisen sääntö suunnitteluryhmittymille, nimetyn arkkitehdin kamarirekisteröinti Saksassa ja Ordem-rekisteröinti Portugalissa.
"Yleinen kyllä" vastattu, kun haluttiin yksityiskohtia. Jos hankintailmoituksessa referenssit pisteytetään ehdokkaiden valintavaiheessa, osan IV α ei vie sinua jatkoon.

Jos tarjouskilpailu edellyttää todistuksia kolmesta maasta kymmenessä päivässä, huomioi se go / no-go -päätöksessäsi. Muusta tarjouksesta kerrotaan oppaassa miten kirjoitat voittavan tarjouksen.

Tarkistuslista

Kun päätät tehdä tarjouksen

Ylittääkö sopimus EU-kynnysarvon (palveluissa 140 000 € / 216 000 €, rakennusurakoissa 5 404 000 €, 2026–27)? Vaaditaanko ESPD?
Mitä ESPD-palvelua tai -alustaa hankintayksikkö käyttää? Voitko tuoda viime kerran XML-tiedoston?
Tiimikaavio piirretty: kuka on ryhmittymän jäsen, kehen tukeudutaan, kuka on tavallinen alihankkija?
Yksi ESPD suunniteltu kullekin ryhmittymän jäsenelle ja kullekin yritykselle, johon tukeudutaan.
Kansalliset lomakkeet tunnistettu (DC1/DC2/DC4, Eigenerklärungen, Anexo I, Selbstdeklaration ja niin edelleen).
Maakohtaiset tiimisäännöt tarkistettu (Italian nuori ammattilainen, kamarirekisteröinnit).

Ennen tarjouksen jättämistä

Poissulkemisperusteet tarkistettu jokaiselta yritykseltä ja sen johdolta: verot ja sosiaaliturvamaksut maksettu tänään.
Osan IV vastaukset vastaavat täsmälleen tilinpäätöksiä, vakuutuksia ja referenssejä.
Liikevaihtovaatimus tarkistettu: jäsenkohtainen vai yhteenlaskettu? Enintään kaksi kertaa sopimuksen arvo?
Sitoumuskirjeet allekirjoitettu jokaiselta yritykseltä, johon tukeudut.
Allekirjoittajilla on valtuudet; tarvittaessa selvitys liitetty.
Oikea allekirjoitustaso (QES, kun vaaditaan) oikeissa tiedostoissa; allekirjoitus testattu etukäteen.
Lataus tehty hyvissä ajoin; alustan kuittaus tallennettu.

Kun olet sijoittunut ensimmäiseksi

Selvitysten määräaika kalenterissa (esim. 10 työpäivää Espanjassa).
Todistukset kerätty jokaiselta tiimin yritykseltä, voimassa olevina ja tarvittaessa käännettyinä.
e-Certis tarkistettu ulkomaisten vastineiden osalta.
Kansalliset tietokannat nimetty, jotta hankintayksikkö voi hakea sen, minkä voi (Telemarc, FVOE, ROLECE, AVPQ).

Neljännesvuosittain

Hallinnollinen paketti päivitetty: rekisteriote, vero- ja sosiaaliturvatodistukset, vakuutukset, tilinpäätökset, referenssit.

Usein kysytyt kysymykset

Onko ESPD sama asia kuin DUME, DGUE, DEUC ja UEA?

Kyllä. DUME (Ranska), DGUE (Italia), DEUC (Espanja), UEA (Alankomaat) ja DEUCP (Portugali) ovat kansallisia nimiä samalle EU:n vakiolomakkeelle, joka on vahvistettu täytäntöönpanoasetuksella (EU) 2016/7. Sisältö on yhteinen, mutta kansalliset palvelut ja alustat voivat lisätä maakohtaisia poissulkemisperusteita osaan III D. Ne myös tuottavat tiedostot omassa käyttöliittymässään, joten käytä aina sitä palvelua, jonka hankintayksikkö nimeää.

Tarvitseeko konsortion jokainen jäsen oman ESPD:n?

Kyllä. Jokainen ryhmittymän osallistuja täyttää oman ESPD:nsä (osat II–V). Samoin jokainen yritys, jonka voimavaroihin tukeudut soveltuvuusvaatimuksen täyttämiseksi. Alihankkijat, joihin et tukeudu, tarvitsevat sen vain, jos hankinta-asiakirjoissa sitä pyydetään.

Voinko korjata ESPD:ssäni olevan virheen määräajan jälkeen?

Joskus. 56 artiklan 3 kohdan mukaan hankintayksikkö voi pyytää sinua täydentämään tai selventämään tietoja, kunhan tasapuolista kohtelua noudatetaan. Oikeuskäytäntö rajaa tämän tosiseikkoihin, jotka olivat objektiivisesti olemassa ennen määräaikaa. Et voi lisätä referenssiä, jota sinulla ei ollut, etkä korjata ehtoa, jonka tarjouspyynnön mukaan seurauksena on poissulkeminen.

Tarvitsenko hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen?

Vain jos tarjouspyyntö tai kansalliset säännöt sitä edellyttävät, mutta monet edellyttävät, erityisesti Portugalissa ja Italiassa. eIDAS-asetuksen mukaan minkä tahansa jäsenvaltion hyväksytty sähköinen allekirjoitus tunnustetaan koko EU:ssa. Sinun on silti osoitettava, että allekirjoittajalla oli valtuudet sitoa yritys.

Mitä tapahtuu, jos en pysty toimittamaan todistusta ajoissa hankintapäätöksen jälkeen?

Yleensä menetät hankintapäätöksen, ja hankintayksikkö siirtyy seuraavaksi sijoittuneeseen tarjoajaan. Ranskassa hakemus jätetään tutkimatta. Portugalissa hankintapäätös raukeaa. Espanjassa tarjous katsotaan perutuksi ja seuraamuksena on 3 %:n sakko. Valmistele hallinnollinen pakettisi ennen tarjouksen tekemistä, jotta tämä ei koskaan riipu jonkun toisen toimistoajoista.

Käyttääkö Yhdistynyt kuningaskunta yhä ESPD:tä?

Ei. Sen jälkeen, kun vuoden 2023 Procurement Actin mukainen järjestelmä otettiin käyttöön 24. helmikuuta 2025, toimittajat rekisteröityvät Central Digital Platformiin (Find a Tender). Siellä ne syöttävät toimittajan perustiedot: perustiedot, tilinpäätökset, sidoshenkilöt ja poissulkemiset. Ne jakavat tiedot hankintayksikölle jakokoodilla. Hankintayksikkö voi silti esittää lisäksi hankekohtaisia kysymyksiä.