espd eu-upphandling förfrågningsunderlag anbudsteam regelefterlevnad

ESPD, försäkringar och adminpaketet: pappersarbetet i EU-upphandlingar förklarat

TenderDesk · 12 okt. 2026 · 19 min läsning

ESPD och dess nationella versioner förklarade för arkitekter och ingenjörer: vad ni intygar, vem som skriver under i ett team, vilka bevis som krävs inför tilldelning och hur ni undviker att förkastas av formella skäl.

ESPD (europeiskt enhetligt upphandlingsdokument) är en standardiserad egenförsäkran inom EU där ni intygar att ert företag inte ska uteslutas och att det uppfyller kvalificeringskraven, så att ni inte behöver bifoga intyg i anbudsskedet; bara den anbudsgivare som den upphandlande myndigheten avser att tilldela kontraktet måste sedan styrka uppgifterna, oftast inom några dagar. Varje land paketerar formuläret på sitt sätt (DUME i Frankrike, DGUE i Italien, DEUC i Spanien, UEA i Nederländerna, DEUCP i Portugal) och lägger till nationella blanketter och databaser. De flesta förkastanden av formella skäl beror på att en teammedlem saknar ESPD, en felaktig underskrift eller ett intyg som inte kan tas fram i tid.

Viktigaste punkterna

ESPD är obligatoriskt i förfaranden över EU:s tröskelvärden. För 2026–2027 är de 140 000 euro (statliga myndigheter) eller 216 000 euro (övriga upphandlande myndigheter) för tjänster och projekttävlingar, och 5 404 000 euro för byggentreprenader.
Det ersätter intyg bara i anbudsskedet. Före tilldelning måste den upphandlande myndigheten begära aktuella bevis från den valda anbudsgivaren. Den får också begära dem från vilken anbudsgivare som helst när som helst.
I ett team behöver varje medlem i en grupp och varje företag vars kapacitet ni åberopar en egen ESPD. Vanliga underleverantörer behöver en bara om myndigheten begär det.
Uteslutningsgrunderna måste vara uppfyllda den dag ni lämnar anbud. En skatte- eller avgiftsskuld som betalas efter sista anbudsdag räddar er oftast inte.
Nationella blanketter kommer ovanpå ESPD: DC1/DC2/DC4 i Frankrike, Eigenerklärungen i Tyskland, Anexo I-försäkran i Portugal, Selbstdeklaration i Schweiz. Sedan Procurement Act 2023 använder Storbritannien i stället sin egen Central Digital Platform.
Ha ett stående "adminpaket" per företag (registreringar, försäkring, skatte- och avgiftsintyg, bokslut, referenser, firmateckningsrätt). Uppdatera det varje kvartal, inte natten före sista anbudsdag.
Använd e-Certis för att ta reda på vilket dokument som styrker vad i ett annat land. Om en partner utomlands inte kan få fram exakt det intyg som myndigheten anger måste myndigheten godta ett likvärdigt.

Vad ESPD faktiskt är

Den rättsliga grunden i ett stycke

Artikel 59 i direktiv 2014/24/EU ålägger upphandlande myndigheter att godta ESPD som "preliminärt bevis" i stället för intyg från myndigheter eller tredje part. I det intygar ni att ingen uteslutningsgrund föreligger, att ni uppfyller kvalificeringskraven och att ni kan lämna de kompletterande dokumenten på begäran. Standardformuläret fastställs i kommissionens genomförandeförordning (EU) 2016/7. ESPD får endast lämnas i elektronisk form. Kommissionen stängde sin egen ESPD-tjänst den 2 maj 2019, så i dag fyller ni i det via en nationell tjänst eller direkt i myndighetens upphandlingsverktyg. Kommissionen anger de belgiska, bulgariska, litauiska, polska och portugisiska tjänsterna som alternativ för den som saknar en egen.

Formulärets sex delar

Del	Vad den omfattar	Vad ett arkitektkontor normalt fyller i
I	Förfarandet och den upphandlande myndigheten	Oftast förifyllt av myndigheten
II	Ert företag: identitet, företrädare, åberopande av andra, underleverantörer	Organisationsnummer, SMF-status, vem som får skriva under, vilka partner ni åberopar
III	Uteslutningsgrunder: A brottmålsdomar, B skatter och sociala avgifter, C insolvens, intressekonflikter, allvarliga fel i yrkesutövningen, D nationella grunder	Mest "nej"-svar, men läs varje fråga
IV	Kvalificeringskrav: α övergripande ja/nej, A behörighet, B ekonomisk och finansiell ställning, C teknisk och yrkesmässig kapacitet, D kvalitets- och miljöledningsstandarder	Yrkesregistrering, omsättning, ansvarsförsäkring, referenser, personal, ISO-certifikat
V	Begränsning av antalet kandidater (selektiva förfaranden)	Extra referenser eller poäng som används vid urvalet
VI	Avslutande uttalanden och underskrift	Vem som skriver under, och var

Alternativet "α" i del IV låter myndigheten godta ett enda ja/nej-svar för alla kvalificeringskrav. Använd det bara om annonsen tillåter det. Många upphandlingar av gestaltningsuppdrag vill ha detaljerna, eftersom referenserna poängsätts i urvalsskedet.

Tröskelvärden: när ESPD är obligatoriskt

ESPD är en skapelse av direktivet och är därför obligatoriskt över de EU-tröskelvärden som fastställs i delegerad förordning (EU) 2025/2152 för perioden 1 januari 2026 till 31 december 2027: 140 000 euro för tjänster och projekttävlingar hos statliga myndigheter, 216 000 euro för övriga upphandlande myndigheter (regioner, kommuner, sjukhus, universitet) och 5 404 000 euro för byggentreprenader, allt exklusive moms. Hela tabellen, och hur tröskelvärdena förändras, finns i marknadsöversikten för 2026.

Under tröskelvärdena använder många myndigheter fortfarande ESPD; andra använder en kortare nationell försäkran. Läs förfrågningsunderlagets lista över efterfrågade dokument ("pièces de la candidature", "Eignungsnachweise", "documentazione amministrativa", "sobre A") innan ni antar något åt något håll.

Uteslutning och kvalificering: vad ni egentligen intygar

Uteslutningsgrunder (artikel 57)

Obligatoriska grunder. En lagakraftvunnen dom för deltagande i en kriminell organisation, korruption, bedrägeri, terroristbrott, penningtvätt eller finansiering av terrorism, eller barnarbete och människohandel. Detta gäller företaget och var och en som ingår i dess styrelse eller har befogenhet att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll. Obetalda skatter eller sociala avgifter som fastställts genom ett lagakraftvunnet och bindande beslut är också en obligatorisk grund.

Fakultativa grunder. Dessa är överträdelser av miljö-, social- och arbetsrätt, insolvens, allvarliga fel i yrkesutövningen, otillåten samverkan, intressekonflikter och tidigare medverkan i förberedelserna av förfarandet. De omfattar också betydande brister i fullgörandet av ett tidigare offentligt kontrakt som lett till uppsägning eller skadestånd, samt oriktiga uppgifter. Medlemsstaterna bestämmer vilka av dem deras myndigheter ska tillämpa.

Två praktiska punkter för arkitekt- och ingenjörskontor:

Tidigare medverkan. Om ert kontor skrev förstudien eller programmet, ange det och förklara hur myndigheten har jämnat ut förutsättningarna (till exempel genom att publicera er studie för alla anbudsgivare). Det är tystnaden som får företag uteslutna.
Självsanering. Om något faktiskt har hänt låter artikel 57.6 er visa att ni har betalat ersättning, samarbetat med utredningen och ändrat personal eller rutiner. Uteslutningsperioden är högst fem år för obligatoriska grunder och tre år för fakultativa, om inte en dom anger något annat.

Kvalificeringskrav (artikel 58)

Myndigheterna får bara pröva tre saker:

Behörighet att utöva yrkesverksamheten. Inskrivning i ett yrkes- eller handelsregister i ert hemland (Ordre des architectes, en Architektenkammer, Ordine degli Architetti, Ordem dos Arquitectos och så vidare).
Ekonomisk och finansiell ställning. Normalt lägsta omsättning och ansvarsförsäkring. Den lägsta årsomsättningen får inte överstiga två gånger kontraktets uppskattade värde, utom i vederbörligen motiverade fall.
Teknisk och yrkesmässig kapacitet. Referenser, personal, kvalifikationer och utrustning.

Allt ni kryssar i del IV måste gå att styrka senare.

Vem skriver under vad i ett anbudsteam

Om ni lämnar anbud som grupp (konsortium, groupement, ARGE, RTP, UTE) fyller varje deltagare i sin egen ESPD, del II till V. Om ni åberopar ett annat företags kapacitet för att klara ett kvalificeringskrav, till exempel en konstruktörs referenser eller en större partners omsättning, behöver även det företaget en egen ESPD. Enligt artikel 63 får det inte heller omfattas av någon uteslutningsgrund. När ni åberopar dess omsättning kan myndigheten kräva att det blir solidariskt ansvarigt för kontraktet. För referenser och kvalifikationer får ni bara åberopa ett företag som faktiskt kommer att utföra den delen av arbetet.

Dokument	Huvudkonsult / mandataire	Varje gruppmedlem	Åberopat företag (art. 63)	Underleverantör som inte åberopas
ESPD	Egen ESPD	Egen ESPD	Egen ESPD (del II–III, plus relevant del av IV)	Bara om annonsen kräver det (del II–III)
Åtagandebrev (resurser som ställs till förfogande)	Samlar in det	–	Skriver under	–
Fullmakt för gruppen / utseende av huvudkonsult (t.ex. DC1 i Frankrike)	Skriver under	Skriver under	–	–
Anbud / anbudsformulär	Skriver under, om fullmakt finns	Skriver under, om de inte gett huvudkonsulten fullmakt	–	–
Bevis före tilldelning	Lämnar	Lämnar	Lämnar	Bara på begäran

För hur ni över huvud taget väljer mellan grupp, åberopande och underleverantör, se huvudkonsult, konsortium eller underkonsult. För att granska en partner innan ni sätter deras namn i er ESPD, se hur ni väljer en teknikkonsult som partner.

Räkneexempel: hur många ESPD behövs?

Ett kontor med sex personer i Lyon leder ett anbud på ett projekteringsuppdrag för en gymnasieskola värt 480 000 euro (exkl. moms). Upphandlande myndighet är ett département, en myndighet under statlig nivå, så tröskelvärdet på 216 000 euro gäller och ESPD är obligatoriskt. Teamet:

kontoret i Lyon (huvudkonsult, arkitektur);
en konstruktör från Porto (gruppmedlem);
en installationskonsult från Bryssel (gruppmedlem);
en landskapsarkitekt från Annecy, underleverantör, vars referenser från skolgårdar huvudkonsulten använder för att uppfylla kravet "två jämförbara referenser inom landskap".

Resultatet blir fyra ESPD. Det blir en per gruppmedlem och en för landskapsarkitekten, eftersom teamet åberopar dess referenser och artikel 63 därmed gäller. Om myndigheten ställer krav på lägsta omsättning får det inte överstiga 960 000 euro, två gånger kontraktsvärdet, om det inte motiveras. Annonsen anger om omsättningen bedöms per medlem eller för gruppen sammantaget. I Frankrike kan ni dessutom räkna med en DC1 underskriven av alla tre medlemmarna där kontoret i Lyon utses till mandataire, och en DC4 för underleverantören inom landskap.

När kontoret i Lyon har rangordnats först måste det lämna bevis från alla fyra företagen. De portugisiska och belgiska intygen kommer inte att se ut som franska attestations, och det är där e-Certis gör nytta (se nedan).

Nationella versioner och vad varje land lägger till

ESPD är gemensamt för EU, men varje land paketerar det på sitt sätt. Ni kan bläddra bland öppna annonser per land i upphandlingsflödet eller börja med landsguiderna för Frankrike, Tyskland, Italien, Spanien, Nederländerna, Belgien, Portugal, Schweiz, Luxemburg och Storbritannien.

Land	Namn på ESPD	Nationella blanketter ni möter	Bevis som vinnaren lämnar / myndigheten kontrollerar	Se upp med
Frankrike	DUME (eDUME)	DC1 (ansökningsbrev, utser huvudkonsult), DC2 (försäkran per kandidat eller medlem), DC4 (underleverantör), ATTRI1 (acte d'engagement)	URSSAF attestation de vigilance (under 6 månader), attestation de régularité fiscale, Kbis	Myndigheter måste godta en elektronisk DUME; vigilance-intyget förnyas var 6:e månad under kontrakt på 5 000 euro eller mer
Tyskland	EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung)	Eigenerklärungen, myndighetens egen Bewerbungsbogen; Formblatt 124 vid entreprenader enligt VOB/A	Registerutdrag, intyg om skatter och socialförsäkring; prekvalificering i AVPQ kan ersätta många	Arkitekter och ingenjörer lämnar anbud enligt VgV, inte VOB/A; kontrollera kammarens regler om registrering
Italien	DGUE	Domanda di partecipazione, försäkringar i plattformen	Myndigheten kontrollerar via ANAC:s FVOE (brottsregister, skatt, INPS/INAIL, företagsregister)	Grupper för projekteringstjänster måste ha med en ung yrkesverksam (behörig sedan mindre än 5 år) som projektör
Spanien	DEUC	Declaración responsable (sobre A)	Dokument inom 10 arbetsdagar från begäran (art. 150.2 LCSP); registrering i ROLECE underlättar	Missar ni de 10 dagarna räknas anbudet som återkallat, med en sanktion på 3 %
Nederländerna	UEA (via TenderNed)	Myndighetens egna försäkringsblanketter	Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) från Justis, utdrag från KvK	Utländska företag kan inte få en GVA; de lämnar motsvarande intyg från hemlandet
Belgien	DUME / UEA (e-Procurement)	Myndighetens blanketter enligt underlaget	Myndigheten hämtar intyg om sociala avgifter och skatteskulder via Telemarc	Utländska partner lämnar egna intyg, eftersom Telemarc bara täcker belgiska källor
Portugal	DEUCP	Anexo I-försäkran (art. 57(1)(a) CCP)	Documentos de habilitação som visar att inga hinder enligt art. 55 föreligger	Om dokumenten inte lämnas förfaller tilldelningen ("caducidade da adjudicação")
Luxemburg	DUME / ESPD	Myndighetens blanketter i den nationella portalen	Register- och skatte-/avgiftsintyg på begäran	Kontrollera vilka språk myndigheten godtar för kompletterande dokument
Schweiz (ej EU)	Ingen	Selbstdeklaration / autodéclaration (art. 26 BöB)	Bevis på begäran; kontroll av lika lön vid 100+ anställda	Den federala blanketten uppdaterad per 1 februari 2026; kantonerna använder egna versioner
Storbritannien (ej EU)	Ingen sedan Procurement Act 2023	Core supplier information i Central Digital Platform	Bokslut, närstående personer, uteslutningar, delas via share code	Registrera er innan ni lämnar anbud; leverantören ansvarar för att uppgifterna är korrekta

Frankrike: DUME, DC1, DC2, DC4, ATTRI1

Franska myndigheter måste godta en elektronisk DUME oavsett kontraktsvärde (artikel R2143-4 i Code de la commande publique). DAJ:s Service DUME kan också hämta vissa intyg åt er enligt principen "dites-le nous une fois" (säg det till oss en gång). Många myndigheter begär fortfarande DAJ:s egna DC-blanketter:

DC1 är ansökningsbrevet. I ett groupement utser det mandataire och skrivs under av alla medlemmar.
DC2 är försäkran för varje kandidat eller medlem: kapacitet, omsättning, referenser.
DC4 anmäler en underleverantör.
ATTRI1 (tidigare DC3) är acte d'engagement. Det är en frivillig mall som främst skrivs under vid tilldelning. Ansökningar och anbud får lämnas utan underskrift om inte upphandlingsdokumenten anger något annat. Myndigheten måste låta vinnaren skriva under innan kontraktet ingås.

Före tilldelning måste det valda företaget lämna sin URSSAF attestation de vigilance (högst sex månader gammal) och sin attestation de régularité fiscale. Kan det inte det är ansökan ogiltig och myndigheten går vidare till den anbudsgivare som rangordnats näst högst (R2144-7). För kontrakt på 5 000 euro eller mer måste vigilance-intyget förnyas var sjätte månad tills kontraktet löper ut.

Tyskland: EEE, Eigenerklärungen och prekvalificering

Tyska myndigheter godtar EEE men lägger ofta till egna Eigenerklärungen (egenförsäkringar) eller en Bewerbungsbogen för projekteringsupphandlingar enligt VgV. Formblatt 124, den federala "Eigenerklärung zur Eignung", hör till byggentreprenader enligt VOB/A, så den förekommer mest i entreprenadupphandlingar. Prekvalificering sparar pappersarbete: AVPQ-registret för varor och tjänster förs av handelskamrarna (IHK) enligt § 48(8) VgV, och PQ-VOB omfattar byggföretag. Myndigheten bedömer ändå lämpligheten, och hur relevanta era referenser är, från fall till fall.

Italien: DGUE och FVOE

Enligt 2023 års lag (D.Lgs. 36/2023) fyller ni i DGUE i myndighetens certifierade upphandlingsplattform. Bevisen finns i ANAC:s Fascicolo virtuale dell'operatore economico (FVOE, art. 24). Myndigheten hämtar själv uppgifter ur brottsregister, skatteregister, INPS/INAIL och företagsregistret. Ni laddar bara upp det som myndigheter inte kan få fram, till exempel bevis om tidigare jämförbara uppdrag. För grupper inom projekteringstjänster (RTP) bekräftade Consiglio di Stato i februari 2026 att teamet måste ha med minst en ung yrkesverksam, behörig sedan mindre än fem år, i rollen som projektör. Att missa detta är ett klassiskt formellt uteslutningsskäl för team som leds från utlandet.

Spanien: DEUC, declaración responsable och ROLECE

Spanien använder DEUC eller en declaración responsable i det administrativa kuvertet. Den högst rankade anbudsgivaren måste sedan styrka sin kapacitet, sin ekonomiska ställning och de resurser den åtagit sig inom tio arbetsdagar från begäran (art. 150.2 i Ley 9/2017). Klarar den inte det behandlas anbudet som återkallat och myndigheten kräver en sanktion på 3 % av den grundläggande anbudsbudgeten (exkl. moms). Registrering i ROLECE, det statliga registret över anbudsgivare, gör att myndigheter kan läsa mycket av detta direkt. Ett rent formellt misstag kan normalt rättas en gång; ett krav som saknas kan inte rättas.

Nederländerna, Belgien, Portugal

Nederländerna. UEA fylls normalt i via TenderNed och skrivs under av en behörig företrädare. Vinnarens GVA (eller ett utländskt företags motsvarighet från hemlandet) följer vid tilldelning.
Belgien. Myndigheterna hämtar belgiska intyg om skatter och sociala avgifter via Telemarc; ett belgiskt företag laddar ner ett från MyMinfin bara om myndigheten saknar åtkomst. Utländska partner lämnar sina egna.
Portugal. Utöver DEUCP innehåller anbuden Anexo I-försäkran (art. 57(1)(a) CCP): ni godtar caderno de encargos utan förbehåll och intygar att ni inte befinner er i någon situation enligt art. 55. En osann uppgift är en mycket allvarlig administrativ överträdelse. Om vinnaren genom eget förskyllande inte lämnar habilitação-dokumenten förfaller tilldelningen. Plattformarna förväntar sig en kvalificerad elektronisk underskrift, och vem som var behörig att skriva under är en vanlig grund för överprövning.

Efter tilldelning: att styrka det ni intygat

Tidpunkt

Artikel 59.4 låter myndigheten begära kompletterande dokument när som helst "om detta krävs för att förfarandet ska kunna genomföras på ett korrekt sätt". Före tilldelning måste den begära aktuella bevis från den utvalda anbudsgivaren. Tidsfristerna är korta: tio arbetsdagar i Spanien är typiskt för den striktaste änden. Enligt artikel 59.5 behöver ni inte skicka dokument som myndigheten kan hämta kostnadsfritt ur en nationell databas, eller som den redan har från ett tidigare förfarande. Tala om var den ska leta.

e-Certis: att översätta bevis över gränserna

e-Certis är kommissionens kostnadsfria onlinekatalog över vilket intyg som styrker vilket ESPD-kriterium i varje land. Använd den när er konstruktör i Porto frågar "vad är den portugisiska motsvarigheten till en attestation de vigilance?". Använd den också när en myndighet insisterar på ett dokument som inte finns i ert land. Enligt direktivet måste myndigheten då godta en motsvarighet, vanligen en försäkran på heder och samvete där inget intyg finns.

Det stående adminpaketet

Ha detta per företag, och be varje återkommande partner om deras:

registerutdrag för företaget (Kbis, Handelsregister, visura camerale, certidão permanente, KvK, Companies House), de flesta myndigheter vill ha ett färskt;
bevis om yrkesregistrering för företaget och de namngivna arkitekterna eller ingenjörerna;
försäkringsbrev för ansvarsförsäkringen som visar försäkringsbelopp per skada och per år, försäkringsperiod och försäkringsbolag;
intyg om skatter och sociala avgifter (med förnyelsedatum i kalendern);
utdrag ur belastningsregistret för företaget och dess styrelseledamöter, där ert land utfärdar sådana;
omsättningssiffror och bokslut för de tre senaste räkenskapsåren;
referensblad med kontaktperson hos beställaren, värde, datum, roll och, där det finns, ett intyg om fullgjort uppdrag;
CV, examensbevis och registreringsnummer hos kammaren för nyckelpersoner;
ISO 9001 / 14001-certifikat, om ni har sådana;
bevis om firmateckningsrätt (bolagsordning, styrelsebeslut eller fullmakt);
er senast ifyllda ESPD som XML-fil, så att ni kan importera den i stället för att skriva in allt igen.

Om ni fortfarande behöver en partner är katalogen över verifierade kontor ett ställe att börja. I TenderDesk laddar varje partner upp sina dokument i det gemensamma anbudet, så att huvudkonsulten ser vad som saknas före sista anbudsdag, inte efter.

Underskrifter och kvalificerade e-underskrifter

EU:s eIDAS-förordning (910/2014) erkänner tre nivåer av elektronisk underskrift: enkel, avancerad och kvalificerad. Endast en kvalificerad elektronisk underskrift (QES) har samma rättsverkan som en handskriven underskrift i alla medlemsstater. Praktiska regler:

Läs i upphandlingsreglerna vilken nivå som krävs. Frankrike godtar ofta ansökningar utan underskrift. Portugal och Italien förväntar sig QES vid uppladdning i plattformen. I Tyskland är textform (Textform) standard för ansökningar om att delta och anbud enligt § 53 VgV, om inte myndigheten begär en avancerad eller kvalificerad underskrift.
Den som skriver under måste vara behörig. En QES visar vem som skrev under, inte att personen kunde förplikta företaget. Bifoga bevis om behörighet om undertecknaren inte är registrerad firmatecknare.
Skriv under rätt fil. Vissa plattformar vill ha varje PDF underskriven. Andra vill ha ESPD-filen i XML eller ett underskrivet arkiv. Ett underskrivet följebrev skriver inte under bilagorna.
Kontrollera utländska certifikat i god tid. En QES som utfärdats i en medlemsstat gäller i alla. Men en partners signeringskort kan ändå fungera dåligt i en myndighets plattform, så provsignera en testfil en vecka före sista anbudsdag.
Använd inte en kollegas kort. Att skriva under med ett certifikat som tillhör någon annan, eller en tredje part, bjuder in till överprövning från den som kom tvåa.

Vanliga formella förkastanden och hur ni undviker dem

ESPD saknas för en gruppmedlem eller ett åberopat företag. Stäm av antalet ESPD mot ert teamschema, som i räkneexemplet.
En uteslutningsgrund föreligger den dag anbudet lämnas. EU-domstolen slog i Ciclat (C-199/15, 2016) fast att en skuld avseende sociala avgifter som fanns när anbudet lämnades kan motivera uteslutning även om den regleras före tilldelning. Gör era kontroller av skatter och avgifter innan ni lämnar anbud.
Ett saknat dokument som enligt reglerna är skäl för uteslutning. I Cartiera dell'Adda (C-42/13, 2014) godtog domstolen uteslutning trots att försäkran kom in efter sista anbudsdag. Manova (C-336/12, 2013) tillåter förtydliganden bara av omständigheter som objektivt förelåg före sista anbudsdag. Ni kan rätta beviset, inte sakinnehållet.
ESPD och bevis stämmer inte överens. Om er ESPD anger 1,2 miljoner euro i omsättning och ert bokslut 900 000 euro kan det behandlas som oriktiga uppgifter enligt artikel 57.4 h. Den grunden kan utesluta er även från andra upphandlingar.
Utgångna intyg. En URSSAF-attestation som är äldre än sex månader eller ett försäkringsbrev efter förnyelsedatum är lika illa som inget alls.
Fel undertecknare eller fel nivå på underskriften. Se ovan.
Sena bevis efter tilldelning. Tio arbetsdagar går fort när en partners redovisningskonsult är på semester. I Spanien kan det kosta sanktionen på 3 %.
Landsspecifika regler för teamet. Exempel är Italiens regel om en ung yrkesverksam i projekteringsgrupper, kammarregistrering för den namngivna arkitekten i Tyskland och registrering i Ordem i Portugal.
"Övergripande ja" när detaljer efterfrågades. Om annonsen poängsätter referenser i urvalsskedet tar del IV α er inte vidare.

Om en upphandling kräver intyg från tre länder på tio dagar, ta med det i ert go/no-go-beslut. För resten av anbudet, se hur ni skriver ett vinnande anbud.

Checklista

När ni beslutar att lämna anbud

Ligger kontraktet över EU:s tröskelvärde (140 000 euro / 216 000 euro för tjänster, 5 404 000 euro för byggentreprenader, 2026–27)? Krävs ESPD?
Vilken ESPD-tjänst eller plattform använder myndigheten? Kan ni importera förra gångens XML?
Teamschema upprättat: vem är gruppmedlem, vem åberopas, vem är vanlig underleverantör?
En ESPD planerad per gruppmedlem och per åberopat företag.
Nationella blanketter identifierade (DC1/DC2/DC4, Eigenerklärungen, Anexo I, Selbstdeklaration och så vidare).
Landsspecifika teamregler kontrollerade (italiensk ung yrkesverksam, kammarregistreringar).

Innan anbudet lämnas

Uteslutningsgrunder kontrollerade för varje företag och dess styrelseledamöter: skatter och sociala avgifter betalda i dag.
Svaren i del IV stämmer exakt med bokslut, försäkring och referenser.
Omsättningskravet kontrollerat: per medlem eller sammantaget? Inom två gånger kontraktsvärdet?
Åtagandebrev underskrivna av varje företag ni åberopar.
Undertecknarna är behöriga; bevis bifogat vid behov.
Rätt nivå på underskriften (QES där det krävs) på rätt filer; provsignerat i förväg.
Uppladdningen klar i god tid; kvittot från plattformen sparat.

Efter att ha rangordnats först

Tidsfristen för bevis inlagd i kalendern (t.ex. 10 arbetsdagar i Spanien).
Intyg från varje företag i teamet insamlade, giltiga och översatta där det krävs.
e-Certis kontrollerat för utländska motsvarigheter.
Nationella databaser angivna så att myndigheten kan hämta det den kan (Telemarc, FVOE, ROLECE, AVPQ).

Varje kvartal

Adminpaketet uppdaterat: registerutdrag, intyg om skatter och sociala avgifter, försäkring, bokslut, referenser.

Vanliga frågor

Är ESPD samma sak som DUME, DGUE, DEUC och UEA?

Ja. DUME (Frankrike), DGUE (Italien), DEUC (Spanien), UEA (Nederländerna) och DEUCP (Portugal) är nationella namn på samma standardformulär inom EU som fastställs i genomförandeförordning (EU) 2016/7. Innehållet är gemensamt, men nationella tjänster och plattformar kan lägga till landsspecifika uteslutningsgrunder i del III D. De skapar också filer i sitt eget gränssnitt, så använd alltid den tjänst som myndigheten anger.

Behöver varje medlem i ett konsortium en egen ESPD?

Ja. Varje deltagare i en grupp fyller i sin egen ESPD (del II till V). Det gör också varje företag vars kapacitet ni åberopar för att uppfylla ett kvalificeringskrav. Underleverantörer som ni inte åberopar behöver bara en om upphandlingsdokumenten kräver det.

Kan jag rätta ett fel i min ESPD efter sista anbudsdag?

Ibland. Enligt artikel 56.3 får myndigheten be er komplettera eller förtydliga uppgifter, förutsatt att likabehandlingsprincipen respekteras. Rättspraxis begränsar detta till omständigheter som objektivt förelåg före sista anbudsdag. Ni kan inte lägga till en referens ni inte hade eller rätta ett förhållande som enligt underlaget leder till uteslutning.

Behöver jag en kvalificerad elektronisk underskrift?

Bara om upphandlingen eller nationella regler kräver det, men det gör många, särskilt i Portugal och Italien. Enligt eIDAS erkänns en kvalificerad elektronisk underskrift från vilken medlemsstat som helst i hela EU. Ni måste ändå kunna visa att undertecknaren var behörig att förplikta företaget.

Vad händer om jag inte kan ta fram ett intyg i tid efter tilldelning?

Oftast förlorar ni tilldelningen och myndigheten går vidare till den anbudsgivare som rangordnats näst högst. I Frankrike blir ansökan ogiltig. I Portugal förfaller tilldelningen. I Spanien behandlas anbudet som återkallat och en sanktion på 3 % tillämpas. Förbered ert adminpaket innan ni lämnar anbud, så att det aldrig hänger på någon annans kontorstider.

Använder Storbritannien fortfarande ESPD?

Nej. Sedan regelverket enligt Procurement Act 2023 trädde i kraft den 24 februari 2025 registrerar sig leverantörer i Central Digital Platform (Find a Tender). Där anger de core supplier information: grunduppgifter, bokslut, närstående personer och uteslutningar. De delar uppgifterna med myndigheten via en share code. Myndigheten kan ändå ställa projektspecifika frågor utöver detta.