espd javno naročanje v eu razpisna dokumentacija ponudbene ekipe skladnost

ESPD, izjave in upravna dokumentacija: papirologija javnih naročil v EU pojasnjena

TenderDesk · 12. okt. 2026 · 20 min branja

ESPD in njegove nacionalne različice za arhitekte in inženirje: kaj izjavite, kdo podpiše v ekipi, katera dokazila sledijo po oddaji naročila in kako se izogniti zavrnitvi zaradi upravnih napak.

ESPD (enotni evropski dokument v zvezi z oddajo javnega naročila) je standardna lastna izjava EU, v kateri navedete, da vaše podjetje ni izključeno in da izpolnjuje pogoje za sodelovanje, zato v fazi ponudbe ne prilagate potrdil; dokazati jih mora šele ponudnik, ki mu naročnik namerava oddati naročilo, običajno v nekaj dneh. Vsaka država ga zapakira drugače (DUME v Franciji, DGUE v Italiji, DEUC v Španiji, UEA na Nizozemskem, DEUCP na Portugalskem) in doda nacionalne obrazce in podatkovne zbirke. Večina zavrnitev zaradi upravnih razlogov izvira iz manjkajočega ESPD za člana ekipe, napačnega podpisa ali potrdila, ki ga ni mogoče pravočasno predložiti.

Ključne točke

ESPD je obvezen za postopke nad pragovi EU. Za obdobje 2026–2027 ti znašajo 140.000 € (centralna raven države) ali 216.000 € (drugi javni naročniki) za storitve in projektne natečaje ter 5.404.000 € za gradnje.
Potrdila nadomesti le v fazi ponudbe. Pred oddajo naročila mora naročnik od izbranega ponudnika zahtevati ažurna dokazila. Lahko jih zahteva tudi od katerega koli ponudnika kadar koli.
V ekipi potrebuje svoj ESPD vsak član skupine in vsako podjetje, na katerega zmogljivosti se sklicujete. Navadni podizvajalci ga potrebujejo le, če to zahteva naročnik.
Na dan oddaje ponudbe ne sme obstajati noben razlog za izključitev. Davčni dolg ali dolg do socialne varnosti, poravnan po roku, vas običajno ne reši.
Nad ESPD so nacionalni obrazci: DC1/DC2/DC4 v Franciji, Eigenerklärungen v Nemčiji, izjava Anexo I na Portugalskem, Selbstdeklaration v Švici. Združeno kraljestvo od uveljavitve zakona Procurement Act 2023 namesto tega uporablja svojo platformo Central Digital Platform.
Za vsako podjetje imejte stalno »upravno mapo« (vpisi v registre, zavarovanje, davčna potrdila in potrdila o socialnih prispevkih, letna poročila, reference, pooblastila za podpis). Osvežite jo vsako četrtletje, ne noč pred rokom.
Z e-Certis ugotovite, kateri dokument v drugi državi kaj dokazuje. Če partner v tujini ne more pridobiti točno tistega potrdila, ki ga navaja naročnik, mora naročnik sprejeti enakovredno.

Kaj ESPD dejansko je

Pravna podlaga v enem odstavku

Člen 59 Direktive 2014/24/EU javnim naročnikom nalaga, da ESPD sprejmejo kot »predhodno dokazilo« namesto potrdil javnih organov ali tretjih oseb. V njem potrdite, da ne obstaja noben razlog za izključitev, da izpolnjujete pogoje za sodelovanje in da lahko na zahtevo predložite dokazila. Standardni obrazec določa Izvedbena uredba Komisije (EU) 2016/7. ESPD se predloži izključno v elektronski obliki. Komisija je svojo storitev ESPD izklopila 2. maja 2019, zato ga zdaj izpolnite prek nacionalne storitve ali neposredno na naročnikovi platformi za e-javno naročanje. Komisija kot rezervne možnosti za vse, ki je nimajo, navaja belgijsko, bolgarsko, litovsko, poljsko in portugalsko storitev.

Šest delov obrazca

Del	Kaj zajema	Kaj arhitekturni biro običajno izpolni
I	Postopek in naročnik	Običajno vnaprej izpolni naročnik
II	Vaše podjetje: identiteta, zastopniki, sklicevanje na druge, podizvajanje	Matična številka, status MSP, kdo lahko podpisuje, na katere partnerje se sklicujete
III	Razlogi za izključitev: A kazenske obsodbe, B davki in prispevki za socialno varnost, C insolventnost, nasprotje interesov, kršitve, D nacionalni razlogi	Večinoma odgovori »ne«, vendar preberite vsakega
IV	Pogoji za sodelovanje: α splošni da/ne, A ustreznost, B ekonomski in finančni položaj, C tehnična in strokovna sposobnost, D standardi kakovosti in okoljskega ravnanja	Vpis v poklicni register, promet, zavarovanje poklicne odgovornosti, reference, kadri, certifikati ISO
V	Zmanjšanje števila kandidatov (omejeni postopki)	Dodatne reference ali točke za uvrstitev v ožji izbor
VI	Sklepne izjave in podpis	Kdo podpiše in kje

Možnost »α« v delu IV naročniku omogoča, da za vse pogoje za sodelovanje sprejme en sam odgovor da/ne. Uporabite jo le, če jo obvestilo dovoljuje. Mnoga naročila projektiranja želijo podrobnosti, ker reference točkujejo že pri uvrščanju v ožji izbor.

Pragovi: kdaj je ESPD obvezen

ESPD izhaja iz direktive, zato je obvezen nad pragovi EU, ki jih za obdobje od 1. januarja 2026 do 31. decembra 2027 določa Delegirana uredba (EU) 2025/2152: 140.000 € za storitve in projektne natečaje naročnikov na centralni ravni države, 216.000 € za druge javne naročnike (regije, mesta, bolnišnice, univerze) in 5.404.000 € za gradnje, vse brez DDV. Celotna tabela in to, kako se pragovi spreminjajo, sta v pregledu trga za leto 2026.

Pod pragovi mnogi naročniki še vedno uporabljajo ESPD; drugi uporabljajo krajšo nacionalno izjavo. Preden karkoli predpostavite, preberite seznam zahtevanih dokumentov v razpisni dokumentaciji (»pièces de la candidature«, »Eignungsnachweise«, »documentazione amministrativa«, »sobre A«).

Izključitev in sposobnost: kaj v resnici izjavljate

Razlogi za izključitev (člen 57)

Obvezni razlogi. Pravnomočna obsodba za sodelovanje v hudodelski združbi, korupcijo, goljufijo, teroristična kazniva dejanja, pranje denarja ali financiranje terorizma ali za delo otrok in trgovino z ljudmi. To velja za podjetje in za vsakogar, ki je član njegovega upravnega organa ali ima pooblastila za zastopanje, odločanje ali nadzor. Obvezni razlog so tudi neplačani davki ali prispevki za socialno varnost, ugotovljeni s pravnomočno in zavezujočo odločbo.

Neobvezni razlogi. To so kršitve okoljskega, socialnega in delovnega prava, insolventnost, hujše kršitve poklicnih pravil, dogovarjanje, nasprotje interesov in predhodna vključenost v pripravo postopka. Zajemajo tudi znatne pomanjkljivosti pri izvajanju prejšnje javne pogodbe, ki so privedle do odpovedi ali odškodnine, ter zavajajoče navedbe. Države članice določijo, katere od njih morajo uporabljati njihovi naročniki.

Dve praktični točki za projektantska podjetja:

Predhodna vključenost. Če je vaš biro pripravil študijo izvedljivosti ali projektno nalogo, to navedite in pojasnite, kako je naročnik izenačil pogoje (na primer tako, da je vašo študijo objavil vsem ponudnikom). Podjetja so izključena prav zaradi molka.
Samoočiščenje. Če se je kaj zgodilo, vam člen 57(6) omogoča, da dokažete, da ste plačali odškodnino, sodelovali v preiskavi in spremenili kadre ali postopke. Obdobja izključitve so omejena na pet let pri obveznih razlogih in tri leta pri neobveznih, razen če sodba določa drugače.

Pogoji za sodelovanje (člen 58)

Naročniki lahko preverjajo le tri stvari:

Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti. Vpis v poklicni ali poslovni register v vaši matični državi (Ordre des architectes, Architektenkammer, Ordine degli Architetti, Ordem dos Arquitectos in podobno).
Ekonomski in finančni položaj. Običajno minimalni promet in zavarovanje poklicne odgovornosti. Minimalni letni promet ne sme presegati dvakratne ocenjene vrednosti naročila, razen v ustrezno utemeljenih primerih.
Tehnična in strokovna sposobnost. Reference, kadri, kvalifikacije in oprema.

Vse, kar označite v delu IV, mora biti pozneje mogoče dokazati.

Kdo v ponudbeni ekipi podpiše kaj

Če nastopate kot skupina (konzorcij, groupement, ARGE, RTP, UTE), vsak udeleženec izpolni svoj ESPD, dele od II do V. Če se za izpolnitev pogoja za sodelovanje sklicujete na zmogljivosti drugega podjetja, na primer na reference statika ali promet večjega partnerja, tudi to podjetje potrebuje svoj ESPD. Po členu 63 tudi zanj ne sme obstajati razlog za izključitev. Kadar se sklicujete na njegov promet, lahko naročnik zahteva njegovo solidarno odgovornost za izvedbo pogodbe. Pri referencah in kvalifikacijah se lahko sklicujete le na podjetje, ki bo ta del dela dejansko opravilo.

Dokument	Vodilni partner / mandataire	Vsak član skupine	Podjetje, na katerega se sklicujete (člen 63)	Podizvajalec, na katerega se ne sklicujete
ESPD	Svoj ESPD	Svoj ESPD	Svoj ESPD (dela II–III ter ustrezni del IV)	Le če to zahteva obvestilo (dela II–III)
Izjava o zavezi (dajanje zmogljivosti na razpolago)	Jo zbere	–	Jo podpiše	–
Pooblastilo skupine / imenovanje vodilnega partnerja (npr. DC1 v Franciji)	Podpiše	Podpiše	–	–
Ponudba / ponudbeni obrazec	Podpiše, če je pooblaščen	Podpiše, razen če je pooblastil vodilnega partnerja	–	–
Dokazila pred oddajo naročila	Predloži	Predloži	Predloži	Le na zahtevo

Kako sploh izbrati med skupino, sklicevanjem na zmogljivosti in podizvajanjem, si preberite v članku vodilni partner, skupna ponudba ali podizvajalci. Kako preveriti partnerja, preden njegovo ime zapišete v svoj ESPD, si preberite v članku kako izbrati inženirskega partnerja.

Primer z izračunom: štetje ESPD-jev

Biro s šestimi zaposlenimi iz Lyona vodi ponudbo za javno naročilo projektiranja srednje šole v vrednosti 480.000 € (brez DDV). Naročnik je département, organ na podcentralni ravni, zato velja prag 216.000 € in je ESPD obvezen. Ekipa:

biro iz Lyona (vodilni partner, arhitektura);
statik iz Porta (član skupine);
svetovalec za strojne in elektro inštalacije iz Bruslja (član skupine);
krajinski arhitekt iz Annecyja, podizvajalec, katerega reference za šolske zunanje površine vodilni partner uporabi za izpolnitev pogoja »dve primerljivi referenci s področja krajinske arhitekture«.

Skupaj so potrebni štirje ESPD-ji. Po eden za vsakega člana skupine in eden za krajinskega arhitekta, ker se ekipa sklicuje na njegove reference, zato velja člen 63. Če naročnik določi minimalni promet, ta ne sme presegati 960.000 €, torej dvakratne vrednosti naročila, razen če je utemeljeno. Obvestilo pove, ali se promet presoja za vsakega člana posebej ali za skupino skupaj. V Franciji bi pričakovali tudi DC1, ki ga podpišejo vsi trije člani in v katerem je biro iz Lyona imenovan za mandataire, ter DC4 za krajinskega podizvajalca.

Ko je biro iz Lyona uvrščen na prvo mesto, mora predložiti dokazila vseh štirih podjetij. Portugalska in belgijska potrdila ne bodo videti kot francoska potrdila (attestations), in prav tu se e-Certis izkaže (glejte spodaj).

Nacionalne različice in kaj doda vsaka država

ESPD je skupen vsej EU, vendar ga vsaka država zapakira drugače. Odprta obvestila lahko pregledujete po državah v viru javnih naročil ali začnete z vodniki po državah za Francijo, Nemčijo, Italijo, Španijo, Nizozemsko, Belgijo, Portugalsko, Švico, Luksemburg in Združeno kraljestvo.

Država	Ime ESPD	Nacionalni obrazci, ki jih boste srečali	Dokazila, ki jih predloži izbrani ponudnik / ki jih preveri naročnik	Na kaj paziti
Francija	DUME (eDUME)	DC1 (prijavno pismo, imenuje vodilnega partnerja), DC2 (izjava za vsakega kandidata ali člana), DC4 (podizvajalec), ATTRI1 (acte d'engagement)	Potrdilo URSSAF attestation de vigilance (mlajše od 6 mesecev), attestation de régularité fiscale, Kbis	Naročniki morajo sprejeti elektronski DUME; potrdilo vigilance se pri pogodbah od 5.000 € naprej obnavlja vsakih 6 mesecev
Nemčija	EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung)	Eigenerklärungen, naročnikov Bewerbungsbogen; Formblatt 124 pri naročilih gradenj po VOB/A	Izpiski iz registrov, davčna potrdila in potrdila o socialnem zavarovanju; predkvalifikacija AVPQ lahko nadomesti mnoga	Arhitekti in inženirji oddajajo ponudbe po VgV, ne po VOB/A; preverite pravila o vpisu v zbornico
Italija	DGUE	Domanda di partecipazione, izjave na platformi	Naročnik preveri prek ANAC-ovega FVOE (kazenska evidenca, davki, INPS/INAIL, poslovni register)	Skupine za projektantske storitve morajo kot projektanta vključevati mladega strokovnjaka (z licenco manj kot 5 let)
Španija	DEUC	Declaración responsable (sobre A)	Dokumenti v 10 delovnih dneh od zahteve (art. 150.2 LCSP); vpis v ROLECE pomaga	Če zamudite 10 dni, se šteje, da ste ponudbo umaknili, s 3 % kazni
Nizozemska	UEA (prek TenderNed)	Naročnikovi obrazci izjav	Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) organa Justis, izpisek KvK	Tuja podjetja GVA ne morejo pridobiti; predložijo enakovreden dokument iz matične države
Belgija	DUME / UEA (e-Procurement)	Naročnikovi obrazci v skladu z razpisno dokumentacijo	Naročnik potrdila o dolgovih za socialno varnost in davke pridobi prek sistema Telemarc	Tuji partnerji predložijo svoja potrdila, saj Telemarc pokriva le belgijske vire
Portugalska	DEUCP	Izjava Anexo I (art. 57(1)(a) CCP)	Documentos de habilitação, ki dokazujejo, da ni ovir po art. 55	Če jih ne predložite, odločitev o oddaji preneha veljati (»caducidade da adjudicação«)
Luksemburg	DUME / ESPD	Naročnikovi obrazci na nacionalnem portalu	Potrdila iz registra ter davčna potrdila in potrdila o socialnih prispevkih na zahtevo	Preverite, katere jezike naročnik sprejema za dokazila
Švica (ni v EU)	Ga ni	Selbstdeklaration / autodéclaration (art. 26 BöB)	Dokazila na zahtevo; preverjanje enakega plačila pri 100+ zaposlenih	Zvezni obrazec posodobljen za 1. februar 2026; kantoni uporabljajo svoje različice
Združeno kraljestvo (ni v EU)	Ga ni od zakona Procurement Act 2023	Temeljni podatki o dobavitelju na platformi Central Digital Platform	Letna poročila, povezane osebe, izključitve, deljeno s kodo za deljenje	Registrirajte se pred oddajo ponudbe; dobavitelj je odgovoren za točnost podatkov

Francija: DUME, DC1, DC2, DC4, ATTRI1

Francoski naročniki morajo sprejeti elektronski DUME ne glede na vrednost naročila (člen R2143-4 zakonika Code de la commande publique). Služba Service DUME pri DAJ lahko po načelu »dites-le nous une fois« (povejte nam samo enkrat) nekatera potrdila pridobi namesto vas. Mnogi naročniki še vedno zahtevajo obrazce DC, ki jih pripravlja DAJ:

DC1 je prijavno pismo. V groupement imenuje mandataire in ga podpišejo vsi člani.
DC2 je izjava za vsakega kandidata ali člana: zmogljivosti, promet, reference.
DC4 prijavi podizvajalca.
ATTRI1 (prej DC3) je acte d'engagement. Gre za neobvezen vzorec, ki se podpiše predvsem ob oddaji naročila. Prijave in ponudbe je mogoče oddati nepodpisane, razen če dokumentacija določa drugače. Naročnik mora izbranemu ponudniku dati v podpis pred sklenitvijo pogodbe.

Pred oddajo naročila mora izbrano podjetje predložiti svoje potrdilo URSSAF attestation de vigilance (mlajše od šestih mesecev) in attestation de régularité fiscale. Če tega ne more, je njegova prijava nedopustna in naročnik preide k naslednjemu uvrščenemu ponudniku (R2144-7). Pri pogodbah v vrednosti 5.000 € ali več je treba potrdilo vigilance obnavljati vsakih šest mesecev do konca pogodbe.

Nemčija: EEE, Eigenerklärungen in predkvalifikacija

Nemški naročniki sprejemajo EEE, pogosto pa dodajo še svoje Eigenerklärungen (lastne izjave) ali Bewerbungsbogen za postopke projektiranja po VgV. Formblatt 124, zvezna »Eigenerklärung zur Eignung«, spada k gradnjam po VOB/A, zato ga boste pogosteje videli pri naročilih gradenj. Predkvalifikacija prihrani papirologijo: register AVPQ za blago in storitve vodijo gospodarske zbornice (IHK) po § 48(8) VgV, PQ-VOB pa pokriva gradbena podjetja. Naročnik še vedno presoja sposobnost in ustreznost vaših referenc od primera do primera.

Italija: DGUE in FVOE

Po zakoniku iz leta 2023 (D.Lgs. 36/2023) DGUE izpolnite na naročnikovi certificirani platformi za e-javno naročanje. Dokazila so v ANAC-ovem Fascicolo virtuale dell'operatore economico (FVOE, art. 24). Naročnik sam pridobi podatke iz kazenske evidence, davčne podatke, podatke INPS/INAIL in podatke iz poslovnega registra. Naložite le tisto, česar organi ne morejo pridobiti, na primer dokazila o preteklih primerljivih storitvah. Za skupine za projektantske storitve (RTP) je Consiglio di Stato februarja 2026 potrdil, da mora ekipa vključevati vsaj enega mladega strokovnjaka z licenco, ki jo ima manj kot pet let, v vlogi projektanta. Če ga ni, je to klasičen upravni razlog za izključitev ekip, ki jih vodijo tuja podjetja.

Španija: DEUC, declaración responsable in ROLECE

Španija v upravni ovojnici uporablja DEUC ali declaración responsable. Najbolje uvrščeni ponudnik mora nato svojo sposobnost, ekonomsko sposobnost in zavezana sredstva dokazati v desetih delovnih dneh od zahteve (art. 150.2 zakona Ley 9/2017). Če tega ne stori, se šteje, da je ponudbo umaknil, naročnik pa zahteva kazen v višini 3 % izhodiščnega proračuna naročila (brez DDV). Vpis v ROLECE, državni register ponudnikov, naročnikom omogoča, da velik del tega preberejo neposredno. Zgolj formalno napako je običajno mogoče enkrat popraviti; manjkajočega pogoja pa ne.

Nizozemska, Belgija, Portugalska

Nizozemska. UEA se običajno izpolni prek TenderNed in ga podpiše pooblaščeni zastopnik. GVA izbranega ponudnika (ali enakovreden dokument tujega podjetja iz matične države) sledi ob oddaji naročila.
Belgija. Naročniki belgijska davčna potrdila in potrdila o socialni varnosti pridobijo prek sistema Telemarc; belgijsko podjetje potrdilo prenese iz MyMinfin le, če naročnik nima dostopa. Tuji partnerji predložijo svoja.
Portugalska. Poleg DEUCP ponudbe vsebujejo izjavo Anexo I (art. 57(1)(a) CCP): brez pridržkov sprejmete caderno de encargos in izjavite, da niste v nobenem od položajev iz art. 55. Lažna izjava je zelo hud prekršek. Če izbrani ponudnik po lastni krivdi ne predloži dokumentov habilitação, odločitev o oddaji naročila preneha veljati. Platforme pričakujejo kvalificiran elektronski podpis, vprašanje, kdo je bil upravičen do podpisa, pa je pogost razlog za zahtevke za revizijo.

Po oddaji naročila: dokazovanje izjavljenega

Časovnica

Člen 59(4) naročniku omogoča, da dokazila zahteva kadar koli, »kadar je to potrebno za zagotovitev ustreznega poteka postopka«. Pred oddajo naročila mora od izbranega ponudnika zahtevati ažurna dokazila. Roki so kratki: deset delovnih dni v Španiji je tipičen primer najstrožjega konca. Po členu 59(5) vam ni treba ponovno pošiljati dokumentov, ki jih lahko naročnik brezplačno pridobi iz nacionalne podatkovne zbirke ali jih že ima iz prejšnjega postopka. Povejte mu, kje naj jih poišče.

e-Certis: prevajanje dokazil čez meje

e-Certis je brezplačen spletni imenik Komisije, ki pove, katero potrdilo v kateri državi dokazuje posamezno merilo iz ESPD. Uporabite ga, ko vaš inženir iz Porta vpraša: »Kaj je portugalski ustreznik potrdila attestation de vigilance?« Uporabite ga tudi, ko naročnik vztraja pri dokumentu, ki v vaši državi ne obstaja. Po direktivi mora naročnik v tem primeru sprejeti enakovredno dokazilo, običajno zapriseženo izjavo, kjer potrdilo ne obstaja.

Stalna upravna mapa

To imejte za vsako podjetje in jo zahtevajte tudi od vsakega rednega partnerja:

izpisek iz poslovnega registra (Kbis, Handelsregister, visura camerale, certidão permanente, KvK, Companies House), ki ga večina naročnikov želi nedavnega;
dokazilo o vpisu v poklicni register za podjetje in imenovane arhitekte ali inženirje;
potrdilo o zavarovanju poklicne odgovornosti z zavarovalno vsoto na škodni dogodek in v agregatu, obdobjem police in zavarovalnico;
davčna potrdila in potrdila o socialnih prispevkih (z datumi obnove v koledarju);
potrdila iz kazenske evidence za podjetje in njegove direktorje, kjer jih vaša država izdaja;
podatke o prometu in letna poročila za zadnja tri poslovna leta;
referenčne liste s kontaktom naročnika, vrednostjo, datumi, vlogo in, kjer je na voljo, potrdilom o uspešno opravljenem delu;
življenjepise, diplome in številke vpisa v zbornico za ključne kadre;
certifikate ISO 9001 / 14001, če jih imate;
dokazilo o pooblastilu za podpis (akt o ustanovitvi, sklep uprave ali pooblastilo);
zadnjo izpolnjeno datoteko ESPD XML, da jo lahko ponovno uvozite, namesto da vse pretipkate.

Če partnerja še potrebujete, je imenik preverjenih birojev eno od izhodišč. V TenderDesku vsak partner svoje dokumente naloži v skupno ponudbo, zato vodilni partner vidi, kaj manjka, pred rokom in ne po njem.

Podpisi in kvalificirani elektronski podpisi

Uredba EU eIDAS (910/2014) priznava tri ravni elektronskega podpisa: preprostega, naprednega in kvalificiranega. Le kvalificirani elektronski podpis (QES) ima v vseh državah članicah enak pravni učinek kot lastnoročni podpis. Praktična pravila:

V razpisnih pravilih preberite, katera raven se zahteva. Francija pogosto sprejema nepodpisane prijave. Portugalska in Italija pri nalaganju na platformo pričakujeta QES. V Nemčiji je besedilna oblika (Textform) privzeta za prijave in ponudbe po § 53 VgV, razen če naročnik zahteva napredni ali kvalificirani podpis.
Podpisnik mora imeti pooblastilo. QES dokazuje, kdo je podpisal, ne pa tega, da je lahko zavezal podjetje. Če podpisnik ni vpisani direktor, priložite dokazilo o pooblastilu.
Podpišite pravo datoteko. Nekatere platforme želijo podpisan vsak PDF. Druge želijo ESPD XML ali podpisan arhiv. Podpisano spremno pismo ne podpiše prilog.
Tuja digitalna potrdila preverite zgodaj. QES, izdan v eni državi članici, velja v vseh. Partnerjeva podpisna kartica pa lahko na naročnikovi platformi vseeno odpove, zato teden dni pred rokom poskusno podpišite testno datoteko.
Ne uporabljajte kartice sodelavca. Podpis z digitalnim potrdilom, ki pripada nekomu drugemu ali tretji osebi, vabi zahtevek za revizijo drugouvrščenega ponudnika.

Pogoste upravne zavrnitve in kako se jim izogniti

Manjkajoč ESPD za člana skupine ali podjetje, na katerega se sklicujete. ESPD-je preštejte glede na shemo ekipe, kot v primeru z izračunom.
Razlog za izključitev obstaja na dan oddaje ponudbe. Sodišče EU je v zadevi Ciclat (C-199/15, 2016) presodilo, da lahko dolg za socialno varnost, ki obstaja ob oddaji ponudbe, upraviči izključitev, tudi če je poravnan pred oddajo naročila. Davčna preverjanja in preverjanja socialnih prispevkov opravite, preden oddate ponudbo.
Manjkajoč dokument, za katerega pravila določajo izključitev. V zadevi Cartiera dell'Adda (C-42/13, 2014) je Sodišče sprejelo izključitev, čeprav je izjava prispela po roku. Zadeva Manova (C-336/12, 2013) dovoljuje pojasnila le glede dejstev, ki so objektivno obstajala pred rokom. Popravite lahko dokazila, ne pa vsebine.
ESPD in dokazila se ne ujemata. Če ESPD navaja 1,2 milijona € prometa, letna poročila pa 900.000 €, se to lahko šteje za zavajajoče navedbe po členu 57(4)(h). Ta razlog vas lahko izključi tudi iz drugih naročil.
Potekla potrdila. Potrdilo URSSAF, starejše od šestih mesecev, ali potrdilo o zavarovanju po datumu obnove je enako slabo, kot če ga ne bi bilo.
Napačen podpisnik ali napačna raven podpisa. Glejte zgoraj.
Zamuda pri dokazilih po oddaji naročila. Deset delovnih dni hitro mine, ko je partnerjev računovodja na dopustu. V Španiji vas lahko stane 3 % kazni.
Pravila za ekipe, specifična za državo. Primeri so italijansko pravilo o mladem strokovnjaku v projektantskih skupinah, vpis imenovanega arhitekta v zbornico v Nemčiji in vpis v Ordem na Portugalskem.
Odgovor »splošni da«, kjer so bile zahtevane podrobnosti. Če obvestilo reference točkuje pri uvrščanju v ožji izbor, vas del IV α ne bo uvrstil v ožji izbor.

Če naročilo zahteva potrdila iz treh držav v desetih dneh, to upoštevajte pri odločitvi go / no-go. Za preostanek ponudbe glejte članek kako napisati zmagovalno ponudbo.

Kontrolni seznam

Ko se odločite za ponudbo

Ali je naročilo nad pragom EU (140.000 € / 216.000 € za storitve, 5.404.000 € za gradnje, 2026–27)? Ali se zahteva ESPD?
Katero storitev ESPD ali platformo uporablja naročnik? Ali lahko uvozite XML iz prejšnjič?
Narisana shema ekipe: kdo je član skupine, na koga se sklicujete, kdo je navaden podizvajalec?
Načrtovan po en ESPD za vsakega člana skupine in vsako podjetje, na katerega se sklicujete.
Prepoznani nacionalni obrazci (DC1/DC2/DC4, Eigenerklärungen, Anexo I, Selbstdeklaration in podobno).
Preverjena pravila za ekipe v državi (italijanski mladi strokovnjak, vpisi v zbornice).

Pred oddajo ponudbe

Preverjeni razlogi za izključitev za vsako podjetje in njegove direktorje: davki in prispevki za socialno varnost so danes poravnani.
Odgovori v delu IV se natančno ujemajo z letnimi poročili, zavarovanjem in referencami.
Preverjena zahteva glede prometa: za vsakega člana ali skupaj? V okviru dvakratne vrednosti naročila?
Izjave o zavezi podpisalo vsako podjetje, na katerega se sklicujete.
Podpisniki imajo pooblastilo; dokazilo priloženo, če je treba.
Pravilna raven podpisa (QES, kjer se zahteva) na pravih datotekah; vnaprej poskusno podpisano.
Nalaganje končano zgodaj; potrdilo platforme shranjeno.

Po uvrstitvi na prvo mesto

Rok za dokazila v koledarju (npr. 10 delovnih dni v Španiji).
Zbrana potrdila vseh podjetij v ekipi, veljavna, prevedena, kjer se zahteva.
V e-Certis preverjeni tuji ustrezniki.
Navedene nacionalne podatkovne zbirke, da naročnik pridobi, kar lahko (Telemarc, FVOE, ROLECE, AVPQ).

Vsako četrtletje

Osvežena upravna mapa: izpisek iz registra, davčna potrdila in potrdila o socialnih prispevkih, zavarovanje, letna poročila, reference.

Pogosta vprašanja

Ali je ESPD isto kot DUME, DGUE, DEUC in UEA?

Da. DUME (Francija), DGUE (Italija), DEUC (Španija), UEA (Nizozemska) in DEUCP (Portugalska) so nacionalna imena za isti standardni obrazec EU, ki ga določa Izvedbena uredba (EU) 2016/7. Vsebina je skupna, nacionalne storitve in platforme pa lahko v delu III D dodajo razloge za izključitev, specifične za državo. Datoteke ustvarjajo tudi v svojem vmesniku, zato vedno uporabite storitev, ki jo navede naročnik.

Ali potrebuje vsak član konzorcija svoj ESPD?

Da. Vsak udeleženec v skupini izpolni svoj ESPD (dele od II do V). Enako velja za vsako podjetje, na katerega zmogljivosti se sklicujete, da bi izpolnili pogoj za sodelovanje. Podizvajalci, na katere se ne sklicujete, ga potrebujejo le, če to zahteva dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila.

Ali lahko napako v ESPD popravim po roku?

Včasih. Po členu 56(3) vas lahko naročnik pozove, da podatke dopolnite ali pojasnite, pod pogojem, da je spoštovano načelo enake obravnave. Sodna praksa to omejuje na dejstva, ki so objektivno obstajala pred rokom. Ne morete dodati reference, ki je niste imeli, ali odpraviti pomanjkljivosti, za katero razpis določa izključitev.

Ali potrebujem kvalificiran elektronski podpis?

Le če ga zahtevajo razpis ali nacionalna pravila, kar pa mnogi počnejo, zlasti na Portugalskem in v Italiji. Po uredbi eIDAS je kvalificiran elektronski podpis iz katere koli države članice priznan v vsej EU. Še vedno pa morate dokazati, da je imel podpisnik pooblastilo za zavezovanje podjetja.

Kaj se zgodi, če po oddaji naročila potrdila ne morem predložiti pravočasno?

Običajno izgubite naročilo, naročnik pa preide k naslednjemu uvrščenemu ponudniku. V Franciji postane prijava nedopustna. Na Portugalskem odločitev o oddaji naročila preneha veljati. V Španiji se šteje, da je ponudba umaknjena, in velja 3 % kazen. Upravno mapo pripravite pred oddajo ponudbe, da to nikoli ne bo odvisno od uradnih ur nekoga drugega.

Ali Združeno kraljestvo še uporablja ESPD?

Ne. Odkar je 24. februarja 2025 začel veljati režim zakona Procurement Act 2023, se dobavitelji registrirajo na platformi Central Digital Platform (Find a Tender). Tam vnesejo temeljne podatke o dobavitelju: osnovne podatke, letna poročila, povezane osebe in izključitve. Z naročnikom jih delijo prek kode za deljenje. Naročnik lahko poleg tega še vedno zastavi vprašanja, specifična za projekt.