UEA, verklaringen en het administratieve dossier bij EU-aanbestedingen

TenderDesk · 12 okt 2026 · 21 min leestijd

uea europees aanbesteden aanbestedingsstukken inschrijfteams compliance

Het UEA en zijn nationale versies uitgelegd voor architecten en ingenieurs: wat u verklaart, wie tekent in een team, welk bewijs na gunning volgt en hoe u administratieve afwijzingen voorkomt.

Het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument, in het Engels ESPD) is een standaard Europese eigen verklaring waarin u verklaart dat uw bureau niet is uitgesloten en aan de selectiecriteria voldoet. Bij de inschrijving voegt u dus geen bewijsstukken toe; alleen de inschrijver aan wie de opdrachtgever wil gunnen, moet het daarna aantonen, meestal binnen enkele dagen. Elk land verpakt het anders (DUME in Frankrijk, DGUE in Italië, DEUC in Spanje, UEA in Nederland, DEUCP in Portugal) en voegt nationale formulieren en databanken toe. De meeste administratieve afwijzingen komen door een ontbrekend UEA voor een teamlid, een verkeerde handtekening of een verklaring die niet op tijd kan worden overgelegd.

Belangrijkste punten

Het UEA is verplicht bij procedures boven de Europese drempelwaarden. Voor 2026–2027 zijn dat € 140.000 (centrale overheid) of € 216.000 (andere aanbestedende diensten) voor diensten en ontwerpwedstrijden, en € 5.404.000 voor werken.
Het vervangt bewijsstukken alleen bij de inschrijving. Vóór de gunning moet de opdrachtgever de gekozen inschrijver om actueel bewijs vragen. Hij mag het ook op elk moment aan elke inschrijver vragen.
In een team heeft elk lid van een combinatie en elk bureau op wiens capaciteit u zich beroept een eigen UEA nodig. Gewone onderaannemers hebben er alleen een nodig als de opdrachtgever erom vraagt.
Uitsluitingsgronden moeten op de dag van indiening schoon zijn. Een belasting- of premieschuld die na de termijn wordt betaald, redt u meestal niet.
Nationale formulieren komen bovenop het UEA: DC1/DC2/DC4 in Frankrijk, Eigenerklärungen in Duitsland, de Anexo I-verklaring in Portugal, de Selbstdeklaration in Zwitserland. Sinds de Procurement Act 2023 gebruikt het Verenigd Koninkrijk in plaats daarvan een eigen Central Digital Platform.
Houd per bureau een vast "administratief dossier" bij (registraties, verzekering, verklaringen over belastingen en sociale premies, jaarrekeningen, referenties, tekenbevoegdheden). Werk het elk kwartaal bij, niet de avond voor een deadline.
Gebruik e-Certis om te vinden welk document in een ander land wat aantoont. Kan een buitenlandse partner niet precies de verklaring krijgen die de opdrachtgever noemt, dan moet de opdrachtgever een gelijkwaardig document aanvaarden.

Wat het UEA eigenlijk is

De juridische basis in één alinea

Artikel 59 van Richtlijn 2014/24/EU verplicht aanbestedende diensten het UEA te aanvaarden als "voorlopig bewijs" in plaats van verklaringen van overheidsinstanties of derden. Daarin bevestigt u dat er geen uitsluitingsgrond van toepassing is, dat u aan de selectiecriteria voldoet en dat u de bewijsstukken op verzoek kunt leveren. Het standaardformulier is vastgelegd in Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 van de Commissie. Het UEA mag alleen elektronisch worden verstrekt. De Commissie heeft haar eigen UEA-dienst op 2 mei 2019 uitgezet, dus u vult het nu in via een nationale dienst of rechtstreeks op het e-aanbestedingsplatform van de opdrachtgever. De Commissie noemt de Belgische, Bulgaarse, Litouwse, Poolse en Portugese diensten als terugvaloptie voor wie er geen heeft.

De zes delen van het formulier

Deel	Wat het behandelt	Wat een architectenbureau meestal invult
I	De procedure en de opdrachtgever	Meestal vooraf ingevuld door de opdrachtgever
II	Uw bureau: identiteit, vertegenwoordigers, beroep op anderen, onderaanneming	Registratienummer, mkb-status, wie mag tekenen, op welke partners u zich beroept
III	Uitsluitingsgronden: A strafrechtelijke veroordelingen, B belastingen en sociale premies, C insolventie, belangenconflicten, beroepsfouten, D nationale gronden	Vooral "nee"-antwoorden, maar lees ze allemaal
IV	Selectiecriteria: α algemeen ja/nee, A geschiktheid, B economische en financiële draagkracht, C technische en beroepsbekwaamheid, D kwaliteits- en milieunormen	Beroepsregistratie, omzet, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, referenties, personeel, ISO-certificaten
V	Beperking van het aantal gegadigden (niet-openbare procedures)	Extra referenties of scores voor de shortlist
VI	Slotverklaringen en ondertekening	Wie tekent, en waar

Met de optie "α" in deel IV kan de opdrachtgever één ja/nee-antwoord voor alle selectiecriteria aanvaarden. Gebruik die alleen als de aankondiging het toestaat. Veel ontwerpaanbestedingen willen de details, omdat ze referenties beoordelen bij het samenstellen van de shortlist.

Drempelwaarden: wanneer het UEA verplicht is

Het UEA komt voort uit de richtlijn en is dus verplicht boven de Europese drempelwaarden die Gedelegeerde Verordening (EU) 2025/2152 vastlegt voor 1 januari 2026 tot en met 31 december 2027: € 140.000 voor diensten en ontwerpwedstrijden van de centrale overheid, € 216.000 voor andere aanbestedende diensten (regio's, steden, ziekenhuizen, universiteiten) en € 5.404.000 voor werken, alles exclusief btw. De volledige tabel, en hoe de drempels veranderen, staat in het marktoverzicht 2026.

Onder de drempels gebruiken veel opdrachtgevers het UEA nog steeds; andere gebruiken een kortere nationale verklaring. Lees de lijst met vereiste stukken in de aanbesteding ("pièces de la candidature", "Eignungsnachweise", "documentazione amministrativa", "sobre A") voordat u van het een of het ander uitgaat.

Uitsluiting en selectie: wat u werkelijk verklaart

Uitsluitingsgronden (artikel 57)

Verplichte gronden. Een onherroepelijke veroordeling voor deelname aan een criminele organisatie, corruptie, fraude, terroristische misdrijven, witwassen of terrorismefinanciering, of kinderarbeid en mensenhandel. Dit geldt voor het bureau en voor iedereen in het bestuur of met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid. Onbetaalde belastingen of sociale premies die bij een onherroepelijke, bindende beslissing zijn vastgesteld, zijn ook een verplichte grond.

Facultatieve gronden. Dit zijn schendingen van milieu-, sociaal en arbeidsrecht, insolventie, ernstige beroepsfouten, collusie, belangenconflicten en eerdere betrokkenheid bij de voorbereiding van de procedure. Ze omvatten ook aanzienlijke tekortkomingen bij een eerdere overheidsopdracht die tot ontbinding of schadevergoeding hebben geleid, en het verstrekken van valse informatie. Lidstaten bepalen welke daarvan hun opdrachtgevers moeten toepassen.

Twee praktische punten voor ontwerpbureaus:

Eerdere betrokkenheid. Heeft uw bureau de haalbaarheidsstudie of het programma van eisen geschreven, meld dat dan en leg uit hoe de opdrachtgever het speelveld gelijk heeft gemaakt (bijvoorbeeld door uw studie aan alle inschrijvers te verstrekken). Juist zwijgen leidt tot uitsluiting.
Self-cleaning. Is er wel iets gebeurd, dan laat artikel 57, lid 6, u aantonen dat u schadevergoeding hebt betaald, aan het onderzoek hebt meegewerkt en uw mensen of processen hebt aangepast. Uitsluitingstermijnen zijn begrensd op vijf jaar voor verplichte gronden en drie jaar voor facultatieve gronden, tenzij een vonnis anders bepaalt.

Selectiecriteria (artikel 58)

Opdrachtgevers mogen maar drie dingen toetsen:

Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen. Inschrijving in een beroeps- of handelsregister in uw eigen land (de Ordre des architectes, een Architektenkammer, de Ordine degli Architetti, de Ordem dos Arquitectos enzovoort).
Economische en financiële draagkracht. Meestal een minimumomzet en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De minimale jaaromzet mag niet hoger zijn dan tweemaal de geraamde opdrachtwaarde, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen.
Technische en beroepsbekwaamheid. Referenties, personeel, kwalificaties en uitrusting.

Alles wat u in deel IV aanvinkt, moet u later kunnen aantonen.

Wie wat tekent in een inschrijfteam

Schrijft u in als combinatie (consortium, groupement, ARGE, RTP, UTE), dan vult elke deelnemer een eigen UEA in, delen II tot en met V. Beroept u zich op de capaciteit van een ander bureau om aan een selectiecriterium te voldoen, bijvoorbeeld de referenties van een constructeur of de omzet van een grotere partner, dan heeft dat bureau ook een eigen UEA nodig. Onder artikel 63 mag ook dat bureau niet uitgesloten zijn. Beroept u zich op zijn omzet, dan kan de opdrachtgever het hoofdelijk aansprakelijk maken voor de opdracht. Voor referenties en kwalificaties mag u zich alleen beroepen op een bureau dat dat deel van het werk ook echt uitvoert.

Document	Penvoerder / mandataire	Elk lid van de combinatie	Bureau waarop u zich beroept (art. 63)	Onderaannemer waarop u zich niet beroept
UEA	Eigen UEA	Eigen UEA	Eigen UEA (delen II–III, plus het relevante deel van IV)	Alleen als de aankondiging erom vraagt (delen II–III)
Verbintenisverklaring (beschikbaar gestelde middelen)	Verzamelt ze	–	Tekent ze	–
Mandaat van de combinatie / aanwijzing penvoerder (bijv. Frankrijk DC1)	Tekent	Tekent	–	–
Inschrijving / inschrijvingsformulier	Tekent, indien gemachtigd	Tekent, tenzij de penvoerder is gemachtigd	–	–
Bewijs vóór gunning	Levert	Levert	Levert	Alleen op verzoek

Hoe u überhaupt kiest tussen een combinatie, een beroep op derden en onderaanneming, leest u in penvoerder, combinatie of onderaanneming. Hoe u een partner screent voordat u zijn naam op uw UEA zet, leest u in hoe u een ingenieurspartner kiest.

Rekenvoorbeeld: UEA's tellen

Een bureau van zes mensen in Lyon is penvoerder van een inschrijving op een ontwerpopdracht van € 480.000 (excl. btw) voor een middelbare school. De opdrachtgever is een département, een decentrale overheid, dus de drempel van € 216.000 geldt en het UEA is verplicht. Het team:

het bureau uit Lyon (penvoerder, architectuur);
een constructeur uit Porto (lid van de combinatie);
een installatieadviseur uit Brussel (lid van de combinatie);
een landschapsarchitect uit Annecy, een onderaannemer, wiens referenties voor schoolterreinen de penvoerder gebruikt om aan het criterium "twee vergelijkbare referenties in landschapsarchitectuur" te voldoen.

De telling komt uit op vier UEA's. Er is er één per lid van de combinatie en één voor de landschapsarchitect, omdat het team zich op diens referenties beroept en artikel 63 dus van toepassing is. Stelt de opdrachtgever een minimumomzet, dan mag die niet hoger zijn dan € 960.000, tweemaal de opdrachtwaarde, tenzij gemotiveerd. De aankondiging vermeldt of de omzet per lid of voor de combinatie samen wordt beoordeeld. In Frankrijk kunt u ook een DC1 verwachten, getekend door alle drie de leden, waarin het bureau uit Lyon als mandataire wordt aangewezen, en een DC4 voor de landschapsarchitect als onderaannemer.

Na als eerste te zijn gerangschikt, moet het bureau uit Lyon bewijs van alle vier de bureaus overleggen. De Portugese en Belgische verklaringen zien er niet uit als Franse attestations, en daar bewijst e-Certis zijn nut (zie hieronder).

Nationale versies en wat elk land toevoegt

Het UEA is Europees, maar elk land verpakt het anders. U kunt lopende aankondigingen per land bekijken in de aanbestedingsfeed of beginnen met de landengidsen voor Frankrijk, Duitsland, Italië, Spanje, Nederland, België, Portugal, Zwitserland, Luxemburg en het Verenigd Koninkrijk.

Land	Naam van het UEA	Nationale formulieren die u tegenkomt	Bewijs dat de winnaar levert / de opdrachtgever controleert	Aandachtspunten
Frankrijk	DUME (eDUME)	DC1 (aanmeldingsbrief, wijst de penvoerder aan), DC2 (verklaring per gegadigde of lid), DC4 (onderaannemer), ATTRI1 (acte d'engagement)	URSSAF attestation de vigilance (jonger dan 6 maanden), attestation de régularité fiscale, Kbis	Opdrachtgevers moeten een elektronisch DUME aanvaarden; de attestation de vigilance wordt tijdens contracten van € 5.000+ elke 6 maanden vernieuwd
Duitsland	EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung)	Eigenerklärungen, het eigen Bewerbungsbogen van de opdrachtgever; Formblatt 124 bij aanbestedingen van werken onder de VOB/A	Uittreksels uit registers, verklaringen over belastingen en sociale verzekeringen; AVPQ-prekwalificatie kan veel daarvan vervangen	Architecten en ingenieurs schrijven in onder de VgV, niet de VOB/A; controleer de regels voor registratie bij de kamer
Italië	DGUE	Domanda di partecipazione, verklaringen op het platform	De opdrachtgever controleert via het FVOE van ANAC (strafregister, belastingen, INPS/INAIL, handelsregister)	Combinaties voor ontwerpdiensten moeten een jonge professional (minder dan 5 jaar bevoegd) als ontwerper bevatten
Spanje	DEUC	Declaración responsable (sobre A)	Stukken binnen 10 werkdagen na het verzoek (art. 150.2 LCSP); registratie in ROLECE helpt	Mist u de 10 dagen, dan geldt uw inschrijving als ingetrokken, met een boete van 3%
Nederland	UEA (via TenderNed)	Eigen verklaringsformulieren van de opdrachtgever	Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) van Justis, uittreksel KvK	Buitenlandse bureaus kunnen geen GVA krijgen; zij leveren het equivalent uit hun eigen land
België	DUME / UEA (e-Procurement)	Formulieren van de opdrachtgever volgens het bestek	De opdrachtgever haalt verklaringen over sociale en fiscale schulden op via Telemarc	Buitenlandse partners leveren hun eigen verklaringen, want Telemarc dekt alleen Belgische bronnen
Portugal	DEUCP	Anexo I-verklaring (art. 57(1)(a) CCP)	Documentos de habilitação die aantonen dat er geen beletsel onder art. 55 is	Levert u niet, dan vervalt de gunning ("caducidade da adjudicação")
Luxemburg	DUME / ESPD	Formulieren van de opdrachtgever op het nationale portaal	Uittreksels uit registers en verklaringen over belastingen en sociale premies op verzoek	Controleer welke talen de opdrachtgever aanvaardt voor bewijsstukken
Zwitserland (geen EU)	Geen	Selbstdeklaration / autodéclaration (art. 26 BöB)	Bewijs op verzoek; controle op gelijke beloning bij 100+ werknemers	Federaal formulier bijgewerkt per 1 februari 2026; kantons gebruiken eigen versies
VK (geen EU)	Geen sinds de Procurement Act 2023	Core supplier information op het Central Digital Platform	Jaarrekeningen, verbonden personen, uitsluitingen, gedeeld via een share code	Registreer u voordat u inschrijft; de leverancier is verantwoordelijk voor juiste gegevens

Frankrijk: DUME, DC1, DC2, DC4, ATTRI1

Franse opdrachtgevers moeten een elektronisch DUME aanvaarden, ongeacht de opdrachtwaarde (artikel R2143-4 van de Code de la commande publique). De Service DUME van de DAJ kan ook een deel van de verklaringen voor u ophalen volgens het principe "dites-le nous une fois" (zeg het ons één keer). Veel opdrachtgevers vragen nog steeds om de eigen DC-formulieren van de DAJ:

DC1 is de aanmeldingsbrief. In een groupement wijst die de mandataire aan en wordt hij door alle leden getekend.
DC2 is de verklaring per gegadigde of lid: capaciteiten, omzet, referenties.
DC4 meldt een onderaannemer aan.
ATTRI1 (voorheen DC3) is de acte d'engagement. Het is een optioneel model dat vooral bij de gunning wordt getekend. Aanmeldingen en inschrijvingen mogen ongetekend worden ingediend, tenzij de raadplegingsstukken anders bepalen. De opdrachtgever moet de winnaar laten tekenen voordat het contract wordt gesloten.

Vóór de gunning moet het gekozen bureau zijn URSSAF attestation de vigilance (jonger dan zes maanden) en zijn attestation de régularité fiscale overleggen. Kan het dat niet, dan is de aanmelding niet ontvankelijk en gaat de opdrachtgever naar de volgende in de rangorde (R2144-7). Bij contracten van € 5.000 of meer moet de attestation de vigilance elke zes maanden worden vernieuwd tot het einde van het contract.

Duitsland: EEE, Eigenerklärungen en prekwalificatie

Duitse opdrachtgevers aanvaarden de EEE, maar voegen vaak eigen Eigenerklärungen (eigen verklaringen) of een Bewerbungsbogen toe bij ontwerpprocedures onder de VgV. Formblatt 124, de federale "Eigenerklärung zur Eignung", hoort bij bouwwerken onder de VOB/A, dus u ziet het vaker bij aanbestedingen van werken. Prekwalificatie bespaart papierwerk: het AVPQ-register voor leveringen en diensten wordt bijgehouden door de kamers van koophandel (IHK) onder § 48(8) VgV, en PQ-VOB dekt bouwbedrijven. De opdrachtgever beoordeelt de geschiktheid, en de relevantie van uw referenties, nog steeds per geval.

Italië: DGUE en het FVOE

Onder de Code van 2023 (D.Lgs. 36/2023) vult u het DGUE in op het gecertificeerde e-aanbestedingsplatform van de opdrachtgever. Het bewijs zit in het Fascicolo virtuale dell'operatore economico van ANAC (FVOE, art. 24). De opdrachtgever haalt gegevens uit het strafregister, over belastingen, INPS/INAIL en uit het handelsregister zelf op. U uploadt alleen wat overheden niet zelf kunnen verkrijgen, zoals bewijs van eerdere vergelijkbare diensten. Voor combinaties voor ontwerpdiensten (RTP) bevestigde de Consiglio di Stato in februari 2026 dat het team minstens één jonge professional moet bevatten, minder dan vijf jaar bevoegd, die als ontwerper optreedt. Dit missen is een klassieke administratieve uitsluiting voor teams onder buitenlandse leiding.

Spanje: DEUC, declaración responsable en ROLECE

Spanje gebruikt het DEUC of een declaración responsable in de administratieve envelop. De hoogst gerangschikte inschrijver moet daarna binnen tien werkdagen na het verzoek zijn capaciteit, draagkracht en toegezegde middelen aantonen (art. 150.2 van Ley 9/2017). Lukt dat niet, dan geldt de inschrijving als ingetrokken en eist de opdrachtgever een boete van 3% van het basisbudget van de aanbesteding (excl. btw). Wie zich registreert in ROLECE, het staatsregister van inschrijvers, laat opdrachtgevers veel hiervan rechtstreeks inzien. Een puur formele vergissing kan meestal één keer worden hersteld; een ontbrekende eis niet.

Nederland, België, Portugal

Nederland. Het UEA wordt meestal via TenderNed ingevuld en getekend door een bevoegde vertegenwoordiger. De GVA van de winnaar (of het equivalent uit het eigen land van een buitenlands bureau) volgt bij de gunning.
België. Opdrachtgevers halen Belgische fiscale en sociale attesten op via Telemarc; een Belgisch bureau downloadt er alleen een via MyMinfin als de opdrachtgever geen toegang heeft. Buitenlandse partners leveren hun eigen attesten.
Portugal. Naast het DEUCP bevatten inschrijvingen de Anexo I-verklaring (art. 57(1)(a) CCP): u aanvaardt het caderno de encargos zonder voorbehoud en verklaart dat u zich niet in een situatie van art. 55 bevindt. Een valse verklaring is een zeer ernstige bestuursrechtelijke overtreding. Levert de winnaar door eigen schuld de habilitação-stukken niet, dan vervalt de gunning. Platforms verwachten een gekwalificeerde elektronische handtekening, en wie bevoegd was om te tekenen is een veelvoorkomende grond voor bezwaar.

Na de gunning: aantonen wat u hebt verklaard

Timing

Artikel 59, lid 4, laat de opdrachtgever op elk moment om bewijsstukken vragen "wanneer dat nodig is voor het goede verloop van de procedure". Vóór de gunning moet hij de geselecteerde inschrijver om actueel bewijs vragen. Termijnen zijn kort: tien werkdagen in Spanje is typerend voor de strengste kant. Volgens artikel 59, lid 5, hoeft u geen stukken opnieuw te sturen die de opdrachtgever gratis uit een nationale databank kan halen, of die hij al heeft uit een eerdere procedure. Vertel hem waar hij moet kijken.

e-Certis: bewijs vertalen over de grens

e-Certis is de gratis online gids van de Commissie die per land aangeeft welke verklaring welk UEA-criterium aantoont. Gebruik het als uw constructeur uit Porto vraagt: "Wat is het Portugese equivalent van een attestation de vigilance?". Gebruik het ook als een opdrachtgever vasthoudt aan een document dat in uw land niet bestaat. Volgens de richtlijn moet de opdrachtgever dan een gelijkwaardig document aanvaarden, meestal een verklaring onder ede als er geen certificaat bestaat.

Het vaste administratieve dossier

Houd dit per bureau bij, en vraag elke vaste partner om het zijne:

uittreksel uit het handelsregister (Kbis, Handelsregister, visura camerale, certidão permanente, KvK, Companies House), de meeste opdrachtgevers willen een recent exemplaar;
bewijs van beroepsregistratie voor het bureau en de genoemde architecten of ingenieurs;
verzekeringsbewijs voor de beroepsaansprakelijkheid met de dekking per aanspraak en per jaar, de polisperiode en de verzekeraar;
verklaringen over belastingen en sociale premies (met de vernieuwingsdata in uw agenda);
uittreksels uit het strafregister voor het bureau en zijn bestuurders, als uw land die afgeeft;
omzetcijfers en jaarrekeningen over de laatste drie boekjaren;
referentiebladen met contactpersoon bij de opdrachtgever, waarde, data, rol en, indien beschikbaar, een verklaring van goede uitvoering;
cv's, diploma's en registratienummers van sleutelpersoneel;
ISO 9001 / 14001-certificaten, als u die hebt;
bewijs van tekenbevoegdheid (statuten, bestuursbesluit of volmacht);
uw laatst ingevulde UEA-bestand in XML, zodat u het opnieuw kunt importeren in plaats van alles over te typen.

Zoekt u nog een partner, dan is de gids met geverifieerde bureaus een goed beginpunt. In TenderDesk uploadt elke partner zijn stukken naar de gedeelde inschrijving, zodat de penvoerder vóór de deadline ziet wat ontbreekt, niet erna.

Handtekeningen en gekwalificeerde e-handtekeningen

De Europese eIDAS-verordening (910/2014) erkent drie niveaus van elektronische handtekening: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd. Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) heeft in elke lidstaat dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Praktische regels:

Lees in de aanbestedingsregels welk niveau vereist is. Frankrijk aanvaardt vaak ongetekende aanmeldingen. Portugal en Italië verwachten een QES bij uploads op het platform. In Duitsland is tekstvorm (Textform) de standaard voor verzoeken tot deelneming en inschrijvingen onder § 53 VgV, tenzij de opdrachtgever om een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening vraagt.
De ondertekenaar moet bevoegd zijn. Een QES bewijst wie heeft getekend, niet dat die persoon het bureau kon binden. Voeg bewijs van bevoegdheid toe als de ondertekenaar geen ingeschreven bestuurder is.
Teken het juiste bestand. Sommige platforms willen dat elke pdf wordt getekend. Andere willen het UEA in XML of een getekend archief. Een getekende begeleidende brief tekent de bijlagen niet.
Controleer buitenlandse certificaten op tijd. Een QES die in de ene lidstaat is afgegeven, is in alle lidstaten geldig. Maar de handtekeningkaart van een partner kan toch falen op het platform van een opdrachtgever, dus zet een week voor de deadline een proefhandtekening op een testbestand.
Gebruik niet de kaart van een collega. Tekenen met een certificaat van iemand anders, of van een derde, lokt bezwaar uit van de nummer twee.

Veelvoorkomende administratieve afwijzingen en hoe u ze voorkomt

Ontbrekend UEA voor een lid van de combinatie of een bureau waarop u zich beroept. Tel de UEA's af tegen uw teamschema, zoals in het rekenvoorbeeld.
Uitsluitingsgrond die op de dag van indiening nog bestaat. Het Hof van Justitie oordeelde in Ciclat (C-199/15, 2016) dat een premieschuld die bij indiening bestaat uitsluiting kan rechtvaardigen, ook als ze vóór de gunning is geregeld. Voer uw controles op belastingen en sociale premies uit voordat u inschrijft.
Een ontbrekend document dat volgens de regels tot uitsluiting leidt. In Cartiera dell'Adda (C-42/13, 2014) aanvaardde het Hof uitsluiting, ook al kwam de verklaring na de termijn binnen. Manova (C-336/12, 2013) staat alleen verduidelijking toe van feiten die objectief vóór de termijn bestonden. U kunt het bewijs herstellen, niet de inhoud.
UEA en bewijs komen niet overeen. Staat in uw UEA € 1,2 miljoen omzet en in uw jaarrekening € 900.000, dan kan dat als valse informatie worden behandeld onder artikel 57, lid 4, onder h. Die grond kan u ook van andere aanbestedingen uitsluiten.
Verlopen verklaringen. Een URSSAF-attestation ouder dan zes maanden of een verzekeringsbewijs voorbij de vernieuwingsdatum is net zo slecht als geen.
Verkeerde ondertekenaar of verkeerd handtekeningniveau. Zie hierboven.
Te laat bewijs na de gunning. Tien werkdagen gaan snel als de accountant van een partner op vakantie is. In Spanje kan het de boete van 3% kosten.
Landspecifieke teamregels. Voorbeelden zijn de Italiaanse regel voor jonge professionals in ontwerpcombinaties, registratie bij de kamer voor de genoemde architect in Duitsland en registratie bij de Ordem in Portugal.
"Algemeen ja" beantwoord terwijl details werden gevraagd. Beoordeelt de aankondiging referenties bij het samenstellen van de shortlist, dan komt u met deel IV α niet op de shortlist.

Vraagt een aanbesteding om verklaringen uit drie landen in tien dagen, neem dat dan mee in uw go/no-go-besluit. Voor de rest van de inschrijving, zie hoe u een winnende inschrijving schrijft.

Checklist

Als u besluit in te schrijven

Ligt de opdracht boven de Europese drempel (€ 140.000 / € 216.000 voor diensten, € 5.404.000 voor werken, 2026–27)? Is het UEA vereist?
Welke UEA-dienst of welk platform gebruikt de opdrachtgever? Kunt u de XML van de vorige keer importeren?
Teamschema getekend: wie is lid van de combinatie, op wie beroept u zich, wie is gewone onderaannemer?
Eén UEA gepland per lid van de combinatie en per bureau waarop u zich beroept.
Nationale formulieren in kaart gebracht (DC1/DC2/DC4, Eigenerklärungen, Anexo I, Selbstdeklaration enzovoort).
Landspecifieke teamregels gecontroleerd (Italiaanse jonge professional, registraties bij de kamer).

Vóór indiening

Uitsluitingsgronden gecontroleerd voor elk bureau en zijn bestuurders: belastingen en sociale premies vandaag betaald.
Antwoorden in deel IV komen exact overeen met jaarrekeningen, verzekering en referenties.
Omzeteis gecontroleerd: per lid of gezamenlijk? Binnen tweemaal de opdrachtwaarde?
Verbintenisverklaringen getekend door elk bureau waarop u zich beroept.
Ondertekenaars zijn bevoegd; zo nodig bewijs toegevoegd.
Juist handtekeningniveau (QES waar vereist) op de juiste bestanden; vooraf proef getekend.
Upload ruim op tijd afgerond; ontvangstbevestiging van het platform bewaard.

Na als eerste te zijn gerangschikt

Termijn voor het bewijs in de agenda (bijv. 10 werkdagen in Spanje).
Verklaringen van elk bureau in het team verzameld, geldig en waar nodig vertaald.
e-Certis gecontroleerd op buitenlandse equivalenten.
Nationale databanken genoemd zodat de opdrachtgever zelf ophaalt wat hij kan (Telemarc, FVOE, ROLECE, AVPQ).

Elk kwartaal

Administratief dossier bijgewerkt: uittreksel handelsregister, verklaringen over belastingen en sociale premies, verzekering, jaarrekeningen, referenties.

Veelgestelde vragen

Is het UEA hetzelfde als het ESPD, DUME, DGUE en DEUC?

Ja. ESPD (de Engelse naam), DUME (Frankrijk), DGUE (Italië), DEUC (Spanje), UEA (Nederland) en DEUCP (Portugal) zijn nationale namen voor hetzelfde Europese standaardformulier, vastgelegd in Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7. De inhoud is gemeenschappelijk, maar nationale diensten en platforms kunnen in deel III D landspecifieke uitsluitingsgronden toevoegen. Ze maken ook bestanden in hun eigen interface, dus gebruik altijd de dienst die de opdrachtgever noemt.

Heeft elk lid van een combinatie een eigen UEA nodig?

Ja. Elke deelnemer in een combinatie vult een eigen UEA in (delen II tot en met V). Dat geldt ook voor elk bureau op wiens capaciteit u zich beroept om aan een selectiecriterium te voldoen. Onderaannemers waarop u zich niet beroept, hebben er alleen een nodig als de aanbestedingsstukken erom vragen.

Kan ik een fout in mijn UEA na de termijn herstellen?

Soms. Volgens artikel 56, lid 3, mag de opdrachtgever u vragen informatie aan te vullen of te verduidelijken, mits de gelijke behandeling wordt gerespecteerd. De rechtspraak beperkt dit tot feiten die objectief vóór de termijn bestonden. U kunt geen referentie toevoegen die u niet had, en geen voorwaarde herstellen waarvan de aanbesteding zegt dat die tot uitsluiting leidt.

Heb ik een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig?

Alleen als de aanbesteding of de nationale regels dat eisen, maar dat doen er veel, vooral in Portugal en Italië. Onder eIDAS wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening uit elke lidstaat in de hele EU erkend. U moet nog steeds aantonen dat de ondertekenaar bevoegd was om het bureau te binden.

Wat gebeurt er als ik na de gunning een verklaring niet op tijd kan overleggen?

Meestal verliest u de gunning en gaat de opdrachtgever naar de volgende in de rangorde. In Frankrijk wordt de aanmelding niet ontvankelijk. In Portugal vervalt de gunning. In Spanje geldt de inschrijving als ingetrokken en geldt een boete van 3%. Stel uw administratieve dossier samen voordat u inschrijft, zodat dit nooit afhangt van de kantooruren van iemand anders.

Gebruikt het Verenigd Koninkrijk het ESPD nog?

Nee. Sinds het stelsel van de Procurement Act 2023 op 24 februari 2025 van start ging, registreren leveranciers zich op het Central Digital Platform (Find a Tender). Daar voeren ze hun core supplier information in: basisgegevens, jaarrekeningen, verbonden personen en uitsluitingen. Die delen ze met de opdrachtgever via een share code. De opdrachtgever kan daarnaast nog projectspecifieke vragen stellen.